Wordt de inspectie-instelling ook geïnspecteerd?

Inspectie- instellingen worden geaccrediteerd voor het uitvoeren van inspecties. Bureau Cicero ontving in augustus 2007 het Accreditatie-certificaat (nummer I 225) voor het verrichten van NEN 4400-1 inspecties van de Raad van Accreditatie. Daarnaast heeft Bureau Cicero overeenkomsten afgesloten met keurmerkorganisaties zoals Stichting Normering Arbeid en Stichting Paychecked in Transport.

Een startende onderneming ken de eerste NEN 4400-inspectie direct na de eerste afdracht van belastingen en sociale verzekeringspremies laten uitvoeren. Aanmelden bij de Stichting Normering Arbeid kan wel direct. Het bedrijf wordt dan opgenomen in het Overzicht Aangemelde Ondernemingen, zodat voor iedereen duidelijk is dat wordt gewerkt aan het voldoen aan de norm NEN 4400.

In het openbare Register Normering Arbeid zijn ondernemingen opgenomen die beschikken over een positief inspectieresultaat inzake de NEN 4400-norm. Het register wordt beheerd door de Stichting Normering Arbeid in Tilburg.

Naast het register beheert de Stichting Normering Arbeid ook het Overzicht Aangemelde Ondernemingen. Dat is een overzicht van ondernemingen die zich willen laten inspecteren en registreren. Ondernemingen kunnen zich eenmalig aanmelden voor dit overzicht, voor de duur van maximaal drie maanden. Net als het register, is het overzicht openbaar. Hierdoor wordt voor iedereen duidelijk dat de aangemelde bedrijven werken aan de NEN 4400-eisen.

Na ontvangst van uw aanmeldingsformulier, stuurt de Stichting Normering Arbeid u een factuur voor de inschrijvingskosten van € 175,- ex btw (prijspeil 1-1-2017). Zodra de factuur is betaald, geeft de Stichting Normering Arbeid toestemming om de inspectie uit te voeren. Voor de registratie ontvangt u, nadat u de beoordelingsbrief van Bureau Cicero heeft ontvangen, jaarlijks een factuur van de Stichting Normering Arbeid van € 245,- ex btw (prijspeil 1-1-2017). De kosten voor de inspectie betaalt u rechtstreeks aan Bureau Cicero. De kosten voor deze of andere inspecties kunt u opvragen via ons offerteformulier.

Bedrijven die arbeidskrachten inhuren kiezen steeds vaker voor een NEN 4400-gecertificeerd bedrijf. De reden daarvoor is dat zij daardoor vrijwel zeker niet worden geconfronteerd met aansprakelijkheidsstellingen bij problemen met de afdracht van belastingen en sociale lasten. Bovendien kunnen zij er op rekenen dat uit het buitenland afkomstige ingehuurde krachten in Nederland mogen werken. Ook uit het oogpunt van fatsoenlijk werkgeverschap kijken bedrijven die arbeidskrachten inhuren steeds kritischer naar uitzendorganisaties. Door registratie in het Register Normering Arbeid laat u zien dat u een betrouwbare en op kwaliteit gerichte zakenpartner bent. Bovendien biedt deelname aan het Register Normering Arbeid u een voorsprong op niet aangesloten concurrenten.

De Stichting Normering Arbeid geeft geen certificaten uit. Na een positieve inspectie wordt uw bedrijf opgenomen in het SNA-register van gecertificeerde ondernemingen. U kunt een gedagtekende verklaring downloaden via deze link. Deze verklaring is de enige juiste manier om aan te tonen dat uw bedrijf voldoet aan de eisen van NEN 4400-1. Andersoortige certificaten, uitingen op websites enzovoort, bieden geen garantie over de actualiteit van de NEN-goedkeuring. Omdat het SNA-register dagelijks wordt bijgewerkt, kunt u geen permanente link naar uw verklaring op uw website zetten.

Uitgangspunt is dat de inspecties iedere zes maanden plaatsvinden. Maar op basis van de risico-inschatting kan daar incidenteel van worden afgeweken. Dan vindt de inspectie na drie of twaalf maanden plaats. Nadat uw onderneming is gecertificeerd, moet u elk kwartaal een verklaring van de Belastingdienst overleggen met betrekking tot de betaling van loon- en omzetbelasting en sociale verzekeringspremies.

Soms wordt besloten de inspectiefrequentie aan te passen. De inspecteur komt dan vaker, of juist minder vaak, langs voor de inspectie. Normaal gesproken vindt elk half jaar een inspectie plaats. Bij frequentieverlagende voorwaarden is dat om het jaar. Download hier een pdf-document met een beschrijving van situaties die maken dat de inspectiefrequentie wordt verlaagd naar eens per jaar.

Normaal gesproken vindt elk half een inspectie plaats. Bij frequentieverhogende voorwaarden is dat om de drie maanden. Download hier een pdf-document met een beschrijving van situaties die maken dat de inspectiefrequentie wordt verhoogd naar eens per drie maanden.

Als bij de inspectie blijkt dat uw onderneming volledig voldoet aan de eisen uit de NEN 4400-norm, is sprake van conformiteit. U ontvangt een beoordelingsbrief en Bureau Cicero stelt de Stichting Normering Arbeid hiervan op de hoogte. De Stichting Normering Arbeid verwijdert uw onderneming uit het Overzicht Aangemelde Ondernemingen. Vervolgens wordt uw onderneming ingeschreven in het Register Normering Arbeid.

Als bij de inspectie is vastgesteld dat uw onderneming niet (meer) voldoet aan een van de eisen uit de NEN-4400-norm, wordt gesproken van non-conformiteit. Er kan sprake zijn van minor non-conformiteit en van major non-conformiteit.

Blijkt uit de inspectie dat uw bedrijf niet voldoet aan een specifieke eis uit de norm, waardoor in een later stadium sprake kan zijn van een verhoogd risico, wordt gesproken van een minor non-conformiteit. U krijgt in dat geval wel de beoordelingsbrief van Bureau Cicero, uw onderneming wordt ingeschreven in het Register van de Stichting Normering Arbeid, en u wordt in de gelegenheid gesteld om het geconstateerde probleem op te lossen. Bij de eerstvolgende inspectie wordt beoordeeld of u daarin bent geslaagd. Als dat zo is, blijft uw onderneming ingeschreven in het register. Bent u daarin niet geslaagd, is er niet langer sprake van minor non-conformiteit, maar van major non-conformiteit.

Van major non-conformiteit is sprake wanneer bij de inspectie blijkt dat uw bedrijf niet voldoet aan een specifieke NEN-4400-eis die onmiddellijk een hoog risico inhoudt. Na ontvangst van het concept-inspectierapport heeft u 10 werkdagen om te reageren. Op basis van uw reactie, en de door u geleverde documenten en informatie, zal de inspecteur eventueel aanvullend onderzoek doen en tot een definitief oordeel komen. Een definitief negatief oordeel leidt tot schorsing van de inschrijving in het register (de onderneming is niet meer zichtbaar in het register). In dat geval krijgt u alsnog de gelegenheid om binnen 30 werkdagen de nodige verbeteringen door te voeren. De inspectie-instelling beoordeelt vervolgens binnen maximaal 30 werkdagen of u daarin voldoende bent geslaagd. Als dat het geval is, ontvangt u alsnog de beoordelingsbrief en wordt de schorsing van de inschrijving in het Register Normering Arbeid opgeheven. Is dat niet, of onvoldoende, het geval, dan wordt uw onderneming definitief uitgeschreven uit het register.

Elke dag worden nieuwe ondernemingen in- of uitgeschreven in het Overzicht Aangemelde Ondernemingen en in het Register Normering Arbeid. Het actuele overzicht vindt u op www.normeringarbeid.nl. Begin 2018 stonden circa 4509  ondernemingen ingeschreven in het Register Normering Arbeid.

Ondernemingen die geen lid zijn van een branchevereniging zijn verplicht de CAO van de ABU te volgen. Deze CAO is namelijk algemeen verbindend verklaard. Leden van de ABU of van de NBBU zijn altijd NEN 4400 gecertificeerd en worden regelmatig getoetst op de juiste toepassing van de CAO.

Als voor een CAO een algemeen verbindend verklaring wordt aangevraagd en de aanvraag wordt goedgekeurd dan geldt de CAO voor de gehele bedrijfstak waar hij betrekking op heeft. De algemeen verbindend verklaring wordt afgegeven door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De ABU-CAO is algemeen verbindend verklaard voor de uitzendsector. NBBU-leden vormen een uitzondering. Zij volgen de NBBU-CAO. Voor de meest recente gegevens kunt u het beste met Google zoeken naar ABU-CAO. Op www.abu.nl/publicaties vindt u onder de kop CAO meerdere brochures over dit onderwerp.