Tijdelijk buitenlands personeel ingehuurd? Dan bent u verplicht te controleren of zij gemeld zijn

Huurt u een buitenlands bedrijf of buitenlandse zelfstandige in voor een tijdelijke opdracht? En komen zij uit de EU, EER of Zwitserland? Dan is het volgens de wet verplicht dat zij hun komst melden in het Nederlandse online meldloket. Als opdrachtgever bent u verplicht te controleren of de melding juist en volledig is. In deze blog vertellen we u wat deze meldplicht inhoudt, wat er precies van u wordt verwacht en hoe u dit kunt borgen in uw organisatie.

Melden is belangrijk. Door gedetacheerde werknemers te melden, kan de Nederlandse Arbeidsinspectie beter controleren of zij onder veilige, gezonde en eerlijke omstandigheden werken. Ook als ze tijdelijk in Nederland werken, hebben ze recht op de juiste, Nederlandse arbeidsvoorwaarden. Daarnaast gaat het oneerlijke concurrentie tegen.

De meldplicht is onderdeel van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie. Dit is een Nederlandse wet, gebaseerd op de Europese Detacherings- en handhavingsrichtlijn.

Hoe werkt het melden van buitenlands personeel?

Het melden van de gedetacheerde werknemers bestaat uit drie stappen. Samen met de buitenlandse werkgever of zelfstandige heeft u de taak om (juist) te melden. Let op! De werkgever of zelfstandige is verplicht de melding te doen vóór de start van de werkzaamheden. De melding moet uiterlijk vijf dagen na de start van de werkzaamheden door de opdrachtgever gecontroleerd zijn. Volg samen met de buitenlandse werkgever of de zelfstandige daarom deze 3 stappen.

Verandert er iets? Let dan op!

Komt er bijvoorbeeld een nieuwe werknemer aan de opdracht werken? Is de werklocatie veranderd of werken de gedetacheerde werknemers langer in Nederland dan gepland? Zorg dat de buitenlandse werkgever of zelfstandige de melding aanpast en dat jij de melding opnieuw controleert.

Wat gebeurt er als de melding niet of onjuist gedaan is?

Het controleren van de melding is wettelijk verplicht. Blijkt dat de komst vooraf niet is gemeld? Of dat er onjuist is gemeld? Dan loopt jouw bedrijf én het buitenlandse bedrijf of de zelfstandige het risico op een boete. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hierop.

6 tips om het melden van buitenlands personeel soepel te laten verlopen

Steeds meer ondernemers kennen de meldplicht en houden zich hieraan. Toch zien we dat het melden van tijdelijke buitenlandse werknemers helaas nog niet altijd gebeurt of soepel verloopt. Soms komt dit omdat de meldplicht nog niet bekend is. Als de meldplicht wél bekend is, gaat het vaak mis omdat intern (nog) niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het melden en controleren.

Onderstaande tips helpen u hierbij:

• Tip 1: Neem in de opdrachtovereenkomst met het buitenlandse bedrijf op dat ze verplicht zijn te voldoen aan meldplicht. Vermeld dit bijvoorbeeld in de Algemene Voorwaarden.
• Tip 2: Informeer de mensen die binnen uw organisatie verantwoordelijk zijn voor inhuur over de meldplicht. Het is belangrijk dat zij de buitenlandse werkgever of zelfstandige voordat de opdracht start informeren over de meldplicht. En geef indien mogelijk ook de volgende gegevens door: de gegevens van jouw bedrijf, de SBI-code van de opdracht (vaak hetzelfde als die van jouw bedrijf, maar niet altijd) en het adres van de werkplek.
• Tip 3: Bepaal wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het controleren van de melding. Is dit de persoon die de inhuur regelt? Of ligt dit bij HR/planning/legal/andere afdeling? Zorg dat de taak bij een vaste persoon of afdeling ligt.
• Tip 4: Geef het juiste emailadres van deze persoon of afdeling door aan de buitenlandse werkgever of zelfstandige. Zodra de melding is gedaan, krijgt de aangewezen persoon of afdeling een e-mail met het verzoek de melding te controleren.
• Tip 5: Informeer het buitenlandse bedrijf over de arbeidsvoorwaarden waar de tijdelijke werknemers recht op hebben.
• Tip 6: Check voorafgaand aan de start van de opdracht of de melding is gedaan. Zo niet, herinner het buitenlandse bedrijf hier dan aan.

Aan de slag!

Meer weten? Ga naar postedworkers.nl. Door te melden helpt u mee aan veilige, gezonde en eerlijke omstandigheden voor gedetacheerde werknemers en aan een gelijk speelveld in Europa.

Elke maand schrijven wij actuele nieuwsartikelen. Bent u benieuwd waarover wij nog meer schrijven? Bekijk dan hier onze nieuwsartikelen. Wilt u graag maandelijks onze nieuwsbrief ontvangen? Schrijf u dan hier in.

Wilt u graag weten of wij iets voor u kunnen betekenen? Neem dan telefonisch contact op met één van onze medewerkers. Ons telefoonnummer is 038 720 0821. Of u kunt een e-mail sturen naar contact@cicero.nl.