Payrolling: Welke keuze maak ik als opdrachtgever

In de eerste blog hebben we op vijf elementen een “juridische pasfoto” gemaakt van de payrollkracht. In de tweede blog hebben we op acht elementen de rechten van de payrollkracht weergegeven. En dit doen we door een vergelijking te maken met een uitzendkracht en een medewerker in dienst bij uw eigen onderneming. Uit die twee blogs blijken de verschillende risicoprofielen. En het is duidelijk geworden dat de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) heeft geleid tot nieuwe risico’s, waarvan de juridische gevolgen niet altijd even duidelijk zijn.

De toegenomen complexiteit bij de keuze hoe een flexwerker in te zetten noopt tot een duidelijke strategie en taakverdeling binnen een organisatie; er moet een keuze gemaakt worden tussen inzet als payrollkracht, als uitzendkracht of direct dienstverband bij de eigen onderneming. Die keuze heeft al invloed op de manier van werven. Het gaat dan om de vraag welk doel de onderneming nastreeft met de inzet van die medewerker. Er zijn nog veel meer factoren die de uiteindelijke keuze bepalen. Wordt dit niet bewust gedaan, dan kunnen mogelijk risico’s onopgemerkt blijven. Tegen welke prijs worden deze genomen? En hoe kunnen deze risico’s beperkt worden.

In deze blog gaan we hier nader op in.

Belangrijke factoren bij de keuze hoe een Flexkracht in te zetten

Er kunnen talloze redenen zijn om voor een bepaald model van tijdelijke inzet van flexwerkers te kiezen, die per bedrijf en naar gelang omstandigheden kunnen verschillen. We noemen er een aantal:

• Omvang van het werk, is er bijv. sprake van seizoensarbeid of piek/ziek
• Duur van het project; kort of lang
• Vervangbaarheid van de medewerker
• Complexiteit van het werk
• Soort functie; afbreukrisico, schaarste
• Fluctuaties binnen het project
• Capaciteit van de onderneming om zelf de juiste mensen te werven

Voorbeeld

Een eerste voorbeeld is een technisch hoogwaardige functie, waarvoor moeilijk in Nederland zelf gekwalificeerde kandidaten te vinden zijn en waarvoor ook derdelanders in aanmerking komen. Misschien is een werkvergunning nodig, de 30% regeling is van toepassing, er is huisvesting nodig en enige sociale begeleiding om de weg in Nederland te vinden. Op de loonlijst bij een gespecialiseerde ondernemingen die deze faciliteiten kan bieden en de weg weet in alle regels die hiermee samenhangen lijkt dan een verstandige keuze.
Een tweede voorbeeld is een kippenvanger. Vuil en zwaar werk op onregelmatige tijden. Geen cao, minimumloon. Makkelijk vervangbaar, maar moeilijk mensen te vinden. Veelal zijn Oost-Europeanen uit landen met lagere lonen bereid dit werk te doen. Alleen ondernemingen die de weg kennen in die landen of streken kunnen sourcen.

Een laatste voorbeeld zou een bouwvakker kunnen zijn. Bouw gebeurt veelal op projectbasis. De projectmanagers en werkvoorbereiders weten heel goed welke mensen met welke vaardigheden nodig zijn om de klus te klaren. Vakkrachten worden door de projectorganisatie zelf aangetrokken maar ze worden ook geworven via uitzendbureaus. Ook hier speelt het kunnen vinden van de goede mensen op juiste tijd tegen de juiste prijs een belangrijke rol.

Naast de bedrijfseigen argumenten spelen de volgende afwegingen mede een rol:

• Behoefte aan dienstverlening en ontzorging door een derde partij
• Prijs en risico’s

Behoefte aan dienstverlening

De opdrachtgever kan alleen kiezen voor “zelf doen” als ze daar ook toe in staat is. Een voorbeeld is het leveren van huisvesting. Voor veel bouwondernemers zou het zeer lastig zijn om een buitenlandse bouwvakker te huisvesten. De uitzendbureaus waarmee ze werken zijn daarop ingericht. Zo zijn er vele soorten dienstverlening rondom Flexwerk te bedenken.

Prijs en risico

De combinatie van de vijf elementen die de “juridische pasfoto” van de medewerker vormen én de acht elementen die de rechten van de flexwerker weergegeven bepalen uiteindelijk de initiële kostprijs. Daarmee is de feitelijke prijs nog niet bepaald. Prijs en risico zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een initiële lage prijs kan feitelijk duur uitpakken en andersom.

Hieronder bieden wij inzicht in een aantal factoren waarmee rekening dient te worden gehouden bij de inhuur van flexwerkers. Er zal per geval een vergelijking moeten worden gemaakt tussen de situatie dat een werknemer rechtstreeks in dienst is van een opdrachtgever en de situatie dat het een flexwerker betreft. Waarbij rekening dient te worden gehouden met het onderscheid tussen payrollkrachten en uitzendkrachten.

Factoren

• Prijs
  • Sectorindeling (ZW en WGA (WHK))
  • Uurloon en overige arbeidsvoorwaarden, waaronder ook pensioen
  • Vergoedingen bij ontslag zoals de transitievergoeding
  • Leegloop
  • Loondoorbetaling bij ziekte en re-integratie
  • Werving- en selectiekosten
• Risico’s
  • Outsourcingsrisico’s
  • Ketenrisico’s en aansprakelijkheid
  • Juridische kosten
  • Imagoschade
• Aanvullende factoren
  • Werving- en selectie
  • Beschikbaarheid huisvesting
  • Beschikbaarheid vervoer
  • Flexibiliteit en ontslag(mogelijkheden)
  • Binding van werknemers

De inzet van flexwerkers en het uitvoeren van werkgeverstaken is complex geworden om zomaar wat te doen. Wanneer er strategisch en met een stappenplan gewerkt wordt, is duidelijk wie zich waarmee bezighoudt, met welk doel en wat de risico’s en de kansen zijn. Zowel voor de formeel werkgever alsmede voor de opdrachtgever en de flexwerker. Dit geldt voor iedere ondernemer, groot of klein.
Wanneer een onderneming denkt een uitzendkracht in te huren, maar het blijkt een payrollkracht te zijn, dan kunnen grote risico’s op loonclaims ontstaan.

Voorbeeld in geval van de medewerker die (zoals geschetst in Blog 1) reeds ingezet via een uitzendonderneming maar moest stoppen op initiatief van deze uitlener maar toch behouden moet worden voor de onderneming. Wordt deze dan op uitzendbasis via een derde opnieuw ingezet en blijkt dit een payrollkracht te zijn, dan kan de schade achteraf ongewild groot zijn.

Flexwerkers zijn mensen

Inhuren van flexwerkers is meer dan prijs en risico’s. De grootste uitdaging van de toekomst is het vinden én behouden van talent. Uw klanten zijn net mensen. Natuurlijk zegt u. Hetzelfde geldt voor flexwerkers die u inhuurt. Vele elementen die belangrijk zijn in de kantrelatie die u hebt met uw klanten zijn ook toepasbaar op flexwerkers die u inhuurt. Klanten hebben de keuze om bij u in te kopen of niet. Dat hebben flexwerkers ook. Zoals u omgaat met uw klanten, zo zou u ook met flexwerkers dienen om te gaan. Zeker met het oog op schaarste als het aankomt op talent, is een strategische aanpak van inhuur van flexwerkers in het belang van een gezonde en toekomstbestendige werkklimaat onmisbaar.

Het is belangrijk voor alle partijen die flexwerkers inhuren dat:

1.  Er een bewuste keuze wordt gemaakt via welk kanaal flexwerkers worden ingehuurd;
2. De operationele uitvoering hiervan helder belegd is in de organisatie;
3. Men zich realiseert dat flexwerkers ook mensen zijn en behoren tot het menselijk kapitaal van uw onderneming. Behandel uw flexwerkers net zoals u uw klanten zou behandelen;
4. Vooraf duidelijk is onder welke voorwaarden de inhuur van flexwerkers plaatsvindt;
5. Erop wordt toegezien dat flexwerkers correct worden beloond en de formeel werkgever in dat kader beschikt over de benodigde certificaten. Het is dan het overwegen waard om een strategische samenwerking aan te gaan met een klein aantal gespecialiseerde partners die gecertificeerd zijn voor NEN 4400-1 en PayOK en die bereid zijn om transparant werken met hun opdrachtgevers;
6. Goede schriftelijke afspraken worden gemaakt tussen de opdrachtgever en de formele werkgever.