Help, ik heb een afwijking!

In iedere organisatie groot of klein, gaat er weleens iets niet goed. Een fout maken is menselijk en vroeg of laat, kan een organisatie daar een keer tegenaan lopen. Het doel is foutloos te werken, maar helaas lukt dat niet altijd.

Een fout is misschien ook niet altijd het juiste woord, iets wat niet goed is gegaan, iets wat anders bedoeld is, iets wat anders begrepen is of een automatiseringsprobleem kan ook leiden tot een afwijking. Een afwijking is dan ook een beter woord.

Een afwijking is dus menselijk, maar hoe ga je hier nu mee om? Geen organisatie vindt het leuk als er iets niet goed is gegaan, herstellen is de eerste logische reactie, maar eigenlijk moet je verder gaan dan alleen herstellen. Hoe is de afwijking ontstaan?

4-O-systematiek

Een goede methode om met een afwijking om te gaan, is gebruik te maken van de zogenaamde 4-O-systemathiek. Er worden 4 stappen doorlopen:

• Oorzaak
• Omvang
• Oplossing
• Operationaliteit

Bij diverse keurmerken is herstel volgens 4-O-systematiek voor bepaalde afwijkingen verplicht, zo ook bij het SNA-keurmerk. Er wordt gebruik gemaakt van een herstelformulier, het 4-O-rapport.

We hebben gemerkt dat nog niet voor iedereen duidelijk is hoe de 4-O-systematiek werkt en wat er precies wordt verwacht, dus nemen we u in deze blog nog eens mee in de systematiek.

Oorzaak

Er is een afwijking geconstateerd!
Dat iets niet goed is gegaan, is goed vast te stellen, maar hoe komt het dat iets niet goed is gegaan? Om hier achter te komen, is het verstandig om jezelf een aantal vragen te stellen. Afwijkingen kunnen voortkomen uit een fout in de gebruikte software, verkeerde instellingen, onbekendheid, gebrek aan kennis, foutieve procedure, niet goed gebruikte procedure of misschien wel een menselijke vergissing.

Omschrijf de oorzaak in het 4-O-rapport.
De oorzaak van de afwijking is van belang om vervolgens te kunnen bepalen wat de omvang is van de afwijking.

Omvang

Hoe groot is het probleem? En zou het vaker kunnen voorkomen? Zijn er financiële gevolgen en hoe groot zijn die? De omvang moet onderzocht worden en duidelijk worden beschreven in het 4-O-rapport.
Er is een oorzaak en een omvang, de volgende stap is de oplossing.

Oplossing

De afwijking moet volledig hersteld worden. De oorzaak en omvang is bekend, dus het herstel moet met terugwerkende kracht worden uitgevoerd. Beschrijf in het 4-O-rapport hoe het herstel is uitgevoerd. Uiteraard zal het herstel ook met onderbouwende stukken moeten worden aangetoond.

Toekomstgericht wil je de afwijking natuurlijk ook voorkomen, dus er zullen maatregelen moeten worden genomen voor de operationaliteit.

Lees de rest van de blog hier.

Bron: Flexnieuws.nl

Elke maand schrijven wij nieuwe actuele nieuwsitems. Benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier al onze nieuwsartikelen. Wil je graag maandelijks een mail ontvangen met alle actuele nieuwsitems, stuur dan een mail naar contact@cicero.nl.