Gouden Tips voor een succesvolle inspectie in Covid-19 tijd

Regeren is vooruitzien, een oud gezegde met actuele betekenis

Bureau Cicero heeft afgelopen weken ruim 250 NEN 4400–1, PayOK, PayChecked, SNF-inhuur, ABU en NBBU inspecties op afstand uitgevoerd sinds Covid-19 is uitgebroken. Bijna van de ene op de andere dag zijn onze inspecteurs vanuit huis aan de slag om de dienstverlening aan onze relaties te kunnen blijven garanderen.Daarom hebben wij gouden tips voor een succesvolle inspectie in Covid-19 tijd.

Naast technische hulpmiddelen zoals email, telefoon, MS Teams, Wetransfer, een goed ingerichte IT-omgeving is een goed georganiseerde backoffice van cruciaal belang. Maar om deze nieuwe wijze van werken echt succesvol te maken is vooral van belang: de voorbereiding.

Inspectie op afstand vraagt om een andere planning en manier van werken, niet om andere documenten. De inhoud van een inspectie blijft gelijk, de vorm is beduidend anders.

Net als met topsport moet je op enig moment pieken om succesvol te zijn. Deze prestatie staat in je agenda geschreven en net als iedere topsporter moet je vanaf hier gaan terugrekenen. En bepalen wie jou gaat helpen met het realiseren van het succes. 

De Gouden Tips op een rij

• Je collega‘s, de accountant of het loonadministratiekantoor tijdig informeren.
• De documenten van de Belastingdienst én de KvK-gegevens paraat.
• Maak gebruik van onze hulpmiddelen: De Cicero-checklist en de bijbehorende folder-overzichten voor het opslaan van uw documenten.
• Hou goed bij welke data nog niet compleet is.
• Zet reminders in je agenda:
  • 2 weken voor de inspectiedatum (start met voorbereiding)
  • 1 week voor inspectie (alle data checken)
  • 2 dagen voor inspectie (alle data gereed)
  • en 1 dag voor inspectie alle data verzenden naar de inspecteur

EXTRA TIP: lees de door ons aangeleverde instructies ook goed door. Ook die van de uitvraag voor de steekproef. Plan hiervoor ook tijd in je agenda en zorg dat uw collega’s op dat moment ook tijd hebben ingepland. 

Wanneer u deze planning aanhoudt bent u verzekerd van een succesvolle inspectie op afstand. En het is nog prettiger ook, vooral voor uzelf. 

De inspecteur helpt u op weg

Na de gebruikelijke aankondiging per mail voor het inplannen van de inspectie heeft u contact met de inspecteur. Deze legt u uit hoe de inspectie ingericht wordt en stemt met u de planning af. 

U ontvangt de tools van ons (Checklist, folderstructuur, toelichting op de aanlevering). Daarna kunt u aan de slag. De inspecteur is beschikbaar voor vragen, de planning en het tijdig aanleveren van de data is uw verantwoordelijkheid. We moeten het samen doen.

Wat is onze ervaring?

Het is anders om samen te werken op afstand dan we gewend zijn op locatie. Persoonlijk contact met u in uw bedrijf is het waardevolst als het gaat om communicatie en kennisoverdracht. Toch kan videobellen, email en telefoon dit deels vervangen. Hopelijk voor niet al te lange tijd! 

Onze succesvolle inspecties zijn gekenmerkt door een goede en vooral tijdige voorbereiding. Dit is onze nummer één conclusie en geld uiteraard voor iedere inspectie. 

Tijdige communicatie en het proactief vragen naar zaken die onduidelijk zijn scoort ook hoog op de succesladder. Dat mogen ook vragen zijn over de talrijke wijzigingen in wet- en regelgeving. We leggen het u graag uit.

Denk vooruit en zorg dat uw inspectie soepel verloopt. Dan verloopt ook de inspectie dag zoals gepland en kunt u terugkijken op een succesvolle prestatie, dit keer op afstand. We hopen dat deze Gouden Tips voor een succesvolle inspectie in Covid-19 tijd bijdragen in uw succes.

Bent u geïnteresseerd in onze inspecties op afstand of wilt u meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op. Mail naar contact@cicero.nl of bel 038 – 720 08 21