Werken met ZZP’ers, hoe zit het met de vervoersvergunning en aantoonbaar eigen vervoer

Wanneer u het keurmerk PayChecked in Transport heeft en u besteedt vervoer uit aan ZZP’ers dan vraagt Stichting PayChecked dat er een gedegen dossier aanwezig is voor de samenwerking met deze ZZP’ers.

Let op: de toelichting die hieronder volgt heeft alleen betrekking op samenwerking met een ZZP’er en niet op de samenwerking met een onder vervoerder. Voor het verschil tussen deze twee verwijs ik u graag naar een reeds eerder verschenen artikel/blog.

Voor de volledigheid volgt hier een opsomming van de documenten die minimaal in het dossier aanwezig dienen te zijn:

1. De voor de belastingdienst geldige modelovereenkomst met de ZZP’er.
2. De vervoersovereenkomst met de ZZP’er (indien die niet opgenomen is in een gecombineerde  modelovereenkomst).
3. De ID vaststelling op basis van identiteitsbewijs op paspoort. En eventuele verblijfsdocumenten van het IND.
4. Een uittreksel KVK van de ZZP’er niet ouder dan 3 maanden bij ondertekening overeenkomst (en bij verlenging van een overeenkomst niet ouder dan 12 maanden).
5. Passende beheersmaatregelen.
6. Documenten met betrekking tot het voertuig waarmee het transport door de ZZP’er wordt verricht.
7. Het (communautaire) vergunningsbewijs op naam van het transportbedrijf van de ZZP’er.

Als inspecteur merk ik dat vooral de twee laatste punten nog wel eens tot onduidelijkheid en soms zelfs tot onbegrip leiden. Daarom wil ik vooral wat nadere toelichting geven over hetgeen ikzelf vaak het  “eigen vervoer” van de ZZP’er noem en het vergunningsbewijs (oftewel de NIWO vergunning).

“EIGEN VERVOER”

Voor het PayChecked in Transport keurmerk moet aangetoond worden dat de ZZP’er wanneer hij een auto huurt of leaset van een derde hiervoor een marktconform tarief betaalt.

Maar hoe weet u nu dat de ZZP’er een auto huurt of leaset? De meest eenvoudige manier om dit te weten te komen is om een kopie van het kentekenbewijs op te vragen en in uw dossier te bewaren. Op het kentekenbewijs staat namelijk de naam van de eigenaar. Wanneer op het kentekenbewijs de naam van de ZZP’er of zijn bedrijfsnaam staat is het een “eigen” vervoermiddel. Wanneer hier een andere naam op staat dan wordt de auto gehuurd of  geleaset. Op dat moment zal er aangetoond moeten worden dat hier een marktconform tarief voor wordt betaald.

Let op: Het komt soms ook voor dat de ZZP’er in een auto van de opdrachtgever rijdt. In dat geval bent u degene die een huurovereenkomst voor de auto moet opstellen en een marktconform tarief met de ZZP’er moet afspreken. Het PayChecked in Transport keurmerk vindt het niet goed dat deze huurprijs opgenomen is in een uurtarief of een pakkettarief.

NIWO VERGUNNING

Voor het PayChecked in Transport keurmerk moet aangetoond worden dat de ZZP’er beschikt over een NIWO vergunning. Behalve wanneer de ZZP’er niet vergunning plichtig is.

Onderstaande tekst komt van de website van NIWO:

“De Eurovergunning is de ondernemersvergunning voor transport- en koeriersbedrijven. Bedrijven die tegen betaling goederen vervoeren over de weg, in opdracht van derden, moeten deze vergunning bezitten. Dit  geldt bij de inzet van voertuigen met een laadvermogen, volgens het kentekenbewijs, van meer dan 500 kg. Ook bestelwagens mogen vaak meer dan 500 kg laden. Voorbeeld: Vervoert u 100 kg lading in een voertuig met meer dan 500 kg laadvermogen, dan is een vergunning nodig.”

Dit betekent dat wanneer de ZZP’er in een auto rijdt met een laadvermogen van meer dan 500 kg hij een NIWO vergunning moet hebben. En dan maakt het niet uit of het een Eigen Vervoer auto, een gehuurde of een geleasete auto betreft.

Let op: Het is niet mogelijk om een ZZP’er op uw NIWO vergunning te laten rijden. Iedere onderneming dient zelf in het bezit te zijn van deze vergunning.

Alleen wanneer een ZZP’er in een auto rijdt met een laadvermogen van maximaal 500 kg heeft een ZZP’er geen NIWO vergunning nodig. Om dit goed te kunnen checken heeft u opnieuw het kentekenbewijs nodig. Het is wel goed om het kenteken nog even te checken bij het RDW (www.ovi.rdw.nl). Op deze website wordt altijd het meest actuele laadvermogen zoals bij het RDW bekend is weergegeven. Dit is vooral van belang voor auto’s die eigenlijk een ruimer laadvermogen hebben maar de auto bij het RDW hebben laten terugkeuren tot een maximaal laadvermogen van 500 kg.

En misschien dat u zich nu afvraagt waar de onduidelijkheid vandaan komt. Dat komt omdat een onderneming bij de aanvraag van een NIWO vergunning aan moet tonen dat hij beschikt over vervoersmiddelen. Hiermee wordt veelal de denkfout gemaakt dat iemand met een NIWO vergunning niet meer hoeft aan te tonen of hij de auto huurt of leaset.

Bent u benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier onze nieuwsartikelen. Wilt u graag onze maandelijkse nieuwsbrief ontvangen, stuur dan een mail naar contact@cicero.nl.