Nieuwe norm SNA keurmerk (NEN 4400) per 1 februari 2023

Allereerst wens ik u allen een gezond en gelukkig nieuwjaar. Dat uw wensen en dromen maar mogen uitkomen. Nu de oliebollen en appelflappen achter de rug zijn mogen we ons met z’n allen gaan richten op wat komen gaat. Op 1 februari 2023 staat een herziening van het SNA keurmerk in de planning, een herziening die voor u relevant is.

Graag neem ik u mee in de ontwikkelingen van het SNA keurmerk, maar allereerst.

Wat is het verschil tussen het SNA keurmerk en de NEN 4400 norm?

Een vraag die ik regelmatig krijg gesteld. NEN is een afkorting van Nederlandse Norm, de stichting NEN is geen overheidsorganisatie maar een zelfstandige en onafhankelijke stichting. NEN biedt marktpartijen duidelijkheid over en vertrouwen in producten, diensten of/en organisaties . In de NEN 4400 normen zijn eisen opgenomen om de risico’s van ketenaansprakelijkheid voor bijvoorbeeld niet betaalde belastingen (ketenaansprakelijkheid) voor de opdrachtgever te voorkomen. De totstandkoming van een revisie van een dergelijk normenkader wordt geïnitieerd en onderhouden door een normcommissie. In deze normcommissie zitten belanghebbende zoals brancheverenigingen ABU en NBBU, Bouwend Nederland, Schoonmakend Nederland en COV, de Stichting Normering Arbeid (SNA) en een vertegenwoordiging vanuit de inspectie – instellingen waaronder Bureau Cicero.

Het SNA-keurmerk is gebaseerd op de normen NEN 4400-1 en NEN 4400-2 maar beperkt zich daar niet toe. Ontwikkelingen op het gebeid van wet- en regelgeving maar ook harmonisatievraagstukken tussen inspectie – instellingen kunnen leiden tot aanpassingen en interpretaties. Deze aanpassings- en interpretatierapporten worden gedocumenteerd en opgenomen in het Handboek Normen. Dit Handboek Normen is dan ook bovenop de NEN 4400 normen van toepassing op het toetsen van het SNA keurmerk. Eens in de zoveel tijd worden de toevoegingen in het Handboek Normen meegenomen in een revisie van de NEN 4400 normen.

Doelstelling

Er is achter de schermen lang gewerkt aan de herziening. Een van de belangrijkste speerpunten is dat de herziening een meer risico gerichte aanpak nodig heeft. Hiermee is er een beter beeld om de aanwezige risico’s en krijgt de onderneming zelf ook een beter beeld van deze risico’s.

Een ander belangrijk punt is dat het inspectiedossier zodanig moet worden opgebouwd dat de conclusies zijn te herleiden. Ook de inspectie – instellingen worden gecontroleerd op de kwaliteit van hun werk door bijvoorbeeld de SNA en de RvA (Raad voor Accreditatie). Dit is nodig om de kwaliteit van de inspecties te kunnen borgen.

Welke veranderingen zijn er?

Modulaire norm

Op de eerste plaats is de bestaande norm in een nieuw jasje gestoken waarbij is gekozen voor een modulaire opbouw. Er zijn dan ook geen drastische inhoudelijke normwijzigingen.
De nieuwe norm bestaat uit 3 modules.

• Module 1 zijn algemene zaken en zijn voor alle ondernemingen van toepassing.
• Module 2 is van toepassing op ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen.
• Module 3 is van toepassing op ondernemingen die werk aannemen.

Ondernemingen die beide activiteiten doen zijn mengbedrijven en moeten op beide modules worden getoetst.

De beoordeling van welke modules en eisen voor u van toepassing zijn wordt gedaan aan de hand van de checklist indicatie te toetsen modules en eisen. In onderstaande tabel treft u aan welke modules en onderwerpen van toepassing zijn bij de uitgevoerde activiteiten.

Verkorte inspectie verdwijnt

De verkorte inspectie komt te vervallen, daarvoor in de plaats komt een vervolginspectie.

In de huidige norm is er een jaarlijkse inspectiefrequentie van één volledige inspectie (0 meting) en één verkorte inspectie. De verschillen zetten we in onderstaande tabel uiteen ten opzichte van de nieuwe vervolginspectie.

De vervolginspectie wordt een risicogerichte inspectie die kan bestaan uit de volgende onderwerpen:

• Module 1 algemeen (zie vinkjes in tabel hierboven)
• Opvolging van non-conformiteiten
• Risicogericht onderzoek op basis van de uitkomsten bij de volledige inspectie (0 meting)

Wanneer er dus geen sprake is van non-conformiteiten of een verhoogd risico zal de vervolginspectie enkel bestaan uit de onderwerpen in module 1.

Procedures nieuwe norm SNA

Of uw onderneming een hoog of laag risico heeft bepalen we aan de hand van de aanwezigheid en werking van procedures i.c.m. de aanwezigheid van een non conformiteit tijdens de volledige inspectie. De procedures die wij beoordelen zijn als volgt:

Personeelsadministratie

1. Identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier
2. Inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting en/of zorgverzekering
3. Digitale) ondertekening documenten personeelsdossier

Loonadministratie

1. Vaststelling brutoloon
2. Vaststelling vakantie- en verlofrechten
3. Doorvoeren loonsverhoging
4. Urenverwerking/registratie

Financiële administratie

1. Scheiding activiteiten van de onderneming, zowel aan de inkoop- als verkoopzijde
2. Tijdige verwerking van de financiële administratie (maximaal drie maanden)
3. Btw-/loonaangiftes

Werk derden

1. Inhuur arbeidskrachten van/werk uitbesteden aan ondernemingen met SNA-Keurmerk
2. Inhuur arbeidskrachten van/werk uitbesteden aan ondernemingen zonder SNA-Keurmerk
3. Werk uitbesteden of opdracht verstrekken aan zzp’ers

Over het hebben van goede procedures heeft mijn collega Linda Bol al eerder een lezenswaardige blog geschreven.

Risicoanalyse en steekproef

Er is een nieuwe risicoanalyse waaruit alleen nog maar een laag of hoog risico kan komen. Deze vragen luiden als volgt:

1. Zijn de werknemers in dienst op basis van TBA EN aanneming van werk (mengbedrijven)?
   OPMERKING Als dit niet inzichtelijk is, dan gaat de inspecteur uit van een mengbedrijf.
2. Is er sprake van een verloop van 20 % of meer in het personeelsbestand? (Saldo in en uitdienst op basis van verzamelloonstaat.)
3. Ligt het brutoloon op of maximaal 15 % boven het WML?
4. Vinden er inhoudingen op het loon plaats in het kader van huisvesting?
5. Vinden er inhoudingen op het loon plaats in het kader van de zorgverzekering?
6. Wordt de ET-regeling toegepast bij minimaal één werknemer?
7. Zijn er werknemers in dienst die onderdaan zijn van een lidstaat van buiten de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland?
8. Zijn de opdrachtgevers werkzaam in één of meerdere van de volgende sectoren: Land- en tuinbouw, Metaal & industrie, Horeca, Detailhandel, Schoonmaak, Bouw, Rail, Vlees, Transport?
9. Is er sprake van een initiële inspectie?
10. Is de onderneming in de afgelopen zes maanden opgericht of is de onderneming pas in de afgelopen zes maanden actief geworden als uitzender en/of aannemer van werk?
11. Worden de urenadministratie en de loonadministratie bijgehouden via niet aan elkaar gekoppelde systemen? (Ingrijpen/ aanpassen is dan mogelijk.)

De uitkomsten van deze risicoanalyse leiden tot het bepalen van de steekproefomvang van het aantal te selecteren personeelsdossiers.

De controle en verdeling ziet er dan als volgt uit:

In het verleden moest bij het aantreffen van een afwijking in de steekproef men deze opschalen en dus meer dossiers beoordelen. Dit is niet meer aan de orde in de herziene norm.

Dit betekent wel dat wanneer er sprake is van 1 fout op een normelement in de steekproef, dat er een non conformiteit wordt opgenomen welke binnen 3 maanden moet worden hersteld middels het toepassen van de 4-0 systematiek. Hierop volgt dan een additionele controle door ons om vast te stellen dat de afwijking is hersteld.

Wanneer er 2 of meer fouten op één normelement worden vastgesteld leidt dit tot een major non  conformiteit. Deze dienen binnen 10 dagen te zijn hersteld conform de gebruikelijke procedure.

De verkorte steekproef waar men enkel personeelsdossier op volledigheid controleerde komen hiermee te vervallen. Wat betekent dat we enkel meer volledige dossiers dan voorheen controleren bij de volledige inspectie.

Overgangsperiode

De nieuwe norm is direct van toepassing op alle volledige inspecties die plaats vinden na invoering van de nieuwe norm, naar verwachting 1 februari aanstaande. Alle verkorte inspecties die na invoering plaatsvinden kennen een overgangstermijn, wat betekent:

• Worden conform het schema NEN 4400-1 :2017 getoetst,
• Gerapporteerd en verwerkt volgens het nieuwe schema NEN 4400-1 :2023
• Steekproef grootte wordt vastgesteld op basis van de nieuwe risicoanalyse

Samenvattend

Samenvattend komt de herziening van het SNA keurmerk op het volgende neer:

• ID controle komt te vervallen (verkort)
• Meer volledige dossiers toetsen (min 10 max 15)
• Geen uitbreiding van steekproef meer, 1 fout is fout per normonderdeel
• 2 of meer fouten op dezelfde normeis uit de steekproef is een major non conformiteit
• 1 fout uit de steekproef is een minor non conformiteit te herstellen binnen 3 maanden
• Het hebben van afwijkingen en procedures in combinatie met de risicoanalyse tijdens de volledige inspectie, bepalen de omvang van de vervolginspectie
• We proberen zoveel mogelijk te faciliteren in het auditsjabloon.

Wij hebben voor u bovenstaande punten uiteengezet in een presentatie, deze kan op verzoek aan u worden toegestuurd, u kunt uw verzoek richten aan contact@cicero.nl met als onderwerp verzoek toezending presentatie herziene SNA norm.

Dan rest mij u veel succes te wensen met de implementatie van de herziene SNA norm en mochten er vragen zijn kunt u deze stellen aan uw inspecteur.

Met vriendelijke groet,

Patrick Tom