SNA-certificering voor backoffice-partijen

Hoe verloopt een inspectie van een backoffice-partij? En hoe kijken certificerende partijen naar de komende verplichte certificering van de gehele branche? Patrick Tom van Bureau Cicero en Julisa Fereijra-Ferlipa van Normec VRO geven hun kijk hierop. 

SNA-certificering voor backoffice-partijen

Het SNA-keurmerk is een certificering voor de uitzendsector en is in het leven geroepen om de risico’s voor inleners van arbeid te beperken. Het keurmerk bestaat sinds 2006 en omvat voor geregistreerde ondernemingen twee keer per jaar een controle op zaken als juiste afdracht van belastingen en sociale premies, de identiteit van flexwerkers en correcte en wettige loonbetaling. De controles worden uitgevoerd door onafhankelijke instellingen zoals Normec VRO en Bureau Cicero. In het SNA-register zijn ook backoffice-partijen opgenomen. “Dit kunnen enkel backoffice-partijen zijn die onderdeel zijn van de keten”, vertelt Julisa Fereijra Phelipa, Business Unit Directeur bij Normec VRO. “Zij zijn dit als ze ook juridisch de werkgever zijn van de werknemer die in de keten werkzaam is.

Een backofficepartij is géén onderdeel van de keten als men alleen de loonadministratie voert, namens het uitzendbureau. Dit werd voorheen ook wel een loonadministratiekantoor genoemd. Deze backoffice-partijen komen niet in aanmerking voor een SNA-registratie, omdat zij zelf geen personeel ter beschikking stellen en daarmee geen onderdeel zijn van de keten.”

Vrijwilligheid

“Certificering is niet verplicht,” zegt Fereijra-Phelipa, gevraagd waarom vrijwel alle backoffice-partijen gecertificeerd zijn. “Maar vrijwilligheid is wel tussen aanhalingstekens te plaatsen. Inleners- en ketenaansprakelijkheid is een groot risico en partijen in de keten willen dan ook zeker weten dat ze met betrouwbare partners zakendoen. Handhavende instanties zoals de Belastingdienst kunnen schulden komen verhalen als de partij waarvan jij arbeid inhuurt, de verplichtingen tegenover de Belastingdienst niet nakomt. Vandaar dat het keurmerk voor een backofficepartij vaak een voorwaarde is om zaken te kunnen doen met intermediairs en hun klanten. Zonder SNA-registratie kun je als backoffice-partij, die onderdeel is van de keten, feitelijk niet opereren op de arbeidsmarkt.”

Certificering is niet verplicht. Maar vrijwilligheid is wel tussen aanhalingstekens te plaatsen.

Aan twee kanten fout

Een backoffice-partij kan het aan twee kanten fout doen, schetst Patrick Tom van Bureau Cicero. “Intermediairs hebben in de basis dezelfde kostprijs en kunnen daarom niet of nauwelijks concurreren op de prijs van hun arbeidskrachten. Dat betekent dat je het moet hebben van de kwaliteit van je dienstverlening. En dat maakt het voor backoffice-partijen complex, want hun dienstverlening gaat twee kanten op. Je hebt enerzijds je directe klant, de intermediair: die zoekt de arbeidskrachten en maakt de match, en wil ontzorgd worden in dat proces. Die wil geen gedoe met certificeringen of handhavingsinstanties die iets niet goed vinden.”

Daarnaast wil ook de inlener ontzorgd worden, vervolgt Tom. “De opdrachtgever wil gewoon dat zijn administratieve proces loopt. Hij zoekt daarvoor een partner die ervoor zorgt dat aan alle wettelijke spelregels wordt voldaan. En ik geloof dat als je dat niet op een adequate en professionele wijze regelt, je als backoffice-partij je bestaansrecht verliest. Het moet je core business zijn. Het risico van zaken doen met een backoffice-partij die het er maar een beetje bij doet, die het net niet goed doet of zelfs een beetje sjoemelt, is groot. Dan heb je als intermediair veel meer gedoe dan gemak van het uitbesteden.”

Grip krijgen

En daar ligt dan ook de crux, stelt Fereijra-Phelipa. “Een backoffice-partij moet er echt bovenop zitten. Wat zijn de beheersmaatregelen en procedures bij de intermediairs met wie je samenwerkt? Hoe is de dossieropbouw daar? In principe gebeurt dat allemaal niet onder direct toezicht van de backoffice-partij, maar het moet wel allemaal volgens de norm zijn waar wij op controleren.” Daar grip op krijgen, dat is volgens Fereijra-Phelipa de grootste uitdaging. “Dat zien wij ook veel in de inspecties terug. Dat we dan toch dossiers tegenkomen met ontbrekende identiteitsbewijzen of dat onvoldoende blijkt dat de procedure is gevolgd voor het verkrijgen van de juiste beloning. Voor een backofficepartij is het managen van de intermediair wat betreft dossieropbouw en de juiste beloning een van de grootste risico’s die zij dienen te tackelen.”

Professionele partijen hebben gewoon de behoefte om hun eigen professionaliteit te toetsen en te meten.

Lees hier op flexmarkt het gehele artikel over SNA-certificering voor backoffice-partijen.

Elke maand schrijven wij actuele nieuwsartikelen. Bent u benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier onze nieuwsartikelen. Wilt u graag onze maandelijkse nieuwsbrief ontvangen, stuur dan een mail naar contact@cicero.nl.