U heeft een offerte ontvangen van Bureau Cicero en wilt uw bedrijf laten certificeren voor NEN 4400-1. Op deze pagina leggen we u uit welke stappen u moet ondernemen. Daarnaast geven we u informatie die van belang is als u het certificaat behaald heeft.

Gang van zaken

Als u besluit om met ons in zee te gaan is de procedure als volgt:

  1. U meldt zich aan bij de Stichting Normering Arbeid (de beheerder van de NEN 4400-1-norm). Dit kan door het “SNA aanmeldingsformulier versie juni-2018” en het daarbij behorende “Formulier toepasselijke cao, pensioenregeling en sociaal fonds” geheel in te vullen en bij voorkeur digitaal te versturen aan de SNA. Wij krijgen daar graag een kopie van. De SNA factureert u dan een eenmalige entreebijdrage van € 175,00. Na het voldoen van deze bijdrage wordt uw bedrijf voor de duur van 3 maanden opgenomen in het register van aangemelde ondernemingen. Deze vermelding is eenmalig.
  2. Tevens vult u de bij de offerte per mail ontvangen overeenkomst met ons in en retourneert deze naar info@cicero.nl.
  3. Na ontvangst van de overeenkomst en het akkoord op de inspectie van de SNA sturen wij u een “excelsheet bedrijfsgegevens” op. Wij verzoeken u dit formulier in te vullen en enkele bijlagen op te sturen. Hiermee kunnen beide partijen zich optimaal voorbereiden. Bij volgende inspecties krijgt u deze excelsheet ingevuld aangereikt, zodat alleen de nieuwe gegevens aangevuld hoeven te worden.
  4. Wij vragen u aan de hand van de Checklist NEN 4400-1; eerste inspectie de van toepassing zijnde checklist(s) de inspectie goed voor te bereiden en de gevraagde documenten en administraties klaar te hebben liggen voor aanvang van de inspectie. De inspecteur dient deze zaken ter beschikking te hebben om de inspectie vlot en efficiënt uit te kunnen voeren.
  5. Vanzelfsprekend overleggen wij voor de eerste inspectie met u of er speciale omstandigheden zijn binnen uw bedrijf, waardoor de inspectie wellicht anders dan standaard ingericht moet worden.
  6. Wij voeren de inspectie bij u op locatie uit.

Na de inspectie ontvangt u van ons een beoordelingsrapport.

Bij een positieve beoordeling volgt de inschrijving in het register van SNA. De SNA factureert u hiervoor een jaarbijdrage van € 245,00.

Frequentie van inspecties

De SNA vereist ieder half jaar een inspectie. Bij nieuw ingeschreven ondernemingen zijn de eerste twee inspecties volledige inspecties. De daaropvolgende inspectie is een verkorte inspectie; daarna volgen volledige en verkorte inspecties elkaar telkens af.

Als er bij de inspectie veel onvolkomenheden worden vastgesteld, kan ook een aanvullende inspectie nodig zijn en is een inspectiefrequentieverhoging, eens per drie maanden, mogelijk.

Afhankelijk van een aantal in de NEN 4400-1 norm en het Handboek Normen van de SNA genoemde criteria behoort ook een frequentieverlaging, eens per jaar, tot de mogelijkheden.

In het geval dat uw organisatie meerdere vestigingen heeft, verlangt de SNA een steekproef bij een (of meer) van de frontoffices.

Tijdsbesteding van de inspecties

Een volledige inspectie neemt in de meeste gevallen een dag in beslag. Een verkorte inspectie of de inspectie in de hieronder genoemde gevallen duurt een dagdeel:

  • een onderneming die uit minder dan 5 personen bestaat;
  • een onderneming die zich alleen bezig houdt met in- en doorleen;
  • de inspectie van een extra vestiging.

In het geval dat de identiteit van medewerkers niet door de organisatie zelf wordt gecontroleerd, kan het, als onderdeel van de inspectie, nodig zijn dat wij die controlerende partij bezoeken. In dat geval wordt de nodige extra tijd in rekening gebracht.

Als bij de inspectie onvolkomenheden worden geconstateerd, zal er in eerste instantie om aanvullende informatie worden gevraagd. Wanneer blijkt dat er door onvoldoende voorbereiding, of voor inspectie van gecorrigeerde normafwijkingen, meer tijd nodig is dan wordt deze extra tijd ook op uurbasis bijberekend.

Meer informatie over de norm

We hebben de norm in grote lijnen uitgelegd in een presentatie. Bekijk onze presentatie over de NEN 4400-1 norm hier.