Algemene voorwaarden

van toepassing op de opdrachten aan:

Bureau Cicero B.V. gevestigd te Zwolle, hierna te noemen Cicero

1. Algemeen In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Cicero opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
  2. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Cicero uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en in ieder geval omvattend de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging of voor aanvaarding getekende aanbod tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero;
  3. Bescheiden: alle door opdrachtgever aan Cicero ter beschikking gestelde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door Cicero vervaardigde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers.
  4. Opdracht: elke afspraak tussen opdrachtgever en Cicero tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero ten behoeve van opdrachtgever, het voor aanvaarding door opdrachtgever getekende aanbod tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero daaronder begrepen.

2. Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn, met uitsluiting van inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever, van toepassing op alle opdrachten, diensten en werkzaamheden van Cicero ten behoeve van de opdrachtgever.
  2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig, indien en voor zover zij schriftelijk tussen opdrachtgever en Cicero zijn overeen-gekomen.
  3. In het geval deze algemene voorwaarden en de opdracht onderling tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in de opdracht opgenomen voorwaarden.
  4. Indien enig beding, deel uitmakend van deze algemene voorwaarden of van de opdracht, nietig zou zijn of vernietigd wordt, blijft de opdracht voor het overige in stand en zal het betreffende beding in overleg tussen partijen onverwijld worden vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijke beding zoveel mogelijk benadert.

3. Offerte

  1. Op verzoek van opdrachtgever kan Cicero een offerte uitbrengen voor een door de opdrachtgever gewenste opdracht. Een offerte is vrijblijvend. Aan de offerte en het daarin opgenomen tarief kan een geldigheidsduur worden verbonden.

4. Aanvang en duur van de opdracht

  1. Een opdracht tussen Cicero en opdrachtgever komt tot stand zodra de door Cicero opgestelde overeenkomst, het door Cicero op verzoek van opdrachtgever opgestelde aanbod tot het verrichten van werkzaamheden hieronder begrepen, door opdrachtgever is ondertekend en aan Cicero is geretourneerd.
  2. Het staat partijen vrij de totstandkoming van de opdracht met andere middelen te bewijzen.
  3. Elke opdracht wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.

5. Benodigde informatie

  1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke naar Cicero’s oordeel nodig zijn voor het correct uitvoeren van de opdracht of waarvan de opdrachtgever behoort te weten dat deze voor de correcte uitvoering van de opdracht vereist zijn, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking van Cicero te stellen.
  2. Cicero heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat opdrachtgever aan de in het vorige lid genoemde verplichting heeft voldaan.
  3. Opdrachtgever is gehouden Cicero onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.
  4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of namens hem aan Cicero ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
  5. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens, zijn voor rekening van de opdrachtgever.

6. Uitvoering opdracht

  1. Cicero zal zich inspannen de overeengekomen werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen en met de zorg van een goed opdrachtnemer uit te voeren. Cicero kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.
  2. Cicero bepaalt de wijze waarop en door welke personen de opdracht wordt uitgevoerd. Cicero zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van opdrachtgever omtrent de uitvoering van de opdracht.
  3. Cicero heeft het recht bepaalde werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en uitdrukkelijke toestemming van opdrachtgever, te laten verrichten door een door Cicero aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar het oordeel van Cicero wenselijk is.
  4. Een opdracht en de hieruit voortvloeiende werkzaamheden worden uitsluitend aanvaard door Cicero en door of namens haar uitgevoerd, ook al is het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling dat een opdracht door een bepaald persoon wordt uitgevoerd. Toepasselijheid van artikel 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek wordt uitgesloten.
  5. Een verzoek aan Cicero door derden of op andere wijze verkregen informatie die noodzaakt tot een nader onderzoek bij opdrachtgever – indien dit voortvloeit uit de verplichting in een aan de opdracht gerelateerde norm, regeling en/of regelement en onder uitsluiting van de verplichting tot bronvermelding aan opdrachtgever – wordt gelijkgesteld aan een opdracht. Cicero beslist aan de hand van de verkregen informatie proportioneel over de vorm en invulling van het nader onderzoek. Art 10.5 van deze Algemene Voorwaarden wordt hierop van toepassing verklaard, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
  6. Cicero is gerechtigd – mits voorwaarden van accreditatie en van normen, regelingen en regelementen van derden zich daar niet tegen verzetten – om vooraf overeengekomen werkzaam-heden niet uit te voeren in het geval dat niet voldaan wordt aan betaling en zekerheid als bedoeld in artikel 11 van deze Algemene Voorwaarden, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
  7. Opdrachtgever stelt, indien een opdracht een onderzoek op locatie vereist, een deugdelijke werkplek ter beschikking die voldoet aan de eisen in de Nederlandse arbeidsomstandighedenwetgeving. Indien door een ondeugdelijke werkplek en na herhaald verzoek de uitvoering van de opdracht niet, niet correct of vertraagd kan plaatsvinden, zijn de daaruit voortvloeiende (extra) kosten voor rekening van opdrachtgever.
  8. Indien er, ondanks herhaaldelijke pogingen door Cicero, geen inspectie gepland kan worden, behoudt Cicero zich het recht voor de tijdsbesteding conform geldend uurtarief in rekening te brengen bij opdrachtgever

7. Geheimhouding en exclusiviteit

  1. Cicero en opdrachtgever zullen alle in het kader van de uit te voeren werkzaamheden verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen en daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten.
  2. Van geheimhouding en/of vertrouwelijkheid is uitgezonderd die schriftelijke informatie aan derden waarvan, hetzij op basis van gesloten overeen-komsten tussen opdrachtgever en Cicero, hetzij op basis van gesloten overeenkomsten tussen opdracht-gever en derden, hetzij uit schriftelijke informatie van opdrachtgever expliciet blijkt dat een verstrekking van informatie, bescheiden of anderszins is toegestaan.
  3. Van geheimhouding en/of vertrouwelijkheid is tevens uitgezonderd een aan Cicero gericht mondeling of schriftelijk bevel, vordering of verzoek van een daartoe bij of krachtens wet bevoegd(e) overheids-orgaan of -instelling in het kader van straf-, bestuurs- en/of administratief recht. Tevens is uitgezonderd informatie welke bedoeld is voor het verkrijgen van statistische gegevens en op basis daarvan geanonimiseerd en niet herleidbaar naar opdrachtgever aan derden wordt verstrekt.

8. Intellectuele eigendom

  1. De rechten met betrekking tot alle (geestes-) producten die door Cicero in het kader van de opdracht worden gebruikt – waaronder begrepen analyses, modellen, overzichten, programmatuur, technieken e.d.- of die het resultaat zijn van de door Cicero krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden – waaronder begrepen adviezen, rapporten, verslagen e.d.- berusten uitsluitend bij Cicero, voor zover die rechten niet (tevens) aantoonbaar aan derden toekomen.
  2. Het is opdrachtgever, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Cicero, niet toegestaan om de in artikel 8.1 genoemde producten openbaar te maken, te vermenigvuldigen of ter beschikking te stellen van andere personen of instellingen dan die waarvoor ze oorspronkelijk bedoeld zijn. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van de voormelde handelingen.
  3. Opdrachtgever is zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming niet bevoegd tot gebruik van beeldmateriaal – waaronder begrepen logo’s en afbeeldingen – van of in relatie tot Cicero op welke wijze dan ook. Daar waar schriftelijke toestemming van Cicero is verkregen geldt dit zolang er sprake is van een overeenkomst tussen partijen ter zake van een opdracht. Opdrachtgever verwijdert onverwijld en zonder sommatie het beeldmateriaal zodra Cicero een toestemming intrekt en/of een overeenkomst tussen partijen wordt beëindigd en wanneer de NEN 4400 registratie wordt beëindigd, om welke reden dan ook.
  4. Ingeval van het hiervoor genoemde gebruik van beeldmateriaal blijven intellectueel eigendom en auteursrechten onvervreemdbaar eigendom van Cicero.
  5. Het hiervoor genoemde beeldmateriaal is bedoeld om de uitvoering van de NEN 4400 certificering door Cicero visueel te maken en mag uitsluitend gebruikt worden voor publicatie op de website en in foldermateriaal van opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart Cicero van alle claims die voortvloeien uit het al dan niet opzettelijk onjuist gebruik van voornoemd beeldmateriaal.

9. Overmacht

  1. Indien Cicero zijn verplichtingen uit de opdracht niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak (overmacht) worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat Cicero alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.
  2. Van overmacht is onder andere sprake bij stakingen, uitsluitingen, oproer, maatregelen van overheids-wege en/of andere bevoegde instanties, ongelukken, ziekte (wanneer geen vervanging in redelijkheid en billijkheid voorhanden is), storingen in het computernetwerk, extreme weers- en verkeersom-standigheden en andere belemmerende omstandig-heden buiten de invloed van Cicero.
  3. Een opschorting op basis van overmacht kan geen aanleiding zijn voor directe beëindiging van de overeenkomst of aansprakelijkstelling.

10. Vergoeding

  1. De overeengekomen werkzaamheden worden vergoed op basis van door Cicero jaarlijks vastgestelde (dagdeel)tarieven, tenzij opdrachtgever en Cicero hierover andere afspraken hebben gemaakt.
  2. Indien in de loop van enig jaar lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is Cicero gerechtigd haar tarieven dienovereenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en Cicero schriftelijk anders zijn overeengekomen.
  3. De vergoeding van Cicero is niet afhankelijk van de uitkomst van de verrichte werkzaamheden.
  4. Cicero maakt tijdig een afspraak met opdrachtgever voor de uitvoering van de werkzaamheden en bevestigd deze schriftelijk. Tot 4 weken voor een gemaakt e afspraak kan de opdrachtgever kosteloos een geplande afspraak omzetten naar een andere datum of annuleren. Omzettingen of annuleringen nadien, zullen in rekening worden gebracht tegen het tarief dat gold voor de aanvankelijk geplande werkzaamheden. In geval van een aantoonbaar niet voorzienbare of overmacht situatie kan Cicero afzien van het in rekening brengen van omzet- of annuleringskosten.
  5. Indien door toedoen van de opdrachtgever de uit te voeren werkzaamheden meer tijd vergen dan in de opdracht is vastgelegd, zal Cicero deze extra tijd op basis van een dagdeeltarief in rekening brengen.
  6. Kosten, inschakeling van derden daaronder begrepen, door Cicero noodzakelijk gemaakt, maar bij aanvaarding van de opdracht niet te voorzien, zijn niet in de vergoeding begrepen en zullen apart aan opdrachtgever in rekening worden gebracht.
  7. De vergoeding van Cicero wordt inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting vooraf aan opdrachtgever in rekening gebracht.

11. Betaling

  1. Betaling van het aan opdrachtgever gefactureerde bedrag dient te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, zonder aftrek, korting of verrekening, in de overeengekomen valuta, door storting op of overmaking naar een door Cicero aan te wijzen bankrekening.
  2. Indien opdrachtgever niet binnen de in lid 2 genoemde termijn, dan wel een in afwijking daarvan schriftelijk tussen partijen overeengekomen termijn heeft betaald, is hij door dat enkele feit van rechtswege in verzuim en is opdrachtgever, zonder dat daartoe enige aanmaning of ingebrekestelling vereist is, vanaf de vervaldag over het gefactureerde bedrag de wettelijke rente verschuldigd tot aan de dag van algehele voldoening, een en ander on-verminderd de verdere rechten van Cicero.
  3. Alle kosten, ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van opdrachtgever, ook voor zover deze kosten de rechtelijke proces-kostenveroordeling overtreffen. De buitengerechte-lijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 15% van het te vorderen bedrag, met een minimum van € 250.
  4. Indien de financiële positie of het betalingsbedrag van opdrachtgever naar het oordeel van Cicero daartoe aanleiding geeft, is Cicero gerechtigd van opdrachtgever te verlangen dat deze (aanvullende) zekerheid stelt in een door Cicero te bepalen vorm. Indien opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is Cicero gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de opdracht onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen opdrachtgever aan Cicero uit welken hoofde dan ook verschuldigd is, direct opeisbaar.

12. Reclames

  1. Reclame met betrekking tot de door Cicero verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dient binnen 30 dagen na afronding van de werkzaamheden en/of 30 dagen na factuurdatum, schriftelijk aan Cicero kenbaar gemaakt te worden.
  2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op, behoudens voor zover Cicero te kennen heeft gegeven dat hij de reclame gegrond acht.
  3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft Cicero de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaalde honorarium.
  4. Indien de reclame niet binnen de in lid 1 genoemde termijnen wordt ingesteld, vervallen alle rechten van opdrachtgever ter zake van hetgeen waarover hij heeft gereclameerd of binnen de termijn had kunnen reclameren.
  5. Eventuele bezwaren van de opdrachtgever met betrekking tot het niet verkrijgen van een inspectiecertificaat op grond van NEN 4400, vallen niet onder dit artikel. Voor deze categorie bezwaren is een aparte bezwaar- en beroepsregeling in het leven geroepen welke door Cicero desgevraagd aan opdrachtgever toegezonden wordt.

13. Aansprakelijkheid

  1. Voor alle directe schade van opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met dan wel veroorzaakt door niet, niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van de opdracht, is Cicero slechts aansprakelijk tot een maximum van het netto factuurbedrag (exclusief omzetbelasting) voor de desbetreffende opdracht met betrekking tot de geleverde prestatie.
  2. Cicero is niet aansprakelijk voor indirecte kosten en –schade.
  3. Cicero is niet aansprakelijk voor schade, welke is veroorzaakt doordat de opdrachtgever niet heeft voldaan aan zijn uit artikel 5.1 voortvloeiende informatieverplichtingen of doordat de door opdrachtgever verstrekte informatie niet voldoet aan hetgeen waarvoor opdrachtgever krachtens artikel 5.4 instaat, tenzij deze schade mede is veroorzaakt door opzet of daarmee gelijk te stellen grove onzorgvuldigheid van Cicero.
  4. Een (positieve) audit/rapportage van Cicero ontslaat de opdrachtgever op geen enkele wijze van zijn eigen verantwoordelijkheid om zijn verplichtingen uit hoofde van de wet, de cao en/of branche-afspraken na te leven. Cicero is dan ook niet aansprakelijk voor schade van opdrachtgever welke is veroorzaakt doordat opdrachtgever zich niet aan die verplichtingen heeft gehouden.
  5. Cicero heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van opdrachtgever onge-daan te maken of te beperken door herstel of verbetering van de gebrekkige uitvoering van de opdracht.
  6. Een vordering tot vergoeding van schade dient uiterlijk binnen twaalf maanden nadat opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, bij Cicero te zijn ingediend, bij gebreke waarvan het recht op schadevergoeding vervalt.
  7. Opdrachtgever vrijwaart Cicero tegen (vermeende) vorderingen en/of aanspraken van derden ter vergoeding van door hen geleden of nog te lijden schade van welke aard dan ook, direct noch indirect, materieel of immaterieel, voortvloeiend uit de bij de overeenkomst overeengekomen en uitgevoerde werkzaamheden.

14. Electronische post(e-mail) en dataverkeer

  1. Tenzij partijen anders overeenkomen, zal de communicatie (verzenden en ontvangen van berichten al dan niet voorzien van bijlagen) tussen opdrachtgever en Cicero in het kader van (de uitvoering van) de opdracht (tevens) kunnen plaatsvinden door middel van e-mail. Die communicatie geschiedt onder de navolgende voorwaarden en bepalingen:

    a. Het verzenden en ontvangen van berichten door middel van e-mail is uitsluitend bedoeld voor het uitwisselen van informatie en niet voor het uitwisselen van tot de andere partij gerichte wilsverklaringen, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen;

    b.Een door middel van e-mail verzonden bericht wordt geachte te zijn ontvangen door de geadresseerde, tenzij door middel van een e-mail van tussenliggende providers het tegendeel blijkt;

    c. Ingeval van twijfel over de juistheid of volledigheid van een door middel van e-mail ontvangen bericht is de inhoud van het door de afzender verzonden bericht bepalend tot het moment dat het tegenbewijs is geleverd door de ontvanger.

  2. Opdrachtgever en Cicero zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld. Zowel opdrachtgever als Cicero zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van voornoemde risico’s.

15. Beëindiging overeenkomst

  1. Ieder van de partijen is te allen tijde bevoegd de overeenkomst met inachtneming van een termijn van drie maanden tegen het einde van het kalenderjaar op te zeggen, tenzij partijen anders zijn overeengekomen.
  2. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld.
  3. Indien en voor zover Cicero de opdracht door opzegging beëindigt, is hij gehouden opdrachtgever gemotiveerd mede te delen welke redenen tengrondslag liggen aan de opzegging en al datgene te doen wat de omstandigheden in het belang van opdrachtgever eisen.
  4. In afwijking van het bepaalde in artikel 15.1 is Cicero bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang door opzegging te beëindigen indien er sprake is van surseance van betaling of faillissement van de opdrachtgever dan wel dat deze zijn onderneming heeft gestaakt.

16. Opschortingsrecht

Cicero heeft het recht om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van rapporten, bescheiden of andere zaken aan opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op opdrachtgever volledig zijn voldaan.

17. Toepasselijk recht en forumkeuze

  1. Alle rechtsverhoudingen tussen opdrachtgever en Cicero waarop deze algemene voorwaarden van toe-passing zijn, worden beheerst door Nederlands recht.
  2. Op alle certificatieverplichtingen van Cicero is een bezwaar- en beroepsprocedure van toepassing die is gepubliceerd op de website www.bureaucicero.nl en op verzoek wordt toegezonden.
  3. Alle overige geschillen die verband houden met de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en Cicero waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren worden met uitsluiting van alle gerechtelijke instanties beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Cicero zijn woonplaats heeft.
  4. In afwijking van het bepaalde in lid 3 kunnen opdrachtgever en Cicero kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

* Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Gooi-, Eem- en Flevoland onder nummer 33092300.