Ik heb me aangemeld voor paychecked, wanneer sta ik dan in het register?

Bureau Cicero doet veel inspecties voor PayChecked in Transport. Bij een PayChecked inspectie controleren we of u, als transportbedrijf, volgens wet- en regelgeving werkt en of u de beloning van uw werknemers volgens de cao-beroepsgoederenvervoer goed doet. Ook of u goede afspraken hebt gemaakt met uw ondervervoerders.

Ik coördineer de technisch correcte uitvoering van deze inspecties. Het doel is om klanten vooruit te helpen. Een professioneel opgezette administratie geeft u de rust om te concentreren op de zaken die echt van belang zijn.

Wij willen graag voorkomen dat u tegen boetes en nabetalingen aanloopt als gevolg van controles van Inspectie SZW, VNB, belastingdienst, enz. Of dat u uw contract verliest met uw opdrachtgever omdat u niet aan de eisen voldoet.

Bij het maken van de afspraak voor de PayChecked inspectie krijgen we deze vraag vaak. Helaas is het niet zo dat u vandaag belt voor een afspraak en overmorgen in het register vermeld staat. Waar moet u dan wel rekening mee houden? Om daar antwoord op te geven neem ik u mee in de verschillende stappen die doorlopen worden tussen de aanmelding bij Stichting Paychecked en de registratie in het register van PayChecked.

Stap 1: Offerte aanvragen

U vraagt een offerte aan bij Bureau Cicero. U ontvangt de offerte en indien u akkoord bent met deze offerte stuurt u een getekende overeenkomst retour. Hiermee bevestigd u dat wij de inspecterende instelling zijn als u geïnspecteerd wil worden op de PayChecked in Transport norm.

Stap 2: Aanmelding Stichting PayChecked

U meldt u aan bij Stichting PayChecked omdat u vermeld wilt worden in het PayChecked register. Dit kan digitaal , geef bij ‘inspectie instelling’ aan dat u geïnspecteerd wordt door Bureau Cicero.

Stap 3: Afspraak maken

Een inspecteur neemt contact met u op voor het maken van een afspraak. Ook ontvangt u een checklist ter voorbereiding op de inspectie. Omdat de voorbereiding op de inspectie erg belangrijk is voor een goed verloop van de inspectie plannen wij onze inspecties 4-6 weken vooruit. Dat betekent dat wanneer de inspecteur belt er over het algemeen een afspraak gemaakt kan worden voor over 4-6 weken. Dit geeft u de gelegenheid om de inspectie goed voor te bereiden en eventueel in aanloop naar de inspectie nog vragen te stellen aan de inspecteur.

Stap 1 tot 3 duurt gemiddeld 1-2 weken (dit is ook afhankelijk van hoe snel u de overeenkomst retour stuurt zodat wij samen met u een inspectiedatum kunnen inplannen)

Stap 4: Inspectie zelf

De dag van de inspectie. De inspecteur voert de inspectie uit (op locatie of op afstand in verband met de Corona maatregelen). Afhankelijk van de activiteiten die binnen uw onderneming van toepassing zijn (verloning eigen personeel, zzp-ers, ondervervoerders, werknemers van een uitzendbureau) duurt de inspectie minimaal een halve dag. Dit is mede afhankelijk van de voorbereiding en hoe snel eventuele aanvullende stukken aangeleverd kunnen worden.

Aan het eind van de inspectie maakt de inspecteur een rapport op.

Tussen stap 3 en 4 zit gemiddeld 4-6 weken

Stap 5: Interne controle

Dit rapport wordt intern beoordeeld door een tweede inspecteur. Nadat deze 2e inspecteur het rapport akkoord bevonden heeft wordt het rapport door onze administratie verstuurd naar u en Stichting PayChecked

Stap 6: Verwerking rapport

Stichting PayChecked verwerkt het rapport en u wordt vermeld in het register.

Stap 5 en 6 duurt gemiddeld 1-3 weken

Zoals u kunt lezen zijn er meerdere stappen nodig die elk een doorlooptijd hebben. Uitgaande van hetgeen hierboven geschetst is duurt het minimaal 6 weken en maximaal 11 weken. Onze ervaring is dat het gemiddelde op ongeveer 8 weken ligt.

Wanneer we dit in een schema zetten dan ziet dat er als volgt uit:

In 6 stappen gecertificeerd voor paychecked in transport

Conclusie: Doe uw aanmelding tijdig wanneer uw opdrachtgever van u vraagt de registratie voor een bepaalde datum te hebben gerealiseerd.

Let op! Het kan sneller als het moet. Maar het is belangrijk dat u zich goed voorbereid. Als u snel een afspraak maakt en u haalt het niet vanwege slechte voorbereiding, dan kost het meer tijd en meer geld. Niemand wordt daar blij van.

De tijdlijn van gemiddeld 8 weken gaat ervan uit dat er bij de eerste inspectie geen verbeterpunten worden geconstateerd. Indien deze wel worden geconstateerd tijdens de inspectie zal er afhankelijk van het soort verbeterpunt (het keurmerk kent rode en oranje afwijkingen) een her-inspectie plaats moeten vinden.

 

 

Wijzigingen norm en reglement PayChecked in Transport per 01-03-2021

Normwijziging Paychecked 1-3-2021

Met ingang van 1 maart 2021 is de normenset en het keurmerkreglement van PayChecked gewijzigd.

Per 1 maart 2021 is artikel 3.2.5. toegevoegd aan de norm. De normenset is uitgebreid met de verplichting van het hebben van een NIWO vergunning voor ondervervoerders. Hierin wordt het volgende aangegeven: 

‘De onderneming beschikt over een kopie van de (communautaire) vergunning voor beroepsgoederenvervoer over de weg van de onder vervoerder tenzij de onderneming niet vergunningplicht is (bijvoorbeeld koeriersbedrijven met voertuigen met een laadvermogen minder dan 500 kg.)’

Dit was in eerste instantie een wettelijke verplichting. Ter verduidelijk is het nu opgenomen in de normenset onder artikel 3.2.5..

Wilt u weten hoe u voldoet aan de voorwaarden? Bekijk de video van de NiWo, deze legt precies uit wat u nodig heeft en wanneer u de NiWo nodig heeft als onderneming.

Keurmerkreglement wijzigingen PayChecked in Transport per 1 maart 2021

In het keurmerkreglement zijn per 1 maart 2021 artikel 5.2 en artikel 6.10 gewijzigd. In deze artikelen zijn de bepalingen omtrent het wisselen van inspectie-instelling door (aspirant) keurmerkhouders beter omschreven.

Artikel 5.2 omschrijft onder welke voorwaarden een keurmerkorganisatie de aanvraag kan afwijzen.  Verder spreekt Artikel 6.10 over wanneer gewisseld kan worden van inspectie-instelling.

De gecertificeerde en niet-gecertificeerde onderneming kan wisselen van inspectie-instelling onder bepaalde voorwaarden.

De volgende bepalingen gelden

  1. Bij wisseling of opvolging van inspectie-instelling dient de onderneming zich opnieuw aan te melden bij de Stichting. De bepalingen van artikel 5 zijn daarbij van toepassing.
  2. Bij onenigheid over het inspectieresultaat is minimaal de bezwaarprocedure is afgehandeld;
  3. Een inspectie mag pas plaatsvinden nadat de nieuwe inspectie-instelling van de keurmerkorganisatie de laatste twee inspectierapporten heeft ontvangen (indien er reeds twee of meer inspecties hebben plaatsgevonden);
  4. De eerste inspectie door de nieuwe inspectie-instelling is een volledige inspectie.
  5. De onderneming dient de keurmerkorganisatie op de hoogte te brengen van een wisseling van inspectie-instelling uiterlijk een maand voordat de inspectie gepland staat.

Op de website van Paychecked in Transport vind u de normenset en volledige het keurmerkreglement.

Heeft u vragen over de norm van Paychecked of wilt u meer weten over een Paychecked inspectie neem dan contact met ons op.

Webinar Dinsdag 12feb: Paneldebat ‘Zelfregulering loont’.

Webinar zelfregulering en professionalisering loont
Wat: ZipConomy Webinar week
Wanneer: Dinsdag 9 februari, 12:30
Titel: Professioneel inhuren in de praktijk : Zelfregulering en Professionalisering loont!
Wie:
  • Ger Jaarsma (Pay-OK)
  • Marc Belfroid (ALtradHertel)
  • Paul Heinrichs (Bureau Cicero)
  • Hugo-Jan Ruts (Moderator)

In 2020 stond de flexmarkt meerdere malen in de schijnwerpers, de schandalen volgden elkaar op.

De Europese detacheringsrichtlijn is herzien en er zijn door verschillende commissies (Borstlap & Roemer) aanzetten gedaan tot nieuwe wet-, en regelgeving. Deze moeten ervoor zorgen dat er een gelijk speelveld blijft bestaan op de arbeidsmarkt. Zelfregulering zal een rol blijven spelen in de uitzendsector. Echter is de besluitvorming voor het volgende kabinet.

Een gesprek tussen opdrachtgever (Altrad/Hertel), keurmerkhouder (Pay-OK) en flex deskundige (Bureau Cicero) over de uitdagingen om te voldoen aan wet-, en regelgeving.

Stelling: ‘Professionalisering van een onderneming brengt automatisch goed ondernemerschap met zich mee.’

Meld u aan en chat mee!

Webinar: Zelfregulering en professionalisering loont
Dinsdag 9 februari, 12:30

Nieuwe BSN nummers geven fouten in salarispakketten

Nieuwe BSN nummers geven fouten in salarispakketten

Sinds eind 2020 zijn BSN nummers in de reeks tussen 700000000 en 779000000 van Burgerservicenummers uitgegeven door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RDiG). Deze nummers worden in sommige softwarepakketten niet goed verwerkt wat voor foutmeldingen zorgt bij de salarisverwerking. Lees meer

Corona belastingschuld – overzichten zijn nu opvraagbaar

Corona belastingschuld - overzichten zijn nu opvraagbaar

Handig voor de SNA NEN 4400-1 inspectie! Met ingang van midden december kunnen intermediairs van ondernemingen (administratie- boekhoudkantoren en accountants of andere financieel adviseurs) namens hun client een overzicht van uitstaande coronaschulden opvragen bij de belastingdienst. Deze overzichten worden dan direct naar de onderneming zelf verzonden. Dit is handig bij de jaarafsluiting, de SNA NEN 4400-1 inspectie, maar ook om de eigen financiële positie en planning voor terugbetaling up-to-date te hebben. . Lees meer

Vaste reiskosten: Wel of niet belast in januari ’21?

Vaste reiskosten: Wel of niet belast in januari '21?

Werkgevers mogen ook in januari 2021 de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen als het reispatroon van een werknemer afwijkt wanneer dit wordt veroorzaakt door de coronacrisis.

Het kabinet verlengt de maatregel vanwege de recent afgekondigde nieuwe lockdown.

Lees meer

2021, alleen nog maar ZZP’ers in de tweede kamer?

Dit jaar was voor ondernemend Nederland een jaar vol uitdagingen. Zo bent u geconfronteerd met de gevolgen van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en de coronacrisis. Wij hebben vol bewondering bij onze inspecties de creativiteit gezien van ondernemers die er ondanks alle hindernissen, wat van hebben gemaakt. Onze complimenten.

In het nieuwe jaar is er geen tijd om te verslappen. Ondernemingen die gebruik hebben gemaakt van de bijzondere uitstelregeling voor belastingen waaronder omzetbelasting en loonheffingen zijn verplicht deze vanaf 1 juli aanstaande terug te betalen. Dit heeft invloed op de liquiditeiten en het werkkapitaal. Er wordt verwacht dat de groei die de uitzendsector laat zien eind 2020 doorzet in het nieuwe jaar. Zoals u weet gaat groei gepaard met voorfinanciering; ondernemingen met een krappe kas en daarnaast mogelijk ook een NOW terugbetalingsregeling staan voor uitdagingen. Het zou ons niet verbazen als er in 2021 een verdere consolidatie plaats gaat vinden in de markt.
Lees meer

Ondervervoer en ZZP, wat is het verschil?

Bureau Cicero doet veel inspecties voor Paychecked in Transport. Bij een Paychecked inspectie wordt gecontroleerd of wet- en regelgeving en een deel van de cao beroepsgoederenvervoer juist wordt toegepast voor werknemers en ondervervoerders die werken voor transportbedrijven.

Bij Bureau Cicero coördineer ik de technisch correcte uitvoering van deze inspecties. Ons doel is om onze klanten vooruit te helpen. Een professioneel opgezette administratie geeft u de rust om u te concentreren op de zaken die echt van belang zijn.

Wij willen graag voorkomen dat u tegen boetes en nabetalingen aanloopt als gevolg van controles van Inspectie SZW, VNB, belastingdienst, enz. Of dat u uw contract verliest met uw opdrachtgever omdat u niet aan de eisen voldoet. Veel vragen die wij in aanloop naar een inspectie en tijdens de inspectie krijgen gaan over ondervervoer en ZZP-ers. Hieronder ga ik daar nader op in. Lees meer

Uitbreiding verstrekking persoonsgegevens door uitlener

Uitbreiding verstrekking persoonsgegevens door uitlener aan inlener of aannemer

Uitbreiding verstrekking persoonsgegevens door uitlener aan inlener of aannemer

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft duidelijkheid gegeven over het verstrekken en vastleggen van persoonsgegevens in het kader van inleners- of ketenaansprakelijkheid.

Voor de inlener of aannemer is het noodzakelijk dat zij bepaalde persoonsgegevens van de ingeleende werknemers in zijn administratie opneemt om een beroep te kunnen doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid. Dit geldt voor ingeleende uitzendkrachten, payrollkrachten en ook voor in- en doorgeleende medewerkers door bijvoorbeeld uitzendbureaus.

Ook wanneer er werk uitbesteed wordt (aan een ZZP’er of onderaannemer) gelden deze regels

De inlener of aannemer kan deze gegevens zelf uitvragen bij de werknemer en vervolgens deze gegevens vastleggen in zijn administratie. De uitlener of aannemer mag echter ook direct bepaalde persoonsgegevens aan de inlener of opdrachtgever verstrekken.

Het was al toegestaan om als uitlener de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
  • NAW-gegevens en contactgegeven: Naam (voornaam/letters, tussenvoegsel, achternaam)
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer en E-mailadres
  • Naam en contactgegevens ouders, voogden of verzorgers minderjarige uitzendkrachten
  • Specificatie van de gewerkte uren
Website update Autoriteit Persoonsgegevens

AP heeft nu haar website aangepast en duidelijkheid verschaft over het verstrekken en vastleggen van persoonsgegevens in het kader van de inleners- of ketenaansprakelijkheid. Er is bepaald dat nu ook onderstaande persoonsgegevens door de uitlener aan de inlener of door de aannemer aan de opdrachtgever mogen worden verstrekt:

  • Nationaliteit
  • Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
  • Als dat van toepassing is, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie

De grondslag waarop de verstrekking van deze persoonsgegevens kan worden gebaseerd in het gerechtvaardigd belang, aldus de AP.

Sinds 1 januari 2017 mocht ook al op basis van de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN het BSN aan de inlener of opdrachtgever worden verstrekt.

De uitlener of (onder)aannemer is wel verplicht om de uitzendkracht c.q. eigen medewerker te informeren over het verstrekken van zijn persoonsgegevens aan de inlener of de opdrachtgever. Hij moet de uitzendkracht c.q. eigen medewerker dan wel voordien informeren over welke persoonsgegevens er versterkt worden aan opdrachtgevers en waarom hij dat doet.


Heeft u vragen over dit artikel? Of bent u geïnteresseerd in de toetsingen die wij kunnen uitvoeren? Neem dan direct contact met ons op via e-mail contact@cicero.nl of bel ons op 038 7200821.

Bronnen: NBBU en Autoriteit Persoonsgegevens