8 tips voor een succesvolle inspectie: Goede voorbereiding is het halve werk

De nieuwe norm voor het SNA keurmerk is strenger geworden bij het beoordelen van afwijkingen in de steekproef. Een afwijking kan leiden tot een extra inspectie binnen drie maanden en twee afwijkingen kan leiden tot een major afwijking. Voor ondernemingen is het van belang om afwijkingen in een inspectie zoveel mogelijk te vermijden. Dit vraagt om een proactieve houding  waarbij kennis en kunde een centrale rol spelen. Hierbij een aantal tips om goed voorbereid te zijn voor een succesvolle inspectie.

Tip 1: Zorg voor goede software

Veel van de gecertificeerde ondernemingen zijn actief in arbeidsintensieve sectoren. Tussen het moment dat een potentiële werknemer zich aanmeldt en de facturatie van gewerkte uren ligt een heel traject aan administratieve processen. Hoe meer verschillende systemen en methodieken er zijn, hoe groter de kans op een fout. Eén geïntegreerd softwarepakket kan veel afwijkingen voorkomen, omdat het aantal menselijke handelingen daardoor tot een minimum wordt beperkt.

Tip 2: Leg procedures vast

Leg alle werkprocedures schriftelijk vast. Het beschrijven van al die processen lijkt veel werk, maar betaalt zich in de praktijk uit. Zeker in de huidige arbeidsmarkt met een hoog verloop aan personeel is dit belangrijk om fouten en daarmee reparatiewerk te voorkomen. Ook in de nieuwe NEN 4400-norm speelt het hebben van schriftelijke procedures een belangrijke rol.
Lees hierover meer in de blog van collega Linda Bol.

Tip 3: Maak gebruik  van branchemodellen

Werkgeversorganisaties zoals Schoonmakend Nederland, ABU en NBBU hebben voor alle mogelijke schriftelijke overeenkomsten modellen ontwikkeld en houden deze continu actueel. Het staat  iedereen  natuurlijk vrij om eigen modellen te gebruiken. De uitdaging is dan wel om deze up-to-date te houden, bijvoorbeeld op het gebied van de cao. Hier loopt het in de praktijk nog wel eens mis.

Tip 4: Zorg voor een goed kennisniveau

Kennis is de sleutel tot succes. Houd het kennisniveau van interne medewerkers actueel, bijvoorbeeld via gerichte cursussen en workshops over de wet- en regelgeving. Ook hier organiseren werkgeversorganisatie regelmatig cursussen en workshops. Daarnaast is er de mogelijkheid om gebruik te maken van externe deskundigen om het kennisniveau aan te vullen en op peil te houden.

Tip5: Hanteer het Vier-ogen-principe

Wie veel cijfertjes moet invoeren, denk bijvoorbeeld aan de individuele premiepercentages in de salarissoftware, kan snel een tikfout maken. Bij dit soort handelingen is het handig om een tweede medewerker een dubbelcheck te laten doen.

Tip 6: Implementeer de vier “O” systematiek

Een compleet foutloze administratie bestaat niet. Een onderneming moet enerzijds vaak snel handelen, anderzijds moet er heel gestructureerd en nauwgezet worden gewerkt. In dat spanningsveld kan een fout snel gemaakt worden. Is er een afwijking geconstateerd? Gebruik dan de vier O-sytematiek om daar gestructureerd mee om te gaan: wat is de Oorzaak van de afwijking, hoe groot is de Omvang, hoe kan dit Opgelost worden en hoe Operationaliseren we dat? Lees hierover meer in de blog van collega Linda Bol.

Tip 7: Doe een zelfcheck

Bij een audit wordt een steekproef genomen uit personeelsdossiers die vervolgens gecontroleerd worden onder meer op het naleven van de cao. Waarom niet eens zelf een steekproef trekken? Zo zie je waar de sterktes en zwaktes liggen en kan gericht aan het kennisniveau van de interne medewerkers of de procedures worden gewerkt.

Tip 8: Begin op tijd met de voorbereiding

Een goede voorbereiding op een inspectie voor het SNA keurmerk begint ver voordat de inspecteur binnenloopt. De ervaring leert dat een groot deel van de ondernemingen dit professioneel oppakt.  De uitdaging is om in de huidige snelle ontwikkeling van digitalisering en de continue stroom aan wijzigingen in wet- en regelgeving de interne organisatie aan te passen en te actualiseren.