Berichten

PayChecked in Transport: Waar moet je nu op letten?

PayChecked in Transport: Waar moet je nu op letten?

Bureau Cicero doet veel inspecties voor PayChecked in Transport. Bij een PayChecked inspectie wordt gecontroleerd of wet- en regelgeving en een deel van de Cao Beroepsgoederenvervoer juist wordt toegepast voor werknemers en ondervervoerders die werken voor transportbedrijven. Bij Bureau Cicero coördineer ik de technisch correcte uitvoering van deze inspecties. Ons doel is om onze klanten vooruit te helpen. Een professioneel opgezette administratie geeft u de rust om u te concentreren op de zaken die echt van belang zijn. Wij willen graag voorkomen dat u tegen boetes en nabetalingen aanloopt als gevolg van controles van Inspectie SZW, VNB, belastingdienst, enz. Of dat u uw contract verliest met uw opdrachtgever omdat u niet aan de eisen voldoet. We komen regelmatig dezelfde problemen tegen.

Hieronder behandel ik er een paar.

Lees meer

ZZP’ers als uitzendkracht! Een greep uit onze inspectiepraktijk

U zult bij het lezen van deze kop wel denken, een ZZP’er als uitzendkracht, dat kan toch helemaal niet. En dat klopt! Want in tijden van schaarste gebeuren er rare dingen!  

De IC verpleegkundige in coronatijd

Het staat ons allen nog vers in het geheugenvolle IC afdelingen waar mensen de benen uit hun lijf lopen om zorg te kunnen verlenen aan ernstig zieke corona patiënten. Vooruitzichten van een overbelast zorgsysteem waarbij door piekbelasting op de intensive care  triage steeds dichterbij lijkt te komen. Want er is simpelweg onvoldoende gekwalificeerd personeel om dit aan te kunnen. 

Lees meer

Waarom de G-rekening juist nu zo belangrijk is

Maarten de Jong - Waarom de G-rekening storting juist nu zo belangrijk is

Iedereen kent de G-rekening, maar niet iedereen maakt er gebruik van. Juist nu is het storten van een deel van de betaling aan uw leverancier van groot belang, ook als die NEN 4400 gecertificeerd is. Dit is een kosteloze vrijwaring. 

Toen het depotstelsel verviel kon niet langer direct afgestort worden aan de belastingdienst en bleef de G-rekening als enige over als bescherming tegen keten- en inleners aansprakelijkheidsrisico’s bij de leverancierIn tijden van verhoogd risico, zoals nu in de coronacrisis, waarbij vele tienduizenden bedrijven, dus ook leveranciers van u, bijzonder uitstel van betaling hebben aangevraagd en verkregen en mogelijk ook verlenging hiervoor hebben, is het des te belangrijker om gebruik te maken van de mogelijkheid om jezelf, als opdrachtgever, tegen een claim van de Belastingdienst te beschermen. 

Lees meer

Opdrachtgevers wees alert op de WAS en WAB!

Verbetering van de positie van de werknemer is een van de voornaamste doelen van de WWZ, de WAS en de WAB. De combinatie van deze drie, met grote impact en in recordtijd ingevoerde wetten, kunnen zorgen voor een onzichtbare giftige cocktail. Opdrachtgevers wees alert! Zeker in combinatie met de Corona-crisis. Onzichtbaar vanuit het zicht van de inhurende opdrachtgever in ieder geval en met grote risico’s gepaard. Lees in deze blog waarom en wat je als inlener hieraan kunt doen.

Giftige cocktail zorgt voor inleenrisico’s

Lastig, wetgeven in Polderland. In de afgelopen 5 jaar zijn drie wetten die veel impact hebben op de bedrijfsvoering van werkgevers ingevoerd.
Wet Werk en Zekerheid (WWZ 2015), Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS juli 2015) en de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB 2020). In Polderland worden dit soort initiatieven gebruikt om gelijk een groot aantal detailregelingen te wijzigen, aan te scherpen of te corrigeren in een poging om alles tot op de millimeter nauwkeurig te regelen. Dat is een probleem. Want wat is de echte essentie de van problemen op de arbeidsmarkt? Lees meer

IKB PSB voor de pluimvee sector | vraag & antwoord

Pluimveeservice bedrijven behoren tot een speciale sector; een relatief kleine groep ondernemingen, in een heel specifieke branche met een eigen problematiek. Neem bijvoorbeeld de vangbedrijven; vuil en zwaar werk, onregelmatig, geen cao, veel buitenlandse arbeidskrachten. Daarnaast de grote groep ZZP-ers, die naast het werk, ook aan allerlei administratieve verplichtingen moeten voldoen die we komen controleren in verband met de IKB PSB certificering voor de pluimvee sector.

In dit vraag & antwoord artikel zijn een aantal vragen gesteld aan Carolien van Nispenrode, technisch specialist IKB PSB, om u op weg te helpen met specifieke punten binnen deze norm die we vaak tegenkomen. Lees meer

Gouden Tips voor een succesvolle inspectie in Covid-19 tijd

Regeren is vooruitzien, een oud gezegde met actuele betekenis

Bureau Cicero heeft afgelopen weken ruim 250 NEN 44001, PayOK, PayChecked, SNF-inhuur, ABU en NBBU inspecties op afstand uitgevoerd sinds Covid-19 is uitgebroken. Bijna van de ene op de andere dag zijn onze inspecteurs vanuit huis aan de slag om de dienstverlening aan onze relaties te kunnen blijven garanderen.Daarom hebben wij gouden tips voor een succesvolle inspectie in Covid-19 tijd. Lees meer

Covid-19 Special | Overzicht

vindt hier een makkelijk overzicht voor ondernemers in flex met betrekking tot de actualiteiten rondom het covid-19 / corona virus

Covid-19 en inspecteren

De Corona crisis kan zo maar 4 maanden duren, verwachting dat het daarna langzaam weg ebt

We gaan ervan uit dat de Corona problemen 4 maanden gaan duren. Vergelijk het met China. Half december werden daar de eerste gevallen geconstateerd. Nu, eind maart, zijn we 3,5 maand verder en in China zijn ze weer aan het opstarten.

De effectiviteit van de maatregelen van de overheid om de verspreiding van het virus te vertragen speelt hier ook een rol. Hoe effectiever, des te langer het duurt voordat we opnieuw in een “normale situatie” terecht komen. Medio oktober laten we het hopelijk achter ons.

Lees meer

Waarom heeft Ter Riele Transporten gekozen voor PayChecked

B. ter Riele Transporten, met vestigingen in Wilp en Bemmel heeft het PayChecked keurmerk behaald.

Hieronder vertelt Thijs van Doorn, de projectmanager, zijn verhaal

1. Waarom we de keuze voor PayChecked hebt gemaakt
Het keurmerk Paychecked kwam ter sprake bij TLN. Het keurmerk is een gelijkwaardig alternatief voor de accountantsverklaring zoals vereist voor het TLN keurmerk transport & logistiek.
Het is een mooi initiatief van TLN en EVO om haar leden een goed werkbare manier te bieden om actief aan de slag te gaan met de WAS ( Wet Aanpak Schijnconstructies) en zich daarmee op een positieve manier te onderscheiden in de markt. Door aan de slag te gaan met keurmerk Paychecked dwingen wij onszelf om kritisch naar onze administratie en andere processen te kijken.
Verantwoord en kwalitatief goed transport, vanuit een eerlijke concurrentiepositie, daar hoort correcte verloning van de medewerkers gewoon bij en kan gewoon zonder concurrentievervalsing over de rug van de werknemer of zelfs uitbuiting door schimmige constructies van dienstverbanden.
Onze hoop en verwachting is dat het keurmerk aankomende tijd bekender wordt en aanslaat bij opdrachtgevers. Dat er vaker een bewuste keuze wordt gemaakt voor transporteurs die op een verantwoordelijke en duurzame manier hun bedrijf leiden.

2. Hoe we de voorbereiding hebben opgepakt
Ik ben begonnen met inlezen via de website van Stichting Paychecked. Daar staat veel informatie over de WAS en de keurmerkeisen. Daarna ook contact gehad met de secretaris van de stichting. Uiteindelijk de aanmelding voor het register gedaan. Vervolgens een overeenkomst gesloten met Bureau Cicero voor de audit.
Bureau Cicero heeft ons een uitgebreide checklist gestuurd, waarin alle aan te leveren informatie beschreven staat. Vanaf daar was het beginnen met verzamelen van de informatie.

Toen ben ik in vervoersovereenkomsten en raamovereenkomsten gedoken. TLN heeft een aantal conceptovereenkomsten ontwikkeld. Die zijn via de ledensite beschikbaar. Deze overeenkomsten heb ik gebruikt als startpunt en aangepast waar nodig. Vervolgens de overeenkomsten uitgezet bij onze onderaannemers en partners in een samenwerkingsverband waar we deel van uitmaken. Niet iedere firma was even enthousiast, een enkeling wat huiverig om eventueel openheid van zaken te moeten geven.
Ook een belangrijk ding was het aanpassen en soms implementeren van processen. Het paraat hebben van een procedure voor loonklachten van eigen medewerkers of die van onderaannemers, inclusief beschrijving van het vervolgtraject en melding aan de toezichthoudende inspectie, is een eis. TLN bied ook op dit vlak behoorlijk wat ondersteuning met tips en materiaal. Wat betreft (eisen van) de aanstormende audit kon ik me beroepen op de kennis van Bureau Cicero.

3. Wat we ervan geleerd hebben
Het belang van kritisch kijken naar je eigen bedrijf en dat van klanten en opdrachtgevers. Net even wat extra tijd besteden aan het papierwerk, heeft een onderaannemer een geldige inschrijving bij het KvK, komt dat overeen met de vervoersvergunningen enzovoort. En hoe ga je om met vervoersovereenkomsten; vaak bestaan de relaties met klanten al jaren, en is er veel in goed vertrouwen gewerkt. Toch bleek het, mede in het kader van ketenaansprakelijkheid, de moeite waard om bewust bezig te zijn met je eigen plek in de keten en die van andere partijen. Nu weten we dat het goed zit en dat hebben we aangetoond.
Ook op het gebied van de werknemer hebben we nog wat bijgeleerd. Er werd van iedere medewerker al stelselmatig voldoende informatie verzameld bij indiensttreding. Wat we hebben geleerd is dat je als ondernemer ook verplicht bent om identiteitsbewijzen te controleren op echtheid. En inmiddels weten we ook hoe. En we weten nu ook dat uitzendbureaus gecontroleerd en genormeerd worden; onze dienstverleners bleken allemaal in orde.

4. Wat we eraan denkt te hebben
Algemeen: het behalen van het keurmerk onderschrijft onze reputatie van een degelijk, transparant en duurzaam familiebedrijf.
Sector: Wij hopen dat de sector transparanter wordt in haar bedrijfsvoering, zodat de ‘rotte appels’ komen boven drijven en bonafide bedrijven weer een sterkere positie op de markt krijgen.
Medewerkers: Goede reputatie voor correcte betaling zichtbaar maken voor sollicitanten. Laten zien dat binnen dit bedrijf conform CAO wordt gehandeld.
Klanten: De boodschap naar buiten is dat wij proactief bezig zijn met verantwoord en duurzaam transport, dat huidige klanten gewaarborgd zijn van loonclaims en dat meer prospectieve klanten zullen beslissen met ons in zee te gaan. We hebben van meerdere nieuwe klanten positieve reacties gehad over het behalen van het keurmerk Paychecked in Tansport. Vaak had men al wel wat gehoord over de WAS, maar had er nog niet direct ervaring mee.

5. Wat beter kan in de aanpak van Bureau Cicero en in onze aanpak
Ondanks het feit dat het veel werk heeft gekost, denk ik dat het niet veel beter had gekund. Het was de eerste keer en er moest nu eenmaal veel informatie op een rijtje worden gezet. De volgende keer zal het een stuk sneller gaan, mede omdat we nu weten waar we kunnen aankloppen voor welke informatie.

Tip: Terminologie helder krijgen.
De term ZZP-er is een algemeen begrip in NL maar bestaat binnen het transport vrijwel niet omdat een zelfstandige ook een eigen transportvergunning moet hebben. Zo iemand heeft vrijwel altijd ook een eigen vrachtauto en wordt normaliter Eigen Rijder genoemd. De term ZZP-er was voor ons verwarrend, omdat een ZZP-er zoals bekend uit de meeste sectoren geen (noemenswaardig) eigen materieel heeft.
Overeenkomsten: Ik heb dezelfde overeenkomsten van verschillende bronnen onder ogen gekregen, die door de ene partij een raamovereenkomst wordt genoemd, door de andere een modelovereenkomst. Daarnaast bestaan er dan weer verschillende versies voor bedrijven met, en zonder medewerkers op de loonlijst. Of inhoudelijk verschillende overeenkomsten onder dezelfde noemer. Nadere specificatie en definitie van overeenkomsten zou handig zijn. M.a.w., TLN gebruikt niet altijd dezelfde termen als Cicero, of bijvoorbeeld de overheid. Dat maakte het lastig om uit te vinden wat we nou met wie en waarom moesten afsluiten. Het feit dat het een nieuw ding is voor zowel de initiator, de auditor en de auditee, ligt hier ongetwijfeld aan ten grondslag. In contact met de opstellers van de overeenkomsten leek het alsof ook zij het overzicht niet geheel scherp hadden.

Top:
Wij waren zeer gebaat bij de checklists en excel-bestanden van Bureau Cicero, deze boden ons handvatten om ons zo goed mogelijk voor te bereiden. Het verzamelen van materiaal, zoals financiële gegevens, recente inschrijvingen van handelsregister en scans van geldige vervoersvergunningen, was een proces dat de nodige tijd en moeite heeft gekost. Doordat van tevoren goed duidelijk was wat er moest worden getoond konden we de audit zeer gestructureerd en vlot doorlopen.

 

 

Bureau Cicero en NEN 4400-1 in 1 minuut

Hebt u er wel eens aan gedacht om het SNA keurmerk te behalen? Het SNA-keurmerk is belangrijk voor opdrachtgevers van de uitzendsector en aannemers van werk en dus ook voor u. De NEN 4400-1 norm is ontwikkeld om uw risico’s in het kader van verplichtingen uit arbeid, waaronder inleners- en ketenaansprakelijkheid en bestuurlijke boetes te beheersen.

Bureau Cicero is een inspectie instelling die expert is in het uitvoeren van deze inspecties. Onze visie is uiteindelijk om u verder te helpen middels dit keurmerk. Nieuwsgierig hoe dat in zijn werk gaat? Kijk dan onze nieuwe animatiefilm. U ziet dan in 1 minuut wat Bureau Cicero voor u kan betekenen!