Gang van zaken NEN 4400-1
U heeft een offerte ontvangen van Bureau Cicero en wilt uw bedrijf laten inspecteren voor NEN 4400-1. Op deze pagina lichten wij u de gang van zaken bij de NEN 4400-1 inspectie toe en leggen we u uit welke stappen u moet ondernemen.
Gang van zaken NEN 4400-1
Als u besluit om met ons in zee te gaan is de procedure als volgt:
- U meldt zich aan bij de Stichting Normering Arbeid (de beheerder van de NEN 4400-1-norm). Dit kan door het “SNA aanmeldingsformulier versie juni-2018” en het daarbij behorende “Formulier toepasselijke cao, pensioenregeling en sociaal fonds” geheel in te vullen. Verstuur dit formulier bij voorkeur digitaal naar de SNA. Wij krijgen daar graag een kopie van. De SNA factureert u dan een eenmalige entreebijdrage van € 175,00. Na het voldoen van deze bijdrage wordt uw bedrijf voor de duur van 3 maanden opgenomen in het register van aangemelde ondernemingen. Deze vermelding is eenmalig.
- Tevens vult u de overeenkomt in die wij u bij de offerte hebben verstuurd. Als u deze overeenkomt mailt naar info@cicero.nl, dan zorgen wij voor een snelle voortgang.
- Na ontvangst van de overeenkomst en het akkoord op de inspectie van de SNA sturen wij u een “excelsheet bedrijfsgegevens” op. Wij verzoeken u dit formulier in te vullen en enkele bijlagen op te sturen. Hiermee kunnen beide partijen zich optimaal voorbereiden. Bij volgende inspecties reiken wij u deze excelsheet ingevuld aan, zodat u alleen de nieuwe gegevens hoeft aan te vullen.
- Wij vragen u aan de hand van de Checklist NEN 4400-1; eerste inspectie de van toepassing zijnde checklist(s) goed voor te bereiden. Als u zorgt dat de gevraagde documenten en administraties klaar liggen bij de inspectie, dan kan de inspecteur de inspectie vlot en efficiënt uitvoeren.
- Vanzelfsprekend overleggen wij voor de eerste inspectie met u of er speciale omstandigheden zijn binnen uw bedrijf, waardoor de inspectie wellicht anders dan standaard ingericht moet worden.
- Wij voeren de inspectie bij u op locatie uit.
Na de inspectie sturen wij u onze bevindingen in een beoordelingsrapport. Daar zult u geen verrassingen in tegenkomen, want u heeft de belangrijkste bevindingen al met de inspecteur doorgenomen aan het eind van de inspectie.
Bij een positieve beoordeling volgt de inschrijving in het register van SNA. De SNA factureert u hiervoor een jaarbijdrage van € 245,00.
Frequentie van inspecties
De SNA vereist ieder half jaar een inspectie. Bij nieuw ingeschreven ondernemingen zijn de eerste twee inspecties volledige inspecties. De daaropvolgende inspectie is een verkorte inspectie; daarna volgen volledige en verkorte inspecties elkaar telkens af.
Als er bij de inspectie veel onvolkomenheden worden vastgesteld, kan het zijn dat we een aanvullende inspectie moeten doen. Het is dan mogelijk dat wij de inspectiefrequentie moeten verhogen naar eens per drie maanden.
Afhankelijk van een aantal in de NEN 4400-1 norm en het Handboek Normen van de SNA genoemde criteria is het ook mogelijk dat de frequentie van inspecties verlaagd mag worden naar een keer per jaar.
In het geval dat uw organisatie meerdere vestigingen heeft, verlangt de SNA een steekproef bij een (of meer) van de frontoffices.
Tijdsbesteding van de inspecties
Een volledige inspectie neemt meestal een dag in beslag. Een verkorte inspectie of de inspectie in de hieronder genoemde gevallen duurt een dagdeel:
- een onderneming die uit minder dan 5 personen bestaat;
- een onderneming die zich alleen bezig houdt met in- en doorleen;
- de inspectie van een extra vestiging.
Als uw organisatie de identiteit van medewerkers niet zelf controleert, kan het nodig zijn dat wij die controlerende partij bezoeken. In dat geval zullen wij de nodige extra tijd in rekening brengen.
Als de inspecteur bij de inspectie onvolkomenheden constateert, zal deze in eerste instantie om aanvullende informatie vragen. Als blijkt dat er meer tijd nodig is voor de inspectie, dan wordt deze extra tijd ook op uurbasis bijberekend. Dit kan het geval zijn als de voorbereiding van uw kant onvoldoende is of als de inspecteur gecorrigeerde normafwijkingen opnieuw moet inspecteren.
Meer informatie over de norm
We hebben de norm in grote lijnen uitgelegd in een presentatie. Bekijk onze presentatie over de NEN 4400-1 norm hier.
Bijkomende inspecties
Als u de ABU of de NBBU CAO voor uitzendkrachten volgt, dan moet u bij iedere volledige NEN 4400-1 inspectie (normaal gesproken 1 keer per jaar) ook een CAO toetsing laten uitvoeren. Deze toets wordt ook wel eens de C1 toets genoemd. Houdt u zich bezig met het uitzenden van personeel, dan is het waarschijnlijk dat u de CAO voor uitzendkrachten moet volgen, omdat deze meestal Algemeen Verbindend wordt verklaard. Het is het meest efficiënt als wij beide inspecties combineren.
Bent u lid van de ABU of de NBBU? Beide organisaties vereisen een driejaarlijkse screening op hun eigen kwaliteitsprogramma’s.
Lees meer over de ABU controles en de NBBU controles.