4 0 – Systematiek voor de NEN 4400

Met ingang van 1 januari 2022 verandert de herstel wijze van afwijkingen, die betrekking hebben op de steekproef, bij NEN 4400 inspecties. Gebruik van de 4 O – Systematiek is nodig. Wat deze 4 O – Systematiek voor u inhoud leest u hier.

Afwijkingen herstellen volgens de 4 O -Systematiek

De Stichting Normering Arbeid (SNA) heeft besloten dat met ingang van 1 januari 2022 afwijkingen die betrekking hebben op de steekproef bij NEN 4400 inspecties hersteld gaan worden middels de zogeheten 4 O – Systematiek. Dit past in de doelstelling van de stichting om kwalitatief betere inspecties te organiseren. Door deze methode krijgt u als ondernemer samen met uw inspecteur een beter inzicht in de oorzaak en verbetering van de afwijkingen die zijn vastgesteld. Kortom een geruststelling als u deze systematiek onder de knie heeft. Uiteraard licht uw inspecteur de methodiek toe en heeft het niet als doel om u op te zadelen met een administratieve last.

Wanneer er een afwijking wordt gevonden in de steekproef is herstel hiervan noodzakelijk. Een herstel bestaat uit een eventuele correctie met terugwerkende kracht. De systematiek voor dit herstel is de 4 O – Systematiek, bestaande uit de beoordeling van de Oorzaak- Omvang- Oplossing en Operationaliteit van de vastgestelde afwijking.

Hoe gaat dit nou in zijn werk?

De 4 O – Systematiek uitgesplitst

Oorzaak

U gaat de oorzaak van de afwijking vast stellen, hierbij kan u een aantal vragen gebruiken:

• Waarom is er gehandeld in strijd met de norm?
• Betreft het een onjuiste procedure?
• Betreft het een foute methodiek?
• Is er voldoende kennis aanwezig?

Omvang

Hiermee beantwoord u de vraag hoe groot de impact is geweest van de afwijking.

Voorbeeld vragen zijn dan:

• Raakt het alle medewerkers of slechts een deel.
• Heeft het ook nadelige gevolgen voor andere punten (sneeuwbaleffect).

Wij vragen u tijdens een inspectie om deze analyse, waarbij we uw onderbouwing gaan beoordelen. Dat kan ook leiden tot het doen van een extra steekproef op de onderbouwing. Het is dus erg belangrijk dat u tijdig begint en het zo transparant mogelijk aanbiedt.

Oplossing

U wilt hier weten of de geconstateerde afwijking is hersteld. Dit gaat niet alleen over het punt dat uw inspecteur heeft vastgesteld maar het gaat vooral om de uitkomst van de omvang analyse.

Indien overeenkomstig de instructie van het normpunt herstel met terugwerkende kracht plaats vindt. Wordt door de inspecteur beoordeeld of dat correct is gedaan. Daarvan dient u bewijsstukken vast te leggen en aan te leveren, waar vervolgens middels een beoordeling (steekproef of een totale controle) de inspecteur vast stelt of de oplossing is doorgevoerd.

Operationaliteit

Tot slot wordt van u verwacht dat de gekozen oplossing ook in de dag- dagelijkse operatie wordt ingebed. Die inbedding dient zodanig te zijn dat dezelfde afwijking in de toekomst niet meer voorkomt. U kunt hierbij denken aan het aanpassen van uw procedure en processen of het ontwikkelen van kennis binnen uw onderneming. Uw inspecteur vraagt u dit bewijs aan te leveren.

Wat betekent dit nu voor u? Bij een minor of major afwijking hersteld u deze zoals u al gewend was, echter nu conform de 4 O – Systematiek zoals hierboven omschreven. U legt de ondernomen acties vast zodat deze te toetsen zijn voor de inspecteur.

We hebben een handig stappenplan en uitleg voor u gemaakt in een infographic, lees deze nog eens door en hou hem bij de hand tijdens het herstel.

Heeft u vragen over de 4 O – Systematiek neem gerust contact met ons op.