BLOG: Kan de ET- of 30% regeling bij Oekraïense ontheemden toegepast worden?

Vluchtelingen is een term die wij veel gebruiken in Nederland. Echter in het kader van de EU Richtlijn Tijdelijke Bescherming spreekt men over de status van ontheemden. Met regelmaat worden we benaderd door flexondernemers met vragen over de situatie van dit moment en de mogelijkheid tot inzet van Oekraïners, die noodgedwongen in Nederland verblijven. In deze blog ga ik graag dieper in op een van de meest gestelde vragen. Mag u de ET- of 30% regeling bij Oekraïense ontheemden toepassen? Deze vraag krijgen wij op dit moment zeer regelmatig. In dit artikel behandelen wij de vraag:

Mag ik op het loon van Oekraïense ontheemden de ET- of 30% regeling toepassen?

Vrij werken in Nederland.

Oekraïense ontheemden mogen vanaf 1 april 2022 vrij in Nederland werken. Dit komt omdat de Nederlandse overheid gebruik heeft gemaakt van de invulling op een EU Richtlijn (de Richtlijn Tijdelijke Bescherming).

Voor wie?

Een onderdeel van deze Richtlijn is dat lidstaten verplicht zijn om ontheemden opvang en bescherming te bieden. Alsook overige mogelijkheden te bieden die noodzakelijk zijn tijdens hun tijdelijke opvang.

Deze beschermingsregels gelden dus alleen voor mensen die uit Oekraïne gevlucht zijn in verband met de oorlogssituatie en tijdelijk bescherming genieten. Dit geldt voor mensen die voor deze datum (24 februari 2022) legaal in Oekraïne woonden en die vanaf dat moment ontheemd zijn. En ook voor de familie/gezinsleden van deze ontheemden. Ook mensen die van de Oekraïense overheid een geldig verblijfsdocument gekregen hebben en niet naar hun thuisland terug kunnen vallen onder deze regeling. Deze mensen vallen onder de status ‘tijdelijk beschermden’. Wat een verplichte erkenning is voor de overheid.

Tijdelijke bescherming

De maatregelen die conform deze Richtlijn vallen zijn tijdelijk. Dit is belangrijk om rekening mee te houden.
In eerste instantie gaat het om een termijn van 1 jaar. Met de mogelijkheid om te verlengen met twee keer 6 maanden. In totaal dus 24 maanden. Ook kan door de EU-commissie beslissen om de termijn met nog een jaar te verlengen. Of om de regeling uiteindelijk te beëindigen.

Verblijfsdocumenten

Mensen die rechtmatig onder de Richtlijn vallen en de status van ‘tijdelijk beschermd’ krijgen, dienen van de overheid een verblijfsdocument te verkrijgen. Om een Oekraïense ontheemde in loondienst te nemen is het niet noodzakelijk om een verblijfsdocument of een tewerkstellingsvergunning te hebben.

De Nederlandse overheid heeft besloten dat er voor Oekraïense vluchtelingen geen tewerkstellingsvergunning afgegeven hoeft te worden.

Welke documenten heeft een ontheemde uit Oekraïne nodig om te kunnen werken?
Oekraïense ontheemden hebben de volgende documenten nodig waaruit hun verblijfsstatus als tijdelijke beschermde blijkt en een Burgerservicenummer (BSN).

Als een vluchteling zich inschrijft bij de gemeente waar hij/zij (tijdelijk) verblijft, legt men de verblijfsstatus vast en krijgt de ontheemde een BSN-nummer. Daarnaast dient de ontheemden zich te identificeren met een Oekraïens paspoort of ID-kaart. Is dit laatste document niet meer aanwezig? Dan verstrekt men vanuit overheidswege een vervangend identificatiedocument.

Overgangsperiode

Het kost wel enige tijd om documenten voor alle ontheemden beschikbaar te stellen waar hun verblijfsrecht uit blijkt. Daarom geldt een overgangsperiode van 4 maart tot en met 30 maart 2022.
Tijdens deze periode geldt de vrijstelling van de tewerkstellingsvergunningsplicht voor alle Oekraïense onderdanen. Zij die hun nationaliteit aan de hand van documenten kunnen aantonen.
Daarnaast is het streven om deze overgangsperiode per medio april 2022 uit te breiden. En toe te passen op staatlozen en onderdanen van andere derde landen dan Oekraïne. Zij zijn verplicht om aan te tonen dat zij op 23 februari 2022 in Oekraïne internationale bescherming genoten. Of in het bezit waren van een geldige verblijfsvergunning zoals het Oekraïens voorschrijft naar recht is afgegeven.

Meldplicht bij UWV

Belangrijk voor werkgevers geldt een meldplicht voorafgaand aan het in dienst nemen van een Oekraïense ontheemde.
Vanaf 1 april moet elke werkgever, ten minste 2 werkdagen voordat het dienstverband start, een melding doen bij UWV. Het gaat om een WB14035685 formulier.
Voor werkgevers die tussen de overgangsperiode van 04 maart 2022 en 01 april 2022 reeds een ontheemde in dienst hebben genomen geldt dat zij deze voor 15 april 2022 bij UWV moeten melden.

Let op: Een Oekraïense ontheemde mag niet als ZZP’er werken, alleen in loondienst.
UWV controleert of de gegevens in de melding compleet zijn en registreert de gegevens. Inspectie SZW controleert of werkgevers tijdig de melding bij UWV doen. Niet melden is een overtreding waarvoor de werkgever een boete kan krijgen.

ET- of 30% regeling Oekraïense ontheemden – Praktische tips

Bij het in dienst nemen van een medewerker die onder deze regeling valt, dient u als werkgever altijd de identiteit vast te stellen van de nieuwe medewerker.
Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij alle andere medewerkers door het controleren van het ID-card/Paspoort ten overstaan van de medewerker en het maken en vastleggen van een kopie ID-card/Paspoort.
Indien er geen identiteitsbewijs meer aanwezig is (of geen Oekraïens), dan kunt u het beste contact opnemen het IND of het werkgevers servicepunt. Contactgegevens vind u in onderstaande Link.

ET-regeling toepassen of beschikking 30%-regeling aanvragen voor Oekraïners?

Ofschoon Oekraïners uit het buitenland komen (voor ons gezien), zijn het geen arbeidsmigranten. Oekraïners die gevlucht zijn uit hun woonland hebben dit niet gedaan met als doel om in Nederland te komen werken. De reden van vertrek is de oorlog en vanuit deze status kan er ook in Nederland verbleven en gewerkt worden als niet-EU burger (derdelander). De bijzondere status van ontheemde heeft als gevolg dat er (tijdelijk) ook in Nederland gewerkt mag worden, zonder tewerkstellingsvergunning.

Voor het toepassen van de ET-regeling (convenant ABU/NBBU met de Belastingdienst) en het verkrijgen van de 30%-regeling gelden een aantal voorwaarden waaraan de aanvrager/medewerker dient te voldoen.

Een daarvan is het doel waarom de arbeidsmigrant naar Nederland is gekomen. Het woord zegt het al, het gaat om arbeidsmigranten die met als doel het werken naar Nederland zijn gekomen. Hieraan voorafgaand heeft een werving door de werkgever in Nederland in het woonland van de beoogde arbeidsmigrant plaatsgevonden.

Beide situaties gelden niet voor ontheemden. Daarnaast zijn er nog diverse andere voorwaarden waaraan een ontheemde niet voldoet en wel dient te voldoen om in aanmerking te komen voor een juiste toepassing van de ET- of 30% regeling.

Wij gaan hier niet verder gedetailleerd op in, daar er reeds niet aan de eerste vereisten zoals beschreven wordt voldaan.

Loonheffingen: Tabel voor Derdelanders

Voor de loonheffingen bestaan er meerdere tabellen, waarbij u als werkgever de juiste dient toe te passen, afhankelijk van de situatie van de werknemer. Nu de status van ontheemde tijdelijk is en zij niet in Nederland wonen (permanent) en zij ook geen woonland in de EU/EER hebben, dient de Loonheffingen tabel voor Derdelanders gebruikt te worden.

Adresgegevens: Op zowel de arbeidsovereenkomst, de loonheffingenverklaring als ook op de loonstrook dient het (oorspronkelijk) woonadres in Oekraïne vermeld te worden.

Bij het in dienst nemen van een medewerker die onder deze regeling valt, dient u als werkgever altijd
Rijbewijs: indien de Oekraïense werknemer (ontheemde) voor het werk gebruik dient te maken van een voertuig waarvoor een rijbewijs vereist is, dan dient u extra goed op te letten. Er is momenteel nog onduidelijkheid of het rijbewijs van een ontheemde wel/niet geldig is en zo ja hoe lang vanaf het moment dat deze in Nederland verblijft. Volgt u daarom de informatie van het CBR goed.

Meer informatie over ET- of 30% regeling Oekraïense ontheemden

In onderstaande bronvermelding staan diverse links naar overheids- en andere (hulp)instanties die informatie kunnen geven over dit onderwerp.

Bron:
kvk, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen 2022 in verband met een tijdelijke vrijstelling van de tewerkstellingsvergunningsplicht, Wijziging van de Regeling melding Wet arbeid vreemdelingen

Dit artikel is een verdiepingsslag welke past bij een eerder gespreven ET-special, bekijk in het overzicht artikelen over deze ET-regeling.