Wijzigingen SNF-keurmerk per 1 september 2021

Het bestuur van SNF heeft eind 2019 besloten om wijzingen door te voeren in het SNF keurmerk. Hiermee verdwijnen de bestaande registers SNF regulier en SNF inhuur en ontstaat er één SNF register waar in zijn opgenomen een administratieve controle en een locatiecontrole. Een groot verschil is de 100% controle van de locaties, het aanjaagteam van Emile Roemer heeft daartoe ook geadviseerd. De wijzigingen gaan per 1 september in hieronder zetten wij de veranderingen voor u uiteen. Voor de nieuwe norm en reglementen zie ook Stichting Normering Flexwonen

De belangrijkste SNF-keurmerk wijzigingen zijn:

1. Per 1 september 2021 start de 100% – controle van alle huisvestingslocaties
2. Per 1 september 2021 vindt de jaarlijkse administratieve inspectie plaats.
3. Vanaf 1 juni 2021 is in de norm opgenomen dat in elke locatie voldoende gelegenheid moet zijn om de was te (laten) doen. En is ‘toezicht en beheer’, zowel vanuit het oogpunt van de omwonende als vanuit de bewoners, toegevoegd aan de norm.

Bureau Cicero voert nu ook locatie inspecties uit

Vanaf heden kunt u ook bij Bureau Cicero terecht voor de uitvoering van de locatie inspecties, in samenwerking met onze partner SKW certificatie. Bent u al SNF inhuur klant dan nemen we contact met u op.

Locatieregister

Er is een nieuw locatieregister waarin u tijdig, in ieder geval maandelijks uw locaties moet invoeren, dit vormt de basis voor de SNF controle. Dit locatieregister dient dan ook vooraf aan het inplannen van de controle volledig te zijn gevuld. Voor meer informatie zie Locatieregister | Stichting Normering Flexwonen.

100% locatie controle

Waar voorheen middels een steekproef de geselecteerde huisvestingslocaties werden beoordeeld worden nu alle locaties (100%) getoetst. Afhankelijk van het aantal locaties worden de controles in meerdere periodes opgedeeld. Hierdoor worden er efficiëntere routes gemaakt.

Eerste keer 100% controle

De 100%-controle heeft, met name voor grote huisvesters, een grote impact. Om de kosten en het werk te verminderen geldt het volgende:

• de eerste periode van de 100%-controle wordt verlengd, namelijk van 1 september 2021 t/m 31 december 2022. Dat betekent dat u 15 maanden de tijd heeft i.p.v. 12 maanden.
• alle locaties die in de periode 1 september 2020 t/m 31 augustus 2021 zijn geïnspecteerd hoeven in die eerste periode van de 100%-controle niet nogmaals te worden geïnspecteerd.

Dit betekent dat duizenden locaties al gecontroleerd zijn en dus niet nogmaals op hoeven te gaan voor inspectie.

Eerst verantwoordelijke en ander belanghebbende

Regelmatig werd er door meerdere ondernemingen gebruik gemaakt van één huisvestigingslocatie. Deze locaties werden dan vaak dubbel gecontroleerd. Om dit te voorkomen dient van elke locatie bekend te zijn wie de eerst verantwoordelijke (EV) en/of een andere belanghebbende (AB) is. De locaties worden enkel gecontroleerd op rekening en risico van de eerstverantwoordelijke onderneming. Bekijk hier het filmpje voor meer informatie omtrent het onderscheid in verantwoording.

Bonusregeling

In 2023 komt er een bonusregeling. Ondernemingen die in de eerste periode van de 100%-controle goed resultaat Voorafgaand aan de locatie inspecties dient jaarlijks een administratieve inspectie plaats te vinden. Deze administratieve controle lijkt veel op de SNF inhuur inspectie . Er zijn echter een aantal wijzigingen:

Wijzigingen administratieve controle

Voorafgaand aan de locatie inspecties dient jaarlijks een administratieve inspectie plaats te vinden. Deze administratieve controle lijkt veel op de SNF inhuur inspectie . Er zijn echter een aantal wijzigingen:

Volledigheid van het locatieregister

De volledigheid van het locatieregister wordt gecontroleerd, zorg er dus voor dat deze is maandelijks wordt geactualiseerd en uiterlijk een week voorafgaand aan de inspectie is bijgewerkt. Op het moment dat er hotel, b&b of buitenlandse locaties  tot een afstand van 50km over de Nederlandse grens (hemelsbreed) zijn dienen deze ook in het locatieregister opgenomen te worden.

Goed werkgeverschap

• Uitzendondernemingen dienen in het bezit te zijn van het SNA-keurmerk.
• Agrarische ondernemingen in sectoren open teelt en glastuinbouw dienen de verklaring goed werkgeverschap beschikbaar te hebben.
• Ondernemingen in de champignonsector dienen geregistreerd te zijn bij Fair Produce.

Toezicht en beheer

• De locatie en directe omgeving (pand, tuin garage/schuur) worden aantoonbaar door de onderneming gecontroleerd op staat van onderhoud. Dit onderhoud moet aantoonbaar plaatsvinden indien nodig.
• Direct omwonenden zijn aantoonbaar geïnformeerd wie het aanspreekpunt is bij de onderneming in geval van vragen of klachten. De naam en het rechtstreekse telefoonnummer moet daarbij kenbaar zijn gemaakt.
• Het is op eenvoudig en laagdrempelig om klachten en complimenten gemeld te krijgen. De onderneming heeft daarvoor een proces ingericht. De klachten worden ook meegenomen in het beheer van de locaties.

Voorbereiding administratieve inspectie

Om de administratieve inspectie goed voor te kunnen bereiden hebben wij voor u alvast de nieuwe checklist online geplaatst. Deze kunt u hier vinden. Als er vragen zijn neem dan contact op met uw inspecteur.

Samenwerking SKW Certificatie

Net als voorgaande jaren werkt Bureau Cicero voor deze inspecties samen met haar partner SKW Certificatie. Daarbij voert SKW Certificatie in opdracht van Bureau Cicero de locatie inspecties uit.

De administratieve inspectie vindt voorafgaand aan de locatie inspectie, een aantal weken vóór de vervaldatum van het keurmerk plaats. De administratieve inspecties worden door Bureau Cicero uitgevoerd en vinden remote (op afstand) plaats.

Overgangsperiode

Alle gewijzigde eisen in de norm die nog niet in een voorgaande versie van de norm waren opgenomen, dienen één maand na publicatie van de betreffende versie van de norm te zijn doorgevoerd en worden dan ook in alle controles die vanaf één maand na publicatie plaatsvinden gehanteerd. De nieuwe norm is op 9 augustus gepubliceerd. Zie Stichting Normering Flexwonen.

Licentiekosten

Om de kosten van de 100%-controle te compenseren worden vanaf 1 september 2021 géén licentiekosten meer in rekening gebracht.

Vragen over SNF-keurmerk wijzigingen?

Heeft u vragen over bovenstaande? Of wilt u meer weten over het SNF-keurmerk? Neem dan direct contact met ons op, of vraag uw inspecteur naar de wijzigingen die voor u van toepassing zijn.