Hoe kies ik het meest geschikte salarispakket?
Regelmatig krijgen wij de vraag welk salarispakket of personeelsadministratiepakket wij geschikt vinden. Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden, maar wij helpen u graag op weg.
Eisen aan een salarispakket
De eisen die aan een salarispakket gesteld worden nemen met de jaren toe. Deze komen niet alleen uit de organisatie zelf, maar worden ook door externe partijen gesteld. Denk aan:
- De Belastingdienst
- Pensioenfonds (soms meerdere)
- Arbodienst
- Verzuimverzekering
- ERD-verzekering (Eigen Risico Drager)
Ook op het gebied van wet- en regelgeving worden diverse (verwerkingseisen) gesteld:
- Lidmaatschap ABU of NBBU (of AVV van de ABU)
- Cao’s (oa inlenersbeloning en voor payrolling aanvullende eisen)
- AVG
- Wet op de loonbelasting
- Wet Arbeidsmarkt in Balans (ww-premie hoog/laag)
Vanuit de planning en vanuit de personeelsadministratie
- Beschikbaarheid
- Huisvesting
- Vervoer
- Corona gerelateerde planning (huisvesting – vervoer)
- Bruikleenartikelen (auto van de zaak, gereedschap, sleutels, laptop/telefoon etc)
- Kennis op specifieke inzetbaarheid etc.
De financiële administratie heeft behoefte aan koppelingen:
- Loonjournaalposten (liefst automatisch doorboeken)
- Verkoopboek (liefst automatisch doorboeken van facturen)
- Koppeling met (bank)standaarden
- Openstaande voorschotten etc.
En vanuit het management is er behoefte aan rapportages en overzichten:
- Kostprijs berekeningen per medewerker
- Kostprijs- marge- winstoverzichten per klant
- Kostprijs- marge- winstoverzichten per functiegroep
- Kostprijs- marge- winstoverzichten per sector
- Verzuimregistratie
- Bezetting van huisvesting en wagenpark etc.
De vraag welk salarispakket geschikt is, hangt af van veel invalshoeken. De meeste salarispakketten voorzien in meer dan alleen het verlonen van medewerkers in eigen dienst.
Sommige pakketten zijn standaard zeer uitgebreid, andere bieden extra modules aan en weer andere bieden koppelingen aan met andere pakketten en dienstverleners die inspelen op de behoeftes van uw organisatie.
Het kiezen van ‘het meest geschikte salarispakket’ is daarmee niet op een zondagmiddag uitgevoerd.
Aanvullende eisen
Belangrijk is dat u voor uzelf een overzicht maakt van eisen waarin een pakket dient te voorzien. Denk hierbij niet alleen aan de operationele functionaliteit maar ook aan:
- Online beschikbaarheid
- AVG
- Cyber Security en hosting
- Betrouwbaarheid van de aanbieder en de hostingpartner
- Prijs (vast – per verloond uur – per gebruiker – bouwen van koppelingen etc)
- Contractduur
- Garanties
- Beschikbaarheid en kwaliteit van de helpdesk
- Cursussen en implementatie
- Updates en garantie dat wet- en regelgeving altijd up-tot-date verwerkt is
- Rapportages die aansluiten op inspecties (NEN 4400 – PayOK – VCA – Pensioen en CAO)
Belangrijkste invalshoek
Welke invalshoek het belangrijkste is (of welke behoefte eventueel op andere wijze ingevuld kan worden) hangt met name af van:
- Wel of geen uitzend cao van toepassing (hiervoor is specifieke software vereist)
- Samenstelling en omvang van het klantenbestand
- Samenstelling en omvang van het personeelsbestand
- Wel of geen inzet van arbeidsmigranten (oa. Verschillende talen)
- wel of geen complexe cao’s bij opdrachtgevers
- Wel of geen grote groep aan verschillende cao’s waarin gewerkt wordt
- Specifieke eisen t.a.v. planning
- Specifieke eisen rondom maatwerk
Kennis en ervaring
Om een salarispakket goed in te richten en de inrichting goed te onderhouden heeft u (branche)kennis nodig. Het venijn zit hem altijd in de details, zeker als het om salarissoftware gaat.
Niet alleen de salarisadministrateur maar ook alle (in)direct betrokkenen moeten kennis hebben van de functionaliteit van de software. Bij complexe verloningsprocessen is het onontbeerlijk om een goede (schriftelijke) procedure op te stellen op welke wijze het pakket (jaarlijks) ingericht wordt en hoe periodieke verloningsruns doorgevoerd worden.
Het instellen van de rechten (welke functionaris kan wat zien/bewerken/instellen) is essentieel.
De eerste vraag die u zichzelf moet stellen is: waarom is mijn huidige pakket niet naar wens? Wat is missen wij in het huidige salarispakket?
Om te gaan voor het juiste pakket welke bij uw onderneming past, is afhankelijk van uw wensen en die de wetgeving en stakeholders aan u stellen.
Pakket kiezen
Voordat u mogelijk demo’s voor een nieuwe salarispakket gaat bekijken is het belangrijk uw wensen en tekortkomingen in het huidige pakket in kaart te brengen en hierbij ook aan te geven welke wensen/eisen essentieel zijn en welke secundair. Ook doet u er goed aan om te kijken welke behoeftes u in de toekomst denkt te hebben.
Bijvoorbeeld t.a.v. het inzetten van ZZP’ers, inhuur-doorleen van derden of het (volledig) uitbesteden van werk aan derden. Dit zijn strategische keuzes die voortvloeien uit uw bedrijfsvoering en welke grote invloed hebben op de behoeftes die uw organisatie heeft t.a.v. (salaris)software, planning en financiële administratie software.
Geen pakket is goed of slecht. Een pakket moet vooral aansluiten bij uw wensen omtrent verloning, facturatie, urenregistratie en financiële administratie, planning en behoefte aan rapportages.
Helaas kunnen wij voor u dus geen panklaar lijstje maken met een top 5 van geschikte (salaris)pakketten. Wel kunnen we u verwijzen naar onderstaand artikel dat verscheen bij Taxence.nl waarin aanvullende informatie en tips genoemd worden.
Aanvullende informatie: Taxence.nl
1 Reactie
Plaats een bericht
Relevante artikelen
SNA-certificering voor backoffice-partijen
Hoe verloopt een inspectie van een backoffice-partij? En hoe kijken certificerende partijen naar de komende verplichte certificering van de gehele branche? Patrick Tom van
De geruisloze inbreng van de eenmanszaak. Hoe werkt het en wat zijn de gevolgen voor de certificering?
Veel ondernemers starten hun onderneming in de vorm van een eenmanszaak waarbij in latere fase de vraag opkomt of het niet verstandig is om
Duurzame inzetbaarheid en de administratieve verwerking
Bij het uitvoeren van ABU- en NBBU-controles is er ook een controlepunt met betrekking tot duurzame inzetbaarheid. We merken bij de controles dat ondernemers
Mevrouw Chantal Schoonhoven uit onze ervaring is een professioneel Inspecteur ik geef Absolut een Complementen voor haar werk.