Controleer uw WHK-beschikking 2021 binnen 6 weken na ontvangst

Zoals ieder jaar ontvangt u begin december de WHK-beschikking voor het komende jaar. De inhoud is voor uw bedrijf zeer belangrijk. Niet alleen de kostprijs voor het verlonen van alle medewerkers in 2021 wordt hier mede door bepaald, ook die van de komende jaren kan hierdoor bepaald worden. Bezwaar indienen kan tot maximaal 6 weken na dagtekening.

In welke WHK categorie valt u?

De WHK-beschikking bestaat uit een aantal onderdelen. Naast de sectorindeling wordt aan de hand van de loonsommen van de afgelopen jaren als eerste bepaald wat voor categorie werkgever u bent

• een kleine werkgever
• een middelgrote werkgever
• een grote werkgever

De categorie bepaalt of een deel, geen of alle premies WGA en ZW bepaald worden op basis van de door uw onderneming individueel veroorzaakte instroom en uitkeringsbedragen van (ex-)werknemers in de WGA en/of de Ziektewet. Wij gaan u niet lastigvallen met de achterliggende details of berekeningen maar willen juist nu het nog kan wijzen op de controle die u kunt doen op de inhoud van de WHK-beschikking. Zijn er namelijk onjuiste gegevens gebruikt, dan kan dit (negatief) van invloed zijn op uw premie. En zoals aangegeven, die heeft invloed op komende jaar, maar mogelijk ook op volgend jaar.

Kleine werkgever, weinig variabelen.

Bent u kleine werkgever dan kunt u dit zien aan de indeling en dan betaalt uw onderneming komend jaar voor de WGA en de ZW-premie het door het UWV voor 2021 vastgestelde bedrag. Dit is onafhankelijk van de historische instroom en de uitkeringen WGA en ZW van uw (ex-)werknemers. Alleen als u Eigen Risico Drager (ERD) bent, ziet u geen premie bij een van deze sociale verzekeringen staan en bent u zeer waarschijnlijk (verplicht voor WGA) onderverzekerd bij een verzekeringsmaatschappij voor deze uitkeringskosten. Zijn de genoemde loonsommen over voorgaande jaren correct, dan kunt u de opgegeven premies gebruiken voor uw loonadministratie. Maximaal 50% van de WGA-premie mag u inhouden bij de berekening van de salarissen van uw medewerkers. Dit geldt overigens voor alle werkgevers. Van de ZW-premie mag u geen inhouding doen bij uw werknemers.

Middelgrote en grote werkgevers, veel meer variabelen.

Ook voor middelgrote en grote werkgevers geldt dat u de loonsommen van voorgaande jaren kunt controleren op juistheid. Het gaat om de loonsommen van de gehele onderneming (alle sub- aansluitnummers).
De premie wordt bepaald aan de hand van de totale loonsom. Een deel is vaste premie van de sector en het gedifferentieerde deel. Hoe hoger de loonsom hoe hoger het deel van de totale premie variabel is.

Waarom de WHK-beschikking controleren?

Voor werkgevers die een gedifferentieerd deel van de premie hebben wordt de feitelijke instroom en de uitkeringen vanuit de WGA en de ZW van de eigen onderneming vergeleken met die van de branche.
Heeft u zeer weinig of geen instroom en uitkeringen, dan krijgt u een korting op de gedifferentieerde premie.

U begrijpt het, meten is weten.

Wanneer uw onderneming geen of gemiddeld minder ‘schade’ veroorzaakt in de WGA of ZW, dan wordt u hiervoor beloond. Heeft u meer dan gemiddelde schade ten opzichte van uw collega bedrijven in dezelfde sector, dan krijgt u een boete in de vorm van een hogere premie.

Fouten of onjuiste toebedeling kan jaren doorwerken.

Hoe gaat u te werk? Als eerste kijkt u in de bijlage naar de opgaaf van het totaal aan uitkeringen voor zowel de WGA als de ZW uitkeringen die bij uw onderneming zijn opgegeven. In dit geval over het jaar 2019 (T – 2 systematiek). De premie 2021 wordt beïnvloed door de ‘schade’ van 2019.

Een foutief vermelde medewerker op uw aansluitnummer kan bij langdurig verzuim meerdere jaren (ongemerkt) deel uitmaken van uw schadelast.

Schat u in dat de schade te hoog is opgegeven, dan heeft het zin om naar de details te kijken. Deze bestaan uit een lijst van alle individuele (ex-)medewerkers die in het desbetreffende kalenderjaar een uitkering hebben ontvangen. Naast naam en bedrag staan er ook de instroom- uitstroom data vermeld.

U kunt dus zelf beoordelen of deze lijst juist is. UWV stelt deze samen. Het mogelijk dat hier fouten op staan.
Voorbeelden zijn:

• data instroom/uitstroom niet juist. Salaris (dus totaal uitkering) niet juist.
• Medewerkers zijn alweer (elders) begonnen met werken, maar de uitstroomdatum is niet correct.
• Of de medeweker heeft nooit voor uw onderneming gewerkt.
• Of de uitkering behoort niet tot de ZW (bijvoorbeeld WAZO).

Er zijn tal van redenen (administratieve, onjuiste toebedeling, bezwaar en beroep procedure die is afgerond maar de verwerking is niet bijgewerkt etc), die ertoe kunnen leiden dat de totale aan uw onderneming toegewezen schadelast niet juist is.

U kunt de specificatie van deze zogenoemde instroomgegevenslijst opvragen (schriftelijk) bij uw belastingkantoor (zie hiervoor het adres op de WHK-beschikking).

Snelheid geboden.

Allen met de lijst kunt u in detail beoordelen of de beschikking juist is. Maar vermoed u dat dit niet het geval is, dan kunt u bezwaar indienen tegen de beschikking. Dit kan alleen binnen 6 weken. Heeft u de lijst en de detailanalyse nog niet gemaakt, dan kunt u ook pro forma bezwaar indienen en na ontvangst van de lijst de motivatie nader toegelicht uitgewerkt indienen.

Na verzoek tot ontvangst van de gegevenslijst ontvangt u deze gegevens meestal binnen 1 week, maar uiterlijk binnen 6 weken. Vermeld ook uw Email adres in uw verzoek, de Belastingdienst kan de lijst dan via filetransfer het bestand veilig aan u verzenden!

Indien de WHK-beschikking vervolgens niet meer voor bezwaar vatbaar is (als de 6 weken bezwaartermijn verstreken zijn), dan kunt u ook geen bezwaar meer maken.

Wees dus op tijd.

Enige premie die u zelf (mede)bepaalt

Los van de kleine werkgevers, de overige werkgevers hebben voor een deel de hoogte van deze premie zelf in de hand. Pro-actief beleid, goede werkinstructies, veiligheidsmaatregelen, Arbo-beleid en zorg voor uw zieke medewerkers, aandacht en een goed re-integratiebeleid zorgen voor lager ziekteverzuim. Dit bepaalt voor de (groot) deel de hoogte van de WHK en/of ZW premie. Ook als u ERD bent zal uw verzekeraar kortingen geven bij lage verzuimcijfers.

Doe uzelf, uw medewerkers en uw kostprijs een plezier en ga met dit onderwerp serieus aan de slag. Wij zien in de praktijk de resultaten ervan bij ondernemingen die hiermee al (grote) stappen gemaakt hebben.

Onderstaand vind u nog enkele links naar pagina’s met nuttige informatie over dit onderwerp.

Bron: Forum Salaris

Lees ook: Vraag brieven Werkhervattingskas 2020 op, Thuiswerkbeleid: dit zijn de aandachtspunten, Werknemersbezwaar: de mogelijkheden