ET Special | Beperkingen in verband met regels rondom inhoudingen en verrekeningen

In beginsel geldt het uitgangspunt dat de werkgever niet zomaar allerlei bedragen in mindering mag brengen op het (wettelijk minimum)loon van de werknemer. Doet de werkgever dat wel, dan dient de werkgever rekening te houden met arbeidsrechtelijke vereisten in het kader van inhoudingen en verrekeningen op het loon van de werknemer tijdens de arbeidsovereenkomst. Dit geldt voor zowel de reguliere arbeidsovereenkomst, de uitzendovereenkomst als de payrollovereenkomst.

Hierna zal eerst worden ingegaan op wat inhoudingen en verrekeningen zijn en worden behandeld en tot slot wordt afgesloten met wat de gevolgen zijn voor de werkgever als niet wordt voldaan aan de voorwaarden.

Inhoudingen

In beginsel geldt tijdens de arbeidsovereenkomst een verbod van inhoudingen op het loon, tenzij de werknemer de werkgever schriftelijk machtigt om betalingen in zijn naam te verrichten en op ieder moment deze machtiging mag intrekken.

Ter illustratie een voorbeeld van een inhouding:

Stel de werkgever biedt zijn werknemers de mogelijkheid aan om via een verzekeringsmaatschappij een zorgverzekering af te sluiten waarmee ook een collectiviteitskorting wordt verkregen. Dat scheelt toch al gauw een paar tientjes op jaarbasis. Werknemer neemt deze zorgverzekering bij de door de werkgever voorgedragen verzekeringsmaatschappij aldaar af. De werknemer vraagt aan zijn werkgever of de premie van die zorgverzekering maandelijks kan worden ingehouden op het loon van de werknemer en direct kan worden overgemaakt op het rekeningnummer van de verzekeringsmaatschappij. Dit scheelt de werknemer zelf ‘werk’ en bovendien hebben de werkgever en werknemer allebei de zekerheid dat de werknemer niet onverzekerd rondloopt en dat er geen betalingsachterstanden ontstaan.

Alhoewel partijen goede bedoelingen hebben in het voorgaande voorbeeld, moeten ze wel aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen. Zoals gezegd geldt in beginsel een verbod van inhoudingen op het loon van de werknemer, tenzij de werknemer de werkgever schriftelijk machtigt en deze machtiging op ieder moment kan intrekken. Zodra het gaat om inhoudingen op het wettelijk minimumloon gelden extra eisen. Inhoudingen op het wettelijk minimumloon zijn eveneens in beginsel niet toegestaan, tenzij de wetgever expliciet heeft bepaald dat dit wel mag. Bijvoorbeeld als het gaat om de inhouding van de zorgverzekering of de huurpenningen. Daarvoor heeft de wetgever uitzonderingen gemaakt. Wil de werkgever gebruik maken van die twee uitzonderingen, dan moet de werkgever de volgende voorwaarden in acht nemen.

Voorwaarden inhouding huisvesting

1. Inhouding op het wettelijk minimumloon is gemaximeerd op 25% van het geldende wettelijk bruto minimumloon.
2. Op grond van Besluit Minimumloon moet de huisvesting aan de volgende voorwaarden voldoen:
   1. De huisvesting voldoet aan kwaliteitseisen gebaseerd op door een cao gestelde normen. Het SNF-certificaat van Stichting Normering Huisvesting wordt genoemd als een voorbeeld van een keurmerk dat onafhankelijk vaststelt of huisvesting aan de cao-huisvestingsnormen voldoet, of
   2. De huisvesting wordt aangeboden via een woningcorporatie.
   3. De inhouding moet op de loonstrook van de werknemer wordt gespecificeerd. Ook moet het bedrag overeenkomen met de afspraken, die in de huurovereenkomst zijn gemaakt en de machtiging tot inhouding.
   4. De werknemer moet de werkgever een schriftelijke volmacht verstrekken.
   5. Er dient een huurovereenkomst aanwezig te zijn tussen de verhuurder en de werknemer.

Voorwaarden inhouding zorgverzekering

1. De inhouding voor de zorgverzekering moet op de loonstrook zijn vermeldt. Het bedrag van de zorgverzekering moet overeenkomen met de polis en de machtiging tot inhouding.
2. De inhouding mag niet hoger zijn dan de maandelijkse gemiddelde nominale premie. Deze premie wordt jaarlijks door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport vastgesteld.
3. Het mag alleen gaan om een ziektekostenverzekering en een aanvullende polis voor de verzekering van het eigen risico.
4. De werknemer moet de werkgever een schriftelijke volmacht verstrekken.

De reden van het verbod van inhoudingen op het wettelijk minimumloon is om misbruik tegen te gaan. Wat in het verleden en soms nu ook nog wel eens voorkomt, is dat er teveel wordt ingehouden op het loon van de werknemer, waardoor de werknemer nog veel minder dan het wettelijk minimumloon overhoudt aan het einde van de loonperiode. Door de voornoemde regels is er een grens gesteld aan wat maximaal mag worden ingehouden op het wettelijk minimumloon. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de werknemer voldoende geld overhoudt om rond te komen.

Verrekeningen

Naast inhoudingen op het (wettelijk minimum)loon zijn er ook verrekeningen met het loon. De wet maakt dus een verschil tussen een verrekening en inhouding. Hierboven is reeds uiteengezet wat een inhouding is. Bij verrekeningen gaat het in principe om een schuld die de werknemer heeft aan de werkgever als schuldeiser van de in artikel 7:632 BW genoemde limitatieve lijst. Dit artikel regelt limitatief de gevallen waarin de werkgever zijn vordering op de werknemer mag verrekenen met het loon dat hij verschuldigd is aan de werknemer. Alles buiten deze lijst mag dus niet worden verrekend zolang er een dienstverband is. Artikel 7:632 BW geldt alleen voor de verrekening gedurende de arbeidsovereenkomst.

Het verschil tussen verrekeningen en inhoudingen wordt niet altijd goed begrepen, hetgeen tot gevolg heeft dat het daardoor ook in de uitvoering mis kan gaan. Een ezelsbruggetje is dat bij verrekeningen de werkgever de schuldeiser is en de werknemer de schuldenaar. Bij inhoudingen kunnen naast de werkgever ook derden schuldeiser zijn. Daarnaast is de lijst van verrekeningen in de wet gelimiteerd, terwijl dat voor inhoudingen niet het geval is.

Ter illustratie een voorbeeld van een verrekening:

Stel de werkgever biedt zijn werknemers tegen een scherpe prijs de mogelijkheid aan om via hem een woning te huren. Werknemer maakt hiervan gebruik. Dit scheelt de werknemer huurpenningen, want via de werkgever kan de werknemer goedkoper een woning huren dan via de private markt en de werknemer hoeft niet zelf op zoek te gaan naar een woning. Bovendien weten de werkgever en werknemer allebei zeker dat de werknemer een woning heeft van een bepaalde kwaliteit.

Alhoewel partijen goede bedoelingen hebben, moeten ze wel aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen. Zeker wanneer het verrekeningen betreft met het wettelijk minimumloon.

Zodra het gaat om verrekeningen met het wettelijk minimumloon gelden er nog strengere regels dan wanneer het gaat om verrekeningen met het loon boven het wettelijk minimumloon. Ook verrekeningen met het wettelijk minimumloon zijn beginsel niet toegestaan, tenzij de wetgever expliciet heeft bepaald dat dit wel mag. Er is een uitzonderneming gemaakt voor bijvoorbeeld huisvesting. Wil de werkgever gebruik maken van deze uitzondering, dan moet de werkgever de volgende voorwaarden in acht nemen.

Voorwaarden verrekening huisvesting

1. Verrekening met het wettelijk minimumloon is gemaximeerd op 25% van het netto equivalent van het geldende wettelijk bruto minimumloon.
2. De inhouding moet op de loonstrook van de werknemer wordt gespecificeerd. Ook moet het bedrag overeenkomen met de afspraken die in de huurovereenkomst zijn gemaakt.
3. De huisvesting dient te voldoen aan kwaliteitseisen. Het SNF-certificaat van Stichting Normering Huisvesting wordt genoemd als een voorbeeld van een keurmerk dat onafhankelijk vaststelt of huisvesting aan de (cao-)huisvestingsnormen voldoet.
4. De werknemer moet de werkgever een schriftelijke volmacht verstrekken.
5. Er dient een huurovereenkomst aanwezig te zijn tussen de verhuurder-werkgever en de werknemer.

De gevolgen van het niet naleven van verrekening- en inhoudingsregels

Wanneer het gaat om het wettelijk minimumloon is het in achtnemen van de regels rondom inhoudingen en verrekeningen in combinatie met de toepassing van de e.t.-regeling  heel belangrijk. Dit kan anders vervelende gevolgen hebben voor de werkgever en diens opdrachtgever, maar ook de werknemer, te denken aan:

• De werkgever kan bestuursrechtelijke sancties zoals een boete opgelegd krijgen van de Inspectie SZW,
• De werkgever kan veroordeeld worden tot nabetalingen, te vermeerderen met wettelijke verhoging en wettelijke rente,
• Er kunnen (gerechtelijke) procedures worden gestart door bijvoorbeeld de Inspectie SZW, de SNCU, de werknemer of een vakbond,
• Het kan gevolgen hebben voor de NEN-certificering of het PayOk-certificaat van de werkgever,
• De inlener en iedere schakel in de keten kunnen aansprakelijkheid worden gesteld voor het niet ontvangen (wettelijk minimum)loon, omdat de werknemer niet het loon heeft ontvangen waarop de werknemer recht had,
• Zowel de werkgever als de inlener kunnen imagoschade oplopen,
• De Inspectie SZW houdt een lijst bij van bedrijven die zijn gecontroleerd op naleving van arbeidswetten, de zogenoemde ‘Naming and Shaming lijst’. Deze lijst is publiekelijk beschikbaar. Dit behelst publicatie door de Inspectie SZW met naam en toenaam van de gecontroleerde onderneming en overige gegevens.

Dit artikel is samengesteld door gastschrijver Hendarin Mouselli – VRF advocaten, specialist in flexibele arbeid.

Meer artikelen over inhoudingen en verrekeningen ? Bekijk dan onze nieuwspagina.