Covid-19 en inspecteren

De Corona crisis kan zo maar 4 maanden duren, verwachting dat het daarna langzaam weg ebt

We gaan ervan uit dat de Corona problemen 4 maanden gaan duren. Vergelijk het met China. Half december werden daar de eerste gevallen geconstateerd. Nu, eind maart, zijn we 3,5 maand verder en in China zijn ze weer aan het opstarten.

De effectiviteit van de maatregelen van de overheid om de verspreiding van het virus te vertragen speelt hier ook een rol. Hoe effectiever, des te langer het duurt voordat we opnieuw in een “normale situatie” terecht komen. Medio oktober laten we het hopelijk achter ons.

Continuïteit borgen

De overheid doet er alles aan om de continuïteit van bedrijven te borgen. Gelukkig! Naar verwachting zullen veel bedrijven gebruik gaan maken van maatregelen in het NOW pakket.

We hebben begrip voor uw situatie. Voor Cicero staat uw continuïteit voorop. Daarbij houden we vast aan bestaande afspraken voor het uitvoeren van onze inspecties:

• Waar dat niet past, vanwege bijzondere omstandigheden als ziekte of urgente problemen, zoeken we met u naar werkbare oplossingen.
• Wij willen voorkomen dat u uw keurmerk verliest. (SNA, Paychecked, PayOK etc.) Als dat gebeurt dan staat de continuering van de bedrijfsvoering verder onder druk.

Nieuwe werkmethode, virus zo min mogelijk verspreiden

We willen zo veel mogelijk voorkomen dat onze inspecteurs het virus kunnen oplopen en vervolgens weer verspreiden. Dit doen we door het fysieke contact zoveel mogelijk te beperken, en daar waar het kan op afstand te inspecteren. Deze werkmethode heeft Cicero gefaciliteerd met Microsoft Teams. In Microsoft Teams kan er met elkaar gesproken worden en daarnaast kunt u daarin uw documenten plaatsen. Het systeem is goed beveiligd en AVG-proof. Uw inspecteur kan deze werkinstructie met u delen.

Uw hulp is nodig!

Op afstand inspecteren werkt goed maar we hebben daarbij uw hulp nodig. Het vraagt meer gestructureerde voorbereiding van u. Deze structuur is essentieel omdat de communicatie op afstand plaatsvindt. Alles moet digitaal aangeleverd worden. Hap snap documenten tussentijds aanleveren is in een inspectie op afstand niet werkbaar. Denk daarbij aan het even weglopen om nog een documentje van een ander bureau te pakken, documenten “even” tevoorschijn te halen uit een directory of nog last minute een digitale uitdraai uit het loonpakket te toveren.

Wij bieden u daarom ook de structuur aan om de inspectie op afstand goed voor te kunnen bereiden, de werkwijze wordt dan als volgt:

1. We sturen u een mappenstructuur. De mappenstructuur volgt onze checklist;
2. Daarin slaat u alle noodzakelijke documenten op;
3. U deelt uw voorbereide map met uw inspecteur via een beveiligd kanaal; Microsoft Teams of We Transfer. (Liever niet per gewone e-mail).

Inhoudelijke ondersteuning en hulp

Er is veel behoefte aan hulp en inhoudelijke ondersteuning, Wij proberen dat, binnen onze mogelijkheden, te bieden. Zo zijn wij continu in contact met keurmerkhouders waaronder SNA, Paychecked en PayOK om af te stemmen hoe met bepaalde normpunten om te gaan:

Voor het SNA keurmerk (NEN 4400) zijn daarbij de volgende onderwerpen het meest prangend.

• Hoe gaan we om met de G-rekening (stortingen aan derden, deblokkeringen, etc.)
• Uitstel van betaling van belastingen en het treffen van betalingsregelingen

Zie hiervoor: SNA norm; uitstel van betaling en G-rekening.

Als u vragen heeft, aarzel niet ze te stellen. Wij proberen die z.s.m. te beantwoorden.

Creatieve uitdaging

Voor veel van onze klanten is de ontstane situatie een grote uitdaging. Flexwerkers worden in bepaalde beroepsgroepen naar huis gestuurd, en schoonmakers zijn niet altijd welkom. U heeft daarvan ongetwijfeld nog meer voorbeelden van. Er ontstaan ook weer nieuwe kansen. We hebben altijd al veel bewondering gehad voor uw creativiteit. We hopen dat het u weer gaat lukken om met creatieve oplossingen te komen. Heel veel succes gewenst.

Wilt u praten over de mogelijkheden voor u?

Uiteraard nemen we hier graag de tijd voor, neem contact op met uw inspecteur of via ons algemene contact formulier.