Heeft u als uitzender uw werkprocedures goed op orde?

Goed vastgelegde werkprocedures zijn voor elke organisatie van belang. Het reduceert de kans op fouten en is een waarborg voor de continuïteit. Ook met het oog op de herziene SNA-norm, die naar verwachting in februari  volgend jaar wordt geïntroduceerd, is dit belangrijk.

Linda is werkzaam als inspecteur van Bureau Cicero, een inspectie-instelling die onder meer controles uitvoert voor het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid. Voordat Linda als inspecteur aan de slag ging, was zij werkzaam als financieel manager van een uitzendbureau, waar zij ruime ervaring heeft opgedaan op dit terrein. Linda vindt het jammer dat de uitzendbranche nogal eens negatief in het nieuws komt. “Ik kom genoeg ondernemingen tegen die het goed (willen) doen,” zegt ze. “Met Bureau Cicero hebben wij de doelstelling ondernemingen vooruit te willen helpen. Met columns en artikelen kan ik hier ook aan bijdragen. Goede, toegankelijke informatie biedt uitzenders immers mogelijkheden om te leren en deskundig te worden. Het is de moeite waard met elkaar te laten zien op welke manier de uitzendsector positief bijdraagt aan de economie en de arbeidsmarkt.” Reacties op Linda’s bijdragen zijn welkom!

Belang van werkprocedures onderschat

Het nut van het hebben van een procedure wordt niet altijd gezien. Vaak horen we bij inspecties: “Wij hebben vaste taken voor iedere werknemer en die weten precies wat ze moeten doen.” Of: “Wij zijn een kleine organisatie, wij hebben geen procedures nodig, het zit in ons hoofd.”

In dit blog gaan we het hebben over werkprocedures, onmisbaar voor iedere organisatie, groot of klein. Het belang ervan wordt veelal onderschat en niet voldoende uitgewerkt.

Wat is een werkprocedure

Een werkprocedure is een beschrijving van de manier waarop men dient te werken. Het gaat daarbij om een specifiek omschreven volgorde van stappen die moeten worden genomen in een proces. Het helpt de organisatie als alle werkprocessen beschreven zijn, dus ook voor administratieve handelingen. Deze administratieve processen nemen wij mee tijdens ons onderzoek voor het SNA-keurmerk. In de herziene SNA-norm die men naar verwachting in februari van volgend jaar gaat introduceren, is het hebben van goed werkende procedures belangrijk. Ondernemingen kunnen bij het ontbreken van goed werkende procedures te maken krijgen met meer controle druk vanuit inspectie-instellingen. Wij raden u aan om dit te voorkomen. Daarnaast vormen goed werkende procedures de basis van een organisatie, niets om voor te vrezen dus.

Het doel van een werkprocedure

Werkprocedures verschaffen duidelijkheid over de taken die moeten worden uitgevoerd en hoe deze moeten worden uitgevoerd. Goed werkende procedures borgen de kwaliteit van het proces. Als de procedure goed is beschreven en aansluit bij de praktijksituatie voorkomt dit fouten. Dat wil niet zeggen dat men geen fouten meer maakt, fouten maken is menselijk. Het is ook belangrijk dat bij ziekte of verlof van een van uw werknemer, de processen kunnen worden overgenomen; een goede beschrijving van de processen maakt dit mogelijk. De werkprocedures zorgen in zulke situaties voor de continuïteit uw organisatie.

Administratieve processen bij uitzenden en/of detacheren

Zoals eerder benoemd zal naar verwachting in februari 2023 de herziene norm voor het SNA-keurmerk op uw organisatie van toepassing zijn. De herziene norm is meer risicogericht ingestoken. Goed beschreven administratieve processen zullen worden beoordeeld en worden meegenomen in het risicoprofiel van de te controleren onderneming. Dit bepaalt mede de omvang en intensiteit van de inspecties.
Iedere organisatie beschrijft zijn eigen procedure op zijn eigen manier, hier zijn geen vaste regels voor en het is ook afhankelijk van het soort onderneming.
Enkele voorbeelden van procedures die relevant zijn voor inspecties:

Processen personeelsadministratie

• Procedure identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier.
• Procedure inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting.
• Procedure (digitale) ondertekening documenten personeelsdossier.
• Processen loonadministratie
• Procedure vaststelling brutoloon
• Procedure vaststelling vakantie- en verlofrechten
• Procedure doorvoeren loonsverhogingen
• Procedure urenverwerking/registratie
• Processen werk derden
• Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen met SNA-keurmerk
• Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen zonder SNA-keurmerk
• Procedure werk uitbesteden of opdracht verstrekken aan ZZP’ers.

Een procedure hoeft niet uitgebreid te zijn, als maar duidelijk is wat men verwacht. Vaak zijn er procedurehandboeken waarin men verschillende werkprocessen beschrijven. Een werkprocedure bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:

• Naam procedure
• Doel procedure
• Wie voert procedure uit
• Stapsgewijze uitleg procedure
• Controleer na uitvoering of alle stappen zijn uitgevoerd
• Eventueel akkoord van een leidinggevende
• Versienummer en datum

Geen duidelijke procedure, wat kan er misgaan?

Wil je weten wat er mis kan gaan, lees hier dan de volledige blog van Linda op flexnieuws.