Algemene voorwaarden

van toepassing op de opdrachten aan:

Bureau Cicero B.V. gevestigd te Zwolle, hierna te noemen Cicero

1. Algemeen In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Cicero opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
2. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Cicero uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en in ieder geval omvattend de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging of voor aanvaarding getekende aanbod tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero;
3. Bescheiden: alle door opdrachtgever aan Cicero ter beschikking gestelde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door Cicero vervaardigde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers.
4. Opdracht: elke afspraak tussen opdrachtgever en Cicero tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero ten behoeve van opdrachtgever, het voor aanvaarding door opdrachtgever getekende aanbod tot het verrichten van werkzaamheden door Cicero daaronder begrepen.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn, met uitsluiting van inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever, van toepassing op alle opdrachten, diensten en werkzaamheden van Cicero ten behoeve van de opdrachtgever.
2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig, indien en voor zover zij schriftelijk tussen opdrachtgever en Cicero zijn overeen-gekomen.
3. In het geval deze algemene voorwaarden en de opdracht onderling tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in de opdracht opgenomen voorwaarden.
4. Indien enig beding, deel uitmakend van deze algemene voorwaarden of van de opdracht, nietig zou zijn of vernietigd wordt, blijft de opdracht voor het overige in stand en zal het betreffende beding in overleg tussen partijen onverwijld worden vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijke beding zoveel mogelijk benadert.

3. Offerte

1. Op verzoek van opdrachtgever kan Cicero een offerte uitbrengen voor een door de opdrachtgever gewenste opdracht. Een offerte is vrijblijvend. Aan de offerte en het daarin opgenomen tarief kan een geldigheidsduur worden verbonden.

4. Aanvang en duur van de opdracht

1. Een opdracht tussen Cicero en opdrachtgever komt tot stand zodra de door Cicero opgestelde overeenkomst, het door Cicero op verzoek van opdrachtgever opgestelde aanbod tot het verrichten van werkzaamheden hieronder begrepen, door opdrachtgever is ondertekend en aan Cicero is geretourneerd.
2. Het staat partijen vrij de totstandkoming van de opdracht met andere middelen te bewijzen.
3. Elke opdracht wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.

5. Benodigde informatie

1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke naar Cicero’s oordeel nodig zijn voor het correct uitvoeren van de opdracht of waarvan de opdrachtgever behoort te weten dat deze voor de correcte uitvoering van de opdracht vereist zijn, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking van Cicero te stellen.
2. Cicero heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat opdrachtgever aan de in het vorige lid genoemde verplichting heeft voldaan.
3. Opdrachtgever is gehouden Cicero onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.
4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of namens hem aan Cicero ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
5. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens, zijn voor rekening van de opdrachtgever.

6. Uitvoering opdracht

1. Cicero zal zich inspannen de overeengekomen werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen en met de zorg van een goed opdrachtnemer uit te voeren. Cicero kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.
2. Cicero bepaalt de wijze waarop en door welke personen de opdracht wordt uitgevoerd. Cicero zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van opdrachtgever omtrent de uitvoering van de opdracht.
3. Cicero heeft het recht bepaalde werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en uitdrukkelijke toestemming van opdrachtgever, te laten verrichten door een door Cicero aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar het oordeel van Cicero wenselijk is.
4. Een opdracht en de hieruit voortvloeiende werkzaamheden worden uitsluitend aanvaard door Cicero en door of namens haar uitgevoerd, ook al is het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling dat een opdracht door een bepaald persoon wordt uitgevoerd. Toepasselijheid van artikel 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek wordt uitgesloten.
5. Een verzoek aan Cicero door derden of op andere wijze verkregen informatie die noodzaakt tot een nader onderzoek bij opdrachtgever – indien dit voortvloeit uit de verplichting in een aan de opdracht gerelateerde norm, regeling en/of regelement en onder uitsluiting van de verplichting tot bronvermelding aan opdrachtgever – wordt gelijkgesteld aan een opdracht. Cicero beslist aan de hand van de verkregen informatie proportioneel over de vorm en invulling van het nader onderzoek. Art 10.5 van deze Algemene Voorwaarden wordt hierop van toepassing verklaard, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
6. Cicero is gerechtigd – mits voorwaarden van accreditatie en van normen, regelingen en regelementen van derden zich daar niet tegen verzetten – om vooraf overeengekomen werkzaam-heden niet uit te voeren in het geval dat niet voldaan wordt aan betaling en zekerheid als bedoeld in artikel 11 van deze Algemene Voorwaarden, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
7. Opdrachtgever stelt, indien een opdracht een onderzoek op locatie vereist, een deugdelijke werkplek ter beschikking die voldoet aan de eisen in de Nederlandse arbeidsomstandighedenwetgeving. Indien door een ondeugdelijke werkplek en na herhaald verzoek de uitvoering van de opdracht niet, niet correct of vertraagd kan plaatsvinden, zijn de daaruit voortvloeiende (extra) kosten voor rekening van opdrachtgever.
8. Indien er, ondanks herhaaldelijke pogingen door Cicero, geen inspectie gepland kan worden, behoudt Cicero zich het recht voor de tijdsbesteding conform geldend uurtarief in rekening te brengen bij opdrachtgever

7. Geheimhouding en exclusiviteit

1. Cicero en opdrachtgever zullen alle in het kader van de uit te voeren werkzaamheden verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen en daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten.
2. Van geheimhouding en/of vertrouwelijkheid is uitgezonderd die schriftelijke informatie aan derden waarvan, hetzij op basis van gesloten overeen-komsten tussen opdrachtgever en Cicero, hetzij op basis van gesloten overeenkomsten tussen opdracht-gever en derden, hetzij uit schriftelijke informatie van opdrachtgever expliciet blijkt dat een verstrekking van informatie, bescheiden of anderszins is toegestaan.
3. Van geheimhouding en/of vertrouwelijkheid is tevens uitgezonderd een aan Cicero gericht mondeling of schriftelijk bevel, vordering of verzoek van een daartoe bij of krachtens wet bevoegd(e) overheids-orgaan of -instelling in het kader van straf-, bestuurs- en/of administratief recht. Tevens is uitgezonderd informatie welke bedoeld is voor het verkrijgen van statistische gegevens en op basis daarvan geanonimiseerd en niet herleidbaar naar opdrachtgever aan derden wordt verstrekt.

8. Intellectuele eigendom

1. De rechten met betrekking tot alle (geestes-) producten die door Cicero in het kader van de opdracht worden gebruikt – waaronder begrepen analyses, modellen, overzichten, programmatuur, technieken e.d.- of die het resultaat zijn van de door Cicero krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden – waaronder begrepen adviezen, rapporten, verslagen e.d.- berusten uitsluitend bij Cicero, voor zover die rechten niet (tevens) aantoonbaar aan derden toekomen.
2. Het is opdrachtgever, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Cicero, niet toegestaan om de in artikel 8.1 genoemde producten openbaar te maken, te vermenigvuldigen of ter beschikking te stellen van andere personen of instellingen dan die waarvoor ze oorspronkelijk bedoeld zijn. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van de voormelde handelingen.
3. Opdrachtgever is zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming niet bevoegd tot gebruik van beeldmateriaal – waaronder begrepen logo’s en afbeeldingen – van of in relatie tot Cicero op welke wijze dan ook. Daar waar schriftelijke toestemming van Cicero is verkregen geldt dit zolang er sprake is van een overeenkomst tussen partijen ter zake van een opdracht. Opdrachtgever verwijdert onverwijld en zonder sommatie het beeldmateriaal zodra Cicero een toestemming intrekt en/of een overeenkomst tussen partijen wordt beëindigd en wanneer de NEN 4400 registratie wordt beëindigd, om welke reden dan ook.
4. Ingeval van het hiervoor genoemde gebruik van beeldmateriaal blijven intellectueel eigendom en auteursrechten onvervreemdbaar eigendom van Cicero.
5. Het hiervoor genoemde beeldmateriaal is bedoeld om de uitvoering van de NEN 4400 certificering door Cicero visueel te maken en mag uitsluitend gebruikt worden voor publicatie op de website en in foldermateriaal van opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart Cicero van alle claims die voortvloeien uit het al dan niet opzettelijk onjuist gebruik van voornoemd beeldmateriaal.

9. Overmacht

1. Indien Cicero zijn verplichtingen uit de opdracht niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak (overmacht) worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat Cicero alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.
2. Van overmacht is onder andere sprake bij stakingen, uitsluitingen, oproer, maatregelen van overheids-wege en/of andere bevoegde instanties, ongelukken, ziekte (wanneer geen vervanging in redelijkheid en billijkheid voorhanden is), storingen in het computernetwerk, extreme weers- en verkeersom-standigheden en andere belemmerende omstandig-heden buiten de invloed van Cicero.
3. Een opschorting op basis van overmacht kan geen aanleiding zijn voor directe beëindiging van de overeenkomst of aansprakelijkstelling.

10. Vergoeding

1. De overeengekomen werkzaamheden worden vergoed op basis van door Cicero jaarlijks vastgestelde (dagdeel)tarieven, tenzij opdrachtgever en Cicero hierover andere afspraken hebben gemaakt.
2. Indien in de loop van enig jaar lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is Cicero gerechtigd haar tarieven dienovereenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en Cicero schriftelijk anders zijn overeengekomen.
3. De vergoeding van Cicero is niet afhankelijk van de uitkomst van de verrichte werkzaamheden.
4. Cicero maakt tijdig een afspraak met opdrachtgever voor de uitvoering van de werkzaamheden en bevestigd deze schriftelijk. Tot 4 weken voor een gemaakt e afspraak kan de opdrachtgever kosteloos een geplande afspraak omzetten naar een andere datum of annuleren. Omzettingen of annuleringen nadien, zullen in rekening worden gebracht tegen het tarief dat gold voor de aanvankelijk geplande werkzaamheden. In geval van een aantoonbaar niet voorzienbare of overmacht situatie kan Cicero afzien van het in rekening brengen van omzet- of annuleringskosten.
5. Indien door toedoen van de opdrachtgever de uit te voeren werkzaamheden meer tijd vergen dan in de opdracht is vastgelegd, zal Cicero deze extra tijd op basis van een dagdeeltarief in rekening brengen.
6. Kosten, inschakeling van derden daaronder begrepen, door Cicero noodzakelijk gemaakt, maar bij aanvaarding van de opdracht niet te voorzien, zijn niet in de vergoeding begrepen en zullen apart aan opdrachtgever in rekening worden gebracht.
7. De vergoeding van Cicero wordt inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting vooraf aan opdrachtgever in rekening gebracht.