Ik heb me aangemeld voor paychecked, wanneer sta ik dan in het register?

Bureau Cicero doet veel inspecties voor PayChecked in Transport. Bij een PayChecked inspectie controleren we of u, als transportbedrijf, volgens wet- en regelgeving werkt en of u de beloning van uw werknemers volgens de cao-beroepsgoederenvervoer goed doet. Ook of u goede afspraken hebt gemaakt met uw ondervervoerders.

Ik coördineer de technisch correcte uitvoering van deze inspecties. Het doel is om klanten vooruit te helpen. Een professioneel opgezette administratie geeft u de rust om te concentreren op de zaken die echt van belang zijn.

Wij willen graag voorkomen dat u tegen boetes en nabetalingen aanloopt als gevolg van controles van Inspectie SZW, VNB, belastingdienst, enz. Of dat u uw contract verliest met uw opdrachtgever omdat u niet aan de eisen voldoet.

Bij het maken van de afspraak voor de PayChecked inspectie krijgen we deze vraag vaak. Helaas is het niet zo dat u vandaag belt voor een afspraak en overmorgen in het register vermeld staat. Waar moet u dan wel rekening mee houden? Om daar antwoord op te geven neem ik u mee in de verschillende stappen die doorlopen worden tussen de aanmelding bij Stichting Paychecked en de registratie in het register van PayChecked.

Stap 1: Offerte aanvragen

U vraagt een offerte aan bij Bureau Cicero. U ontvangt de offerte en indien u akkoord bent met deze offerte stuurt u een getekende overeenkomst retour. Hiermee bevestigd u dat wij de inspecterende instelling zijn als u geïnspecteerd wil worden op de PayChecked in Transport norm.

Stap 2: Aanmelding Stichting PayChecked

U meldt u aan bij Stichting PayChecked omdat u vermeld wilt worden in het PayChecked register. Dit kan digitaal , geef bij ‘inspectie instelling’ aan dat u geïnspecteerd wordt door Bureau Cicero.

Stap 3: Afspraak maken

Een inspecteur neemt contact met u op voor het maken van een afspraak. Ook ontvangt u een checklist ter voorbereiding op de inspectie. Omdat de voorbereiding op de inspectie erg belangrijk is voor een goed verloop van de inspectie plannen wij onze inspecties 4-6 weken vooruit. Dat betekent dat wanneer de inspecteur belt er over het algemeen een afspraak gemaakt kan worden voor over 4-6 weken. Dit geeft u de gelegenheid om de inspectie goed voor te bereiden en eventueel in aanloop naar de inspectie nog vragen te stellen aan de inspecteur.

Stap 1 tot 3 duurt gemiddeld 1-2 weken (dit is ook afhankelijk van hoe snel u de overeenkomst retour stuurt zodat wij samen met u een inspectiedatum kunnen inplannen)

Stap 4: Inspectie zelf

De dag van de inspectie. De inspecteur voert de inspectie uit (op locatie of op afstand in verband met de Corona maatregelen). Afhankelijk van de activiteiten die binnen uw onderneming van toepassing zijn (verloning eigen personeel, zzp-ers, ondervervoerders, werknemers van een uitzendbureau) duurt de inspectie minimaal een halve dag. Dit is mede afhankelijk van de voorbereiding en hoe snel eventuele aanvullende stukken aangeleverd kunnen worden.

Aan het eind van de inspectie maakt de inspecteur een rapport op.

Tussen stap 3 en 4 zit gemiddeld 4-6 weken

Stap 5: Interne controle

Dit rapport wordt intern beoordeeld door een tweede inspecteur. Nadat deze 2^e inspecteur het rapport akkoord bevonden heeft wordt het rapport door onze administratie verstuurd naar u en Stichting PayChecked

Stap 6: Verwerking rapport

Stichting PayChecked verwerkt het rapport en u wordt vermeld in het register.

Stap 5 en 6 duurt gemiddeld 1-3 weken

Zoals u kunt lezen zijn er meerdere stappen nodig die elk een doorlooptijd hebben. Uitgaande van hetgeen hierboven geschetst is duurt het minimaal 6 weken en maximaal 11 weken. Onze ervaring is dat het gemiddelde op ongeveer 8 weken ligt.

Wanneer we dit in een schema zetten dan ziet dat er als volgt uit:

Conclusie

Doe uw aanmelding tijdig wanneer uw opdrachtgever van u vraagt de registratie voor een bepaalde datum te hebben gerealiseerd.

Let op! Het kan sneller als het moet. Maar het is belangrijk dat u zich goed voorbereid. Als u snel een afspraak maakt en u haalt het niet vanwege slechte voorbereiding, dan kost het meer tijd en meer geld. Niemand wordt daar blij van.

De tijdlijn van gemiddeld 8 weken gaat ervan uit dat er bij de eerste inspectie geen verbeterpunten worden geconstateerd. Indien deze wel worden geconstateerd tijdens de inspectie zal er afhankelijk van het soort verbeterpunt (het keurmerk kent rode en oranje afwijkingen) een her-inspectie plaats moeten vinden.

Damaris Tjallinks