Inlenen van in het buitenland gevestigde uitzendbureaus

Ervaringen uit het werkveld: Inlenen van in het buitenland gevestigde uitzendbureaus: A1-verloning, loonbelasting en risico’s die u kunt beheersen.

Uitzendkrachten inlenen van buitenlandse uitzendbureaus. Waar moet ik dan opletten?

Bureau Cicero heeft inmiddels ruim 50 NEN 4400-2 inspecties in het buitenland uitgevoerd. Waarvoor is deze specifieke SNA norm bedoeld? Voor in het buitenland gevestigde uitzenders, detacheerders en onderaannemers die op de Nederlandse markt actief zijn.

Je leest in deze blog welke risico’s er kunnen zijn en hoe deze beheerst kunnen worden op basis van ‘ervaringen uit het werkveld’.

Onbekend maakt onbemind

‘Wat de boer niet kent dat (vr)eet hij niet’ is een oud gezegde. Maar als de krapte op de arbeidsmarkt groot is en specialisten simpelweg meer niet te vinden zijn in Nederland, dan is de stap naar Europa snel gemaakt. De Nederlandse (werk)grenzen zijn immers open voor EU/EER-burgers en Zwitsers. Dit geldt zowel voor werknemers die naar Nederland uitgezonden worden als ook voor buitenlandse ZZP’ers/freelancers die werk willen aannemen in Nederland.

Risico’s voor niet betaalde loonbelasting

Als uw onderneming zaken doet met een in het buitenland gevestigde onderneming dan gelden dezelfde keten- en inlenersaansprakelijkheidsrisico’s voor niet betaalde loonbelastingen als wanneer u zaken doet met een in Nederland gevestigde uitzender.
Voor de BTW is het gebruikelijk dat de BTW door de buitenlandse leverancier naar uw onderneming verlegd is (intracommunautaire diensten). Hierdoor is het BTW risico in de regel nihil.
In het buitenland gevestigde uitzenders die arbeid ter beschikking stellen aan uw onderneming in Nederland moeten vanaf de eerste werkdag loonbelasting afdragen aan de Belastingdienst voor de aan u uitgeleende werknemers. De Belastingdienst kan voor niet betaalde of juist aangegeven loonbelasting met terugwerkende kracht over 5 jaren een naheffingsaanslag opleggen. De keten- en inlenersaansprakelijkheid geldt dus ook voor zaken doen met buitenlandse leveranciers. Ook als u de facturen van het uitzendbureau uit het verleden al volledig betaald heeft.
Om aangifte loonbelasting te kunnen doen dient de buitenlandse leverancier van uitzendkrachten bij de Kamer van Koophandel (KvK) op grond van de WAADI (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs) ingeschreven te staan. Let op: alleen dan kan men ook daadwerkelijk aangifte en afdracht loonbelasting doen. Check dus altijd eerst of uw (aanstaande) leverancier bij de Nederlandse KvK ingeschreven staat met de juiste gegevens.

A1-verklaring – doel en misverstanden

Wordt er gewerkt met een geldige A1-verklaring dan weet u waarschijnlijk dat de afdrachten voor sociale verzekeringspremies van de ingeleende medewerkers in het buitenland worden geregeld. Is de A1-verklaring niet aanwezig of niet geldig, dan loopt uw onderneming het risico op naheffing van de voor Nederland geldende SV-premies over de totale omvang van het belastbare loon in Nederland. Een A1-verklaring is o.a. alleen geldig als uw bedrijf en het adres waar de werkzaamheden uitgevoerd worden op de A1-verklaring vermeld staat. Dit is een belangrijk onderdeel van een correcte A1-verklaring evenals de geldigheidstermijn die erop vermeld staat.
Voor de duidelijkheid: als er een A1-verklaring is dan zegt dit niets over de loonbelasting. Deze dient bij het uitzenden van een medewerker door een buitenlandse werkgever naar een Nederlandse opdrachtgever altijd door de buitenlandse uitzender zelf, vanaf de eerste dag van inzet, bij de Belastingdienst te worden aangegeven en afgedragen. Hierop bestaat geen uitzondering. Uitzenden, ter beschikking stellen, inlenen van arbeidskrachten, al deze activiteiten vallen onder de categorie “leiding en toezicht bij de opdrachtgever”, waardoor toepassing WAADI en ook de afdracht loonbelasting door de feitelijke werkgever uit het buitenland toepast moet worden conform de wet- en regelgeving in Nederland.

In- en doorlenen

Het in- en doorlenen van een medewerker met A1-verklaring die in dienst is van een buitenlandse uitzender is niet toegestaan; Alleen onder specifieke omstandigheden is dit mogelijk. Naast kennis van de A1-verklaring en regels hieromtrent dienen specifieke overeenkomsten met de feitelijk werkgever in het buitenland en de eindklant gesloten te worden. Het in- en doorlenen vraagt om specialistische kennis van de wet- en regelgeving hieromtrent.

Beheersen risico’s bij het inhuren van buitenlandse uitzendbureaus

Door een storting op de G-rekening van de buitenlandse uitzender beperkt u het risico op een claim van de Belastingdienst inzake de loonheffingen die niet (volledig) zijn afgedragen. Wanneer u zaken doet met een NEN 4400-2 gecertificeerde uitzender en u stort 20% op de G-rekening van deze leverancier en er wordt voldaan aan de overige criteria van de disculpatieregeling, dan geniet u op grond van het convenant tussen SNA en de Belastingdienst vrijwaring op claims van de Belastingdienst. Op het moment dat de uitzender niet gecertificeerd is het vanuit de NEN 4400-1 norm verplicht om bij verlegde BTW leveringen 40% op de G-rekening te storten van de buitenlandse uitzender.

Welke risico’s zijn er nog meer?

Deze vrijwaring via SNA/NEN 4400-2 certificering van de belastingdienst geldt niet voor boetes vanuit Inspectie SZW voor overtredingen en/of inzake andere verlegbare risico’s naar uw onderneming. Denk onder andere aan claims of boetes inzake:

• Wet op het minimum loon (WML) en minimum vakantiebijslag
• WagwEU, via de WAADI en WAS ketenaansprakelijkheid tot betaling van de inlenersbeloning bij de opdrachtgever/inhuurder (ookwel Equal Pay genoemd)
•  Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) bij geen gerechtigdheid tot werken in Nederland
•  De Wet Aanpak Schijnconstructies, (WAS). Verbod op inhoudingen op en plicht tot girale betaling van het netto equivalent van het WML
•  Wet op de arbeidstijden en arbeidsomstandigheden

Ten overvloede: op uw onderneming rust de plicht om, voorafgaand aan het werken met werknemers van derden partijen, zelf de identiteit en daarmee de gerechtigdheid tot werken in Nederland van deze medewerkers te controleren.

Inlenersbeloning / WagwEu

Werknemers die u inleent via een in het buitenland gevestigde uitzender / detacheerder dienen het gelijke loon te ontvangen als werknemers in gelijke functie van uw onderneming. Dit is voor een leek een lastig te controleren kwestie, maar bij onderbetaling loopt u als inlener veel risico.
Zowel het loon en de doorbetaling van het minimum aantal vakantiedagen, de ATV/ADV-vergoeding, het vakantiegeld, de reiskosten en de toeslagen voor onregelmatigheid en/of overwerk conform inlenersbeloning moeten juist, volledig en tijdig betaald worden aan de medewerker. Het netto equivalent van het WML moet per bank op de eigen rekening van de medewerker betaald zijn.
En hoe zit het met inhoudingen voor huisvesting? Mogen die nu wel of niet gedaan worden en zo ja, ook onder het WML? En hoe weet u dat het loon daadwerkelijk is uitgekeerd en hoe kan een buitenlandse loonstrook gecontroleerd worden?

Gevolgen bij overtredingen of onderbetaling

U bent als (eind)opdrachtgever in de keten verantwoordelijk voor claims of boetes uit hoofde van genoemde wetten indien, deze in de keten naar uw onderneming verlegd worden. Dus ook voor gevolgen van onderbetaling (WAS). De gerechtigdheid tot werken in Nederland kunt u zelf controleren, maar daarna wordt het echt complex.
De risico’s die tot een nabetaling of boete kunnen leiden, kunnen tot ver na het einde van de inzet van de medewerker op uw onderneming verhaald worden. En dit gebeurt ook regelmatig en tot zeer hoge bedragen, zo zien wij in de praktijk. Vaak gebeurt dit via vakbonden als FNV of CNV maar ook medewerkers kunnen individueel het na te betalen loon claimen bij de opdrachtgever. Inleners treffen dan vaak om een rechtszaak te voorkomen een regeling met de vakbond of de individuele medewerker. Des schade hiervan kan behoorlijk oplopen. Zeker als het een onderbetaling betreft onder het minimumloon dan kan Inspectie SZW daarnaast nog een fixe boete opleggen.

Meten is weten!

U kunt daarvoor een gespecialiseerde inspecteur inzetten. Die heeft de noodzakelijke vakkennis en expertise op het ingewikkelde terrein van het SNA keurmerk. Deze bestaat uit zowel de NEN 4400-1 als de NEN 4400-2 norm. Ondernemingen die in het online register van de SNA staan kan men doorgaans 2x per jaar controleren. Ook gaat men het kantoor van de onderneming in het buitenland bezoeken. Een leverancier met een SNA keurmerk in combinatie met de juiste G-rekening betaling zorgt ervoor dat u uw fiscale risico’s kunt afdekken.
Wilt u de risico’s beheersten t.a.v. de juiste betaling van het juiste cao loon of inlenersbeloning? Dan kunt u als aanvulling op een NEN 4400-2 inspectie ook kiezen voor het PayOK keurmerk. De PayOK norm controleert dieper en systematischer op de juiste loonbetalingen. En neemt hierin alle risico’s die hierop betrekking hebben mee.

Laten meten is weten, of wilt u het liever zelf doen? Deze keuze mag u altijd zelf maken.

Elke maand schrijven wij actuele nieuwsartikelen. Bent u benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier onze nieuwsartikelen. Wilt u graag onze maandelijkse nieuwsbrief ontvangen, stuur dan een mail naar contact@cicero.nl.