B. ter Riele Transporten, met vestigingen in Wilp en Bemmel heeft het PayChecked keurmerk behaald.
Hieronder vertelt Thijs van Doorn, de projectmanager, zijn verhaal
1. Waarom we de keuze voor PayChecked hebt gemaakt
Het keurmerk Paychecked kwam ter sprake bij TLN. Het keurmerk is een gelijkwaardig alternatief voor de accountantsverklaring zoals vereist voor het TLN keurmerk transport & logistiek.
Het is een mooi initiatief van TLN en EVO om haar leden een goed werkbare manier te bieden om actief aan de slag te gaan met de WAS ( Wet Aanpak Schijnconstructies) en zich daarmee op een positieve manier te onderscheiden in de markt. Door aan de slag te gaan met keurmerk Paychecked dwingen wij onszelf om kritisch naar onze administratie en andere processen te kijken.
Verantwoord en kwalitatief goed transport, vanuit een eerlijke concurrentiepositie, daar hoort correcte verloning van de medewerkers gewoon bij en kan gewoon zonder concurrentievervalsing over de rug van de werknemer of zelfs uitbuiting door schimmige constructies van dienstverbanden.
Onze hoop en verwachting is dat het keurmerk aankomende tijd bekender wordt en aanslaat bij opdrachtgevers. Dat er vaker een bewuste keuze wordt gemaakt voor transporteurs die op een verantwoordelijke en duurzame manier hun bedrijf leiden.
2. Hoe we de voorbereiding hebben opgepakt
Ik ben begonnen met inlezen via de website van Stichting Paychecked. Daar staat veel informatie over de WAS en de keurmerkeisen. Daarna ook contact gehad met de secretaris van de stichting. Uiteindelijk de aanmelding voor het register gedaan. Vervolgens een overeenkomst gesloten met Bureau Cicero voor de audit.
Bureau Cicero heeft ons een uitgebreide checklist gestuurd, waarin alle aan te leveren informatie beschreven staat. Vanaf daar was het beginnen met verzamelen van de informatie.
Toen ben ik in vervoersovereenkomsten en raamovereenkomsten gedoken. TLN heeft een aantal conceptovereenkomsten ontwikkeld. Die zijn via de ledensite beschikbaar. Deze overeenkomsten heb ik gebruikt als startpunt en aangepast waar nodig. Vervolgens de overeenkomsten uitgezet bij onze onderaannemers en partners in een samenwerkingsverband waar we deel van uitmaken. Niet iedere firma was even enthousiast, een enkeling wat huiverig om eventueel openheid van zaken te moeten geven.
Ook een belangrijk ding was het aanpassen en soms implementeren van processen. Het paraat hebben van een procedure voor loonklachten van eigen medewerkers of die van onderaannemers, inclusief beschrijving van het vervolgtraject en melding aan de toezichthoudende inspectie, is een eis. TLN bied ook op dit vlak behoorlijk wat ondersteuning met tips en materiaal. Wat betreft (eisen van) de aanstormende audit kon ik me beroepen op de kennis van Bureau Cicero.
3. Wat we ervan geleerd hebben
Het belang van kritisch kijken naar je eigen bedrijf en dat van klanten en opdrachtgevers. Net even wat extra tijd besteden aan het papierwerk, heeft een onderaannemer een geldige inschrijving bij het KvK, komt dat overeen met de vervoersvergunningen enzovoort. En hoe ga je om met vervoersovereenkomsten; vaak bestaan de relaties met klanten al jaren, en is er veel in goed vertrouwen gewerkt. Toch bleek het, mede in het kader van ketenaansprakelijkheid, de moeite waard om bewust bezig te zijn met je eigen plek in de keten en die van andere partijen. Nu weten we dat het goed zit en dat hebben we aangetoond.
Ook op het gebied van de werknemer hebben we nog wat bijgeleerd. Er werd van iedere medewerker al stelselmatig voldoende informatie verzameld bij indiensttreding. Wat we hebben geleerd is dat je als ondernemer ook verplicht bent om identiteitsbewijzen te controleren op echtheid. En inmiddels weten we ook hoe. En we weten nu ook dat uitzendbureaus gecontroleerd en genormeerd worden; onze dienstverleners bleken allemaal in orde.
4. Wat we eraan denkt te hebben
Algemeen: het behalen van het keurmerk onderschrijft onze reputatie van een degelijk, transparant en duurzaam familiebedrijf.
Sector: Wij hopen dat de sector transparanter wordt in haar bedrijfsvoering, zodat de ‘rotte appels’ komen boven drijven en bonafide bedrijven weer een sterkere positie op de markt krijgen.
Medewerkers: Goede reputatie voor correcte betaling zichtbaar maken voor sollicitanten. Laten zien dat binnen dit bedrijf conform CAO wordt gehandeld.
Klanten: De boodschap naar buiten is dat wij proactief bezig zijn met verantwoord en duurzaam transport, dat huidige klanten gewaarborgd zijn van loonclaims en dat meer prospectieve klanten zullen beslissen met ons in zee te gaan. We hebben van meerdere nieuwe klanten positieve reacties gehad over het behalen van het keurmerk Paychecked in Tansport. Vaak had men al wel wat gehoord over de WAS, maar had er nog niet direct ervaring mee.
5. Wat beter kan in de aanpak van Bureau Cicero en in onze aanpak
Ondanks het feit dat het veel werk heeft gekost, denk ik dat het niet veel beter had gekund. Het was de eerste keer en er moest nu eenmaal veel informatie op een rijtje worden gezet. De volgende keer zal het een stuk sneller gaan, mede omdat we nu weten waar we kunnen aankloppen voor welke informatie.
Tip: Terminologie helder krijgen.
De term ZZP-er is een algemeen begrip in NL maar bestaat binnen het transport vrijwel niet omdat een zelfstandige ook een eigen transportvergunning moet hebben. Zo iemand heeft vrijwel altijd ook een eigen vrachtauto en wordt normaliter Eigen Rijder genoemd. De term ZZP-er was voor ons verwarrend, omdat een ZZP-er zoals bekend uit de meeste sectoren geen (noemenswaardig) eigen materieel heeft.
Overeenkomsten: Ik heb dezelfde overeenkomsten van verschillende bronnen onder ogen gekregen, die door de ene partij een raamovereenkomst wordt genoemd, door de andere een modelovereenkomst. Daarnaast bestaan er dan weer verschillende versies voor bedrijven met, en zonder medewerkers op de loonlijst. Of inhoudelijk verschillende overeenkomsten onder dezelfde noemer. Nadere specificatie en definitie van overeenkomsten zou handig zijn. M.a.w., TLN gebruikt niet altijd dezelfde termen als Cicero, of bijvoorbeeld de overheid. Dat maakte het lastig om uit te vinden wat we nou met wie en waarom moesten afsluiten. Het feit dat het een nieuw ding is voor zowel de initiator, de auditor en de auditee, ligt hier ongetwijfeld aan ten grondslag. In contact met de opstellers van de overeenkomsten leek het alsof ook zij het overzicht niet geheel scherp hadden.
Top:
Wij waren zeer gebaat bij de checklists en excel-bestanden van Bureau Cicero, deze boden ons handvatten om ons zo goed mogelijk voor te bereiden. Het verzamelen van materiaal, zoals financiële gegevens, recente inschrijvingen van handelsregister en scans van geldige vervoersvergunningen, was een proces dat de nodige tijd en moeite heeft gekost. Doordat van tevoren goed duidelijk was wat er moest worden getoond konden we de audit zeer gestructureerd en vlot doorlopen.
