Onbelaste reiskostenvergoeding zonder onderbouwing: naheffing loonheffingen

Uit een recente uitspraak van de Rechtbank Den Haag blijkt weer hoe belangrijk een onderbouwing van een onbelaste reiskostenvergoeding is. De Rechtbank Den Haag oordeelt dat de aan werkgever opgelegde naheffingsaanslagen terecht zijn. Omdat de werkgever deze bedragen onbelast aan de werknemer heeft uitbetaald onder de noemer reiskostenvergoedingen, terwijl daarvan geen enkele onderbouwing in de administratie is opgenomen. De naheffingsaanslag loonheffingen werd wel verminderd omdat het te corrigeren bedrag door de Belastingdienst te hoog werd ingeschat.
Wat was de aanleiding van deze zaak?
Een schoonmaakbedrijf stelt zijn werknemers ter beschikking aan derden. De werknemers voerden schoonmaakwerkzaamheden uit bij diverse horecavestigingen en vakantieparken.
Op grond van de collectieve arbeidsovereenkomst voor het schoonmaak- en glazenwassersbedrijf (cao), die op de werkgever van toepassing was, geldt voor werken in de avond, nacht, weekend of op feestdagen een toeslag van 30 procent, 50 procent of 150 procent van het loon.
De werkgever heeft, onder de noemer reiskostenvergoeding, in het jaar 2017 in totaal € 66.566 en in 2018 € 85.474 onbelast aan de werknemers uitbetaald. In de administratie van de werkgever bevinden zich geen declaraties van werknemers en geen overzichten waaruit blijkt waaruit per individuele werknemer en per loonperiode het bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding is vastgesteld.
Begin 2019 heeft de inspecteur van de Belastingdienst derden onderzoeken uitgevoerd bij diverse (voormalige) opdrachtgevers van de werkgever. Op 26 juni 2019 is het boekenonderzoek gestart. Dit heeft geresulteerd in een controlerapport met datum 22 januari 2020.
In het controlerapport is onder meer geconcludeerd dat de werkgever te weinig cao-toeslag bijzondere uren uitbetaalde. De inspecteur heeft aan de werkgever, conform de correcties zoals vermeld in het controlerapport, naheffingsaanslagen met verzuimboetes opgelegd.
Uitspraak van de rechter
Volgens de rechtbank kan in het midden blijven of de cao-toeslagen al dan niet in het loon van de werknemers zijn begrepen.
Als die toeslagen niet in het loon zouden zijn begrepen, heeft de inspecteur volgens de rechtbank niet aannemelijk gemaakt dat sprake is van vorderbaar en inbaar loon. Daarbij weegt mee dat de werknemers – volgens de door hen afgelegde verklaringen – hebben ingestemd met het loon dat zij hebben ontvangen.
De inspecteur heeft echter ook gesteld dat de reiskostenvergoedingen verkapt loon vormen en de naheffingsaanslagen daarom terecht zijn opgelegd. Vast staat dat de werkgever € 66.566 (2017) en € 85.474 (2018) onbelast aan de werknemers heeft uitbetaald onder de noemer reiskostenvergoedingen. Aangezien de werkgever voor deze onbelaste reiskostenvergoeding geen enkele onderbouwing in de administratie heeft vastgelegd. Is niet voldaan aan de vereisten voor een correct onderbouwde onbelaste kostenvergoeding. De naheffingen over de onbelast uitbetaalde reiskostenvergoedingen zijn daarom terecht opgelegd.
De door de inspecteur toegepaste correctie over het jaar 2017 is hoger dan het bedrag aan uitbetaalde reiskostenvergoeding. De inspecteur heeft een looncorrectie toegepast van € 67.598 terwijl de reiskostenvergoeding € 66.566 bedroeg. De naheffingsaanslag 2017 moet daarom worden verminderd naar een gecorrigeerd loon van € 66.566. De naheffingsaanslag 2018 blijft in stand aangezien de reiskostenvergoeding hoger is dan het gecorrigeerde loon, aldus de rechter.
Onbelaste reiskostenvergoeding in de praktijk
Betaalt u uw medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding? Leg dan hiervan in het dossier vast waarop deze onbelaste reiskosten vergoeding is gebaseerd. Denk hierbij aan een uitdraai van de kortste route van de routeplanner of ANBW. De werknemer mag maximaal € 0,19 per kilometer onbelast ontvangen. De onderbouwing van de reiskosten dienen per loonperiode aanwezig te zijn. Een vast onbelaste reiskostenvergoeding kan eenmalig voorafgaand worden vastgelegd en toegepast zolang de omstandigheden en daarmee de hoogte van de reiskosten niet wijzigen.
Corona en vaste reiskosten:
Voor nadere uitleg over de vaste reiskostenvergoeding die tijdens de Covid-19 pandemie aan medewerkers onbelast konden worden uitgekeerd tot en met 31-12-2021 verwijzen wij naar deze pagina bij de Belastingdienst.
De regeling die gold tot en met 2021 in verband met het kunnen blijven doorbetalen van vaste reiskosten bij volledig thuiswerken aan medewerkers is per 01-01-2022 komen te vervallen. U mag alleen nog een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding betalen over de dagen dat er daadwerkelijk gereisd wordt door uw medewerkers.
Bron: Uitspraken.rechtspraak.nl
Relevante artikelen
Belastingplan 2022; verhoging vrije ruimte en gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding
Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (Wkr) voor 2020 en 2021 extra verhoogd naar 3% over de totale loonsom, voor
Update: Verlenging uitstel van betaling tot 01 april 2021
Ook na de laatste update van de Corona uitstelregelingen van de Belastingdienst blijft de ingangsdatum voor de terugbetaling van de belastingschuld in het kader
Vanaf 2021 in maximaal 3 jaar terugbetalen Corona belastingschuld
Lees hier de update van dit bericht Diverse regelingen voor de Coronasteun lopen door tot 1 juli 2021. Echter met het bijzonder uitstel van
Plaats een bericht