Reiskostenvergoeding vanaf februari ’21

In mei 2020 heeft de staatsecretaris van Financiën bekend gemaakt dat werkgevers in 2020 de vaste reiskostenvergoedingen onbelast mochten blijven doorbetalen, ondanks de gehele coronacrisis en de verandering in het reispatroon van de werknemer. Dit betekende dat werkgevers de reiskostenvergoeding onbelast konden blijven betalen. De voorwaarde was wel dat de vaste reiskostenvergoeding al vóór 13 maart 2020 was toegekend aan de werknemers. In het najaar is bekend gemaakt dat deze regeling per 01 januari 2021 zal komen te vervallen. Door de laatste ontwikkelingen is deze datum doorgeschoven naar 01-02-2021. Maar wat betekent de wijziging voor werkgevers en werknemers zodra deze definitief ingaat?

Vaste reiskostenvergoeding

Voor de goede orde: het gaat hier om de vaste reiskostenvergoeding die een werkgever aan een werknemer toegezegd heeft en periodiek uitkeert.

Ten eerste is het van belang om even stil te staan hoe de Belastingdienst in ‘normale’ situaties omgaat met de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen werknemers een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) tot maximaal €0,19 per kilometer als de werknemer voor zijn werk naar een vaste plek reist. Deze regel geldt zowel voor het openbaar vervoer als het reizen met eigen vervoer. De hoogte van de vergoeding wordt gebaseerd op het aantal keren per jaar dat de werknemer de reizen aflegt en de afstand van deze reizen. Er dient aan een aantal fiscale voorwaarden voldaan te zijn. Een van deze voorwaarden is dat een werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist (de zogenoemde ’36-weken of 128-dagen eis’).

Tot 6 weken na verandering aanpassen

Deze vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding mag tot zes weken na verandering van het reisgedrag doorlopen op basis van de oude situatie. Daarna dient de vergoeding aangepast te worden aan de hand van het veranderde reispatroon. Dit betekent dat werkgevers de reiskostenvergoeding moeten stopzetten of wijzigen als de werknemer bijvoorbeeld gaat verhuizen, minder dagen gaat werken of langdurig ziek is. Deze wijziging werd in de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis niet doelmatig en ongewenst geacht. Om deze reden heeft de staatssecretaris bepaald dat werkgevers in 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeven te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van de werknemer. Dit betekende dat veel werknemers de vaste reiskostenvergoeding zijn gaan zien als een soort verkapte thuiswerkvergoeding.

Nieuwe reiskostenvergoeding regeling vanaf 01 februari 2021

Vanaf 01 februari 2021 mogen werknemers voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Let op: deze datum kan weer wijzigen op het moment dat de staatsecretaris hier aanleiding voor ziet. Op het moment van schrijven (24-12-2020) is dit de laatst bekende informatie.

Vaste reiskostenvergoeding kan komen te vervallen

Enkel de daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij vergoed worden door de werkgever. Voor veel werknemers zal dit betekenen dat de vaste reiskostenvergoeding zal komen te vervallen, aangezien er niet meer voldaan zal zijn aan de 36-weken of 128-dagen eis. Indien niet aan deze eis voldaan kan worden, dient op basis van declaratie of nacalculatie vergoed te worden.

Voor werkgevers is het daarom van belang om vanaf 01 februari 2021 het (veranderde) werk- en reispatroon van de werknemers in kaart te brengen. En alle vaste reiskostenvergoedingen opnieuw te onderzoeken. Werkgevers dienen goed in de administratie vast te leggen op welke dagen er thuis of kantoor worden gewerkt. Dit laatste is bijvoorbeeld mogelijk door de werknemers te laten inklokken. Hiervoor zijn echter wel aanpassen nodig in het personeelsreglement.

Opnieuw berekenen aan het einde van het jaar

Mocht aan het begin van het jaar nog niet duidelijk zijn hoeveel dagen de werknemer op kantoor thuis zal werken. Dan moet de reiskostenvergoeding misschien aan het eind van het jaar weer opnieuw worden berekend.

Tevens dienen de werkgevers de nieuwe manier en werkwijze van vergoeden tijdig te communiceren aan de werknemers. En dit ook af te stemmen met de ondernemingsraad wanneer deze aanwezig is binnen het bedrijf.

Fiscale consequensties voor arbeidsrechtelijke reiskosten

Let op: er is een verschil tussen de fiscale behandeling van uitgekeerde reiskosten (zoals in dit artikel beschreven) en de arbeidsrechtelijke regeling die een werkgever met een werknemer overeengekomen kan zijn. Wanneer reiskosten arbeidsrechtelijk niet gewijzigd kunnen worden en doorbetaald worden, dan kan dit dus fiscaal consequenties hebben. In dit geval kan het (verhoogde) WKR budget mogelijk uitkomst bieden. Raadpleeg bij twijfel uw adviseur hierover.

Bron: Taxence, Advocatie, Officiële bekendmakingen, Officiële bekenmakingen en Belastingdienst