Thuiswerken in coronatijd

Door de coronacrisis zijn werkgevers en werknemers gedwongen anders tegen thuiswerken aan te kijken. Met het ontstaan van de derde golf is meer thuiswerken voor veel werknemers opnieuw de realiteit. Behalve een dringend advies van de overheid zijn veel werkgevers en werknemers ervan overtuigd dat thuiswerken goed te realiseren is. En niet ten koste hoeft te gaan van de effectiviteit. De vraag rijst dan ook welke mogelijkheden er zijn om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers hier op af te stemmen.

Vaste vergoedingen van vóór corona in ieder geval nog tot 1 januari 2022

Voor werknemers met een bepaald reispatroon is het praktisch om op grond hiervan een vaste vergoeding te geven. Zoals voor reiskosten woonwerkverkeer of verblijfskosten bij dienstreizen, maar ook voor vaste kosten voor de auto van de zaak (zoals de wasstraat).  Als gevolg van de coronacrisis is het werk- en reispatroon mogelijk gewijzigd. En rijst de vraag of u als werkgever nog wel de oude vaste kostenvergoedingen (onbelast) kunt blijven betalen aan de werknemers. Het antwoord hierop is bevestigend. De Staatssecretaris van Financiën heeft thans goedgekeurd dat in ieder geval tot 1 januari 2022 de oude vaste reiskostenvergoedingen van vóór de coronacrisis onbelast vergoed mogen blijven worden.

Verruiming van vergoeding voor kosten van thuiswerken

Zoals gezegd zijn de afgelopen jaren veel meer werknemers thuis gaan werken. En voor veel werknemers en werkgevers geldt dat dit een min of meer structurele situatie zal zijn. Het is dus van belang om te weten welke mogelijkheden er zijn om onbelaste vergoedingen of verstrekkingen te doen in verband met de extra kosten van thuiswerken. Denk hierbij aan het inrichten van een werkplek in de eigen woning maar ook de kosten van het extra energieverbruik.

Onder de huidige wetgeving zijn de mogelijkheden hiervoor helaas nogal beperkt. De reden hiervoor is dat een ruimte in de eigen woning in de regel fiscaal gezien niet als werkruimte kan worden aangemerkt. Tenzij het Arbo-voorzieningen betreft of internet ten behoeve van het werk. Voor het inrichten van de thuiswerkplek betekent dit dat een onbelaste vergoeding of verstrekking alleen mogelijk is indien het arbo-voorzieningen betreft. Die voortvloeien uit verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Is dat niet het geval dan is de vergoeding of verstrekking belast loon. Kosten voor mobiele telefoons, computer, tablets en internet (alsmede bijkomende kosten zoals onderhoud en accessoires) kunnen wel onbelast vergoed worden. Mits deze noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking.

Geen mogelijkheden voor extra kosten

Voor andere extra kosten, zoals energie, water en consumpties is het onder de huidige wetgeving niet mogelijk om deze onbelast te vergoeden. Dit is alleen mogelijk als de ruimte thuis echt een zelfstandig deel van de woning is (met bijvoorbeeld eigen sanitair). En daarmee ook in fiscale zin aangemerkt kan worden als werkruimte.

Met ingang van 1 januari 2022 wordt de mogelijkheid voor de onbelaste vergoeding van de extra kosten van thuiswerken verruimd. En zal een gerichte vrijstelling mogelijk zijn ter grootte van maximaal € 2,00 per thuiswerkdag. Deze vergoeding wordt geacht betrekking te hebben op kosten voor energie, water, koffie/thee en dergelijke. De hiervoor genoemde vergoeding voor internet, computer en accessoires kunnen nog daarnaast worden vergoed.

Bij het toepassing van deze nieuwe gerichte vrijstelling moet u als werkgever wel rekening houden met een aantal voorwaarden. In de eerste plaats moet u een registratie bijhouden van de thuiswerkdagen waarvoor de vergoeding wordt betaald. In de tweede plaats moet u rekening houden met het feit dat de werknemer op die dagen ook geacht wordt daadwerkelijk thuis te werken. En is een onbelaste vergoeding voor reiskosten niet aan de orde. Ingeval van een vaste reiskosten vergoeding moet deze dan ook naar evenredigheid worden verminderd indien in een periode beide vergoedingen worden betaald.  Indien een werknemer geen vast reispatroon heeft dan is de consequentie logischerwijs dat per dag een registratie/berekening nodig  is.

Bent u benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier onze nieuwsartikelen. Wilt u graag onze maandelijkse nieuwsbrief ontvangen, stuur dan een mail naar contact@cicero.nl.