Een eerste inspectie, wat mag u verwachten?
Allereerst een groot compliment, u heeft zich aangemeld bij de Stichting Normering Arbeid en bij Bureau Cicero voor uw eerste SNA inspectie van uw organisatie. Hiermee heeft u een serieuze stap gezet in uw professionalisering. Maar wat kunt u nu allemaal verwachten bij een eerste inspectie? Bij een eerste inspectie worden er veel gegevens opgevraagd. Het verzamelen van deze gegevens kan nogal overweldigend zijn.
In deze blog probeer ik u mee te nemen in wat u kunt verwachten, wat belangrijk is en hoe u zich het beste kunt voorbereiden.
Wat wordt er gecontroleerd bij een inspectie?
Op de eerste plaats wordt bij de inspectie gecontroleerd of u voldoet aan verplichtingen uit arbeid. Zo moet er voldaan worden aan de fiscale verplichtingen. Specifiek voor de loonheffingen, premies werknemersverzekeringen en de omzetbelasting. Deze zijn namelijk onderdeel van de inleners- en ketenaansprakelijkheid. Lees daarvoor ook de blog van onze collega Bart Agerbeek, Wanneer heb ik het certificaat NEN 4400-1 nodig?
Daarnaast wordt ook kritisch gekeken naar de fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s bij het zaken doen met ZZP’ers en andere ketenpartijen van wie u arbeidskrachten inleend of werk aan uitbesteed.
Een belangrijk onderdeel is of u voldoet aan de arbeidsrechtelijke verplichtingen jegens uw werknemers. Hierbij moet u denken aan de naleving van cao-verplichtingen voor uw medewerkers. Wanneer u arbeidskrachten ter beschikking stelt hebben de arbeidskrachten recht op de inlenersbeloning, dit is voor een groot deel dezelfde beloning die van toepassing is bij de inlenende opdrachtgevers, uw klant. Lees daarover meer in de blog van onze collega Linda Bol.
De voorbereiding
Na de succesvolle aanmelding bij de Stichting Normering Arbeid en Bureau Cicero, zal een van onze inspecteurs contact met u opnemen voor het plannen van de eerste inspectie bij de aangemelde onderneming. Tijdens dit gesprek zullen we de eerste zaken doorspreken en u uitleggen hoe het proces eruit ziet. Uw inspecteur zal daarbij een beveiligde omgeving aanmaken in Microsoft Teams zodat u alle gevraagde bescheiden veilig kan delen.
Over de voorbereiding heb ik een hele belangrijke tip. Begin op tijd!
Alleen al het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, neemt een paar weken in beslag. Daarnaast kan het verzamelen van de gevraagde gegevens tijdsintensief zijn.
Durf in dit proces ook vragen te stellen aan uw inspecteur die kan u verder helpen. Het is daarbij wel van belang dat u deze bundelt op het moment dat u een contactmoment heeft ingepland.
Het is ook belangrijk dat alle partijen die betrokken zijn bij de voorbereiding, zoals uw administratie of advieskantoor, op de dag van de inspectie bereikbaar zijn voor eventuele vragen.
Op onze website vindt u onze checklists, u kiest in dit geval voor de checklist: ‘checklist NEN-4400-1 eerste inspectie’.
Alle bescheiden zoals in deze checklist vermeld, dienen digitaal beschikbaar te zijn op de dag van de inspectie. Het sorteren van deze gegevens per onderwerp waarbij u elk bestand nummert overeenkomstig met de checklist is belangrijk. Zo bent u goed voorbereidt en kan de inspecteur op de dag van de inspectie efficiënt aan de slag. Ongeveer een week voorafgaand aan de inspectie neemt de inspecteur contact met u op om gegevens op te vragen voor het bepalen van de steekproeven van werknemers. Hierdoor heeft u nog een aantal dagen voorafgaand aan de inspectie om deze dossiers voor te bereiden. Op deze manier zijn alle documenten op de dag van de inspectie helemaal klaar. Zorg ook dat het toegestuurde Excel bestand volledig wordt ingevuld en retour wordt gezonden.
De dag van de inspectie
Op de dag van de inspectie komt de inspecteur bij uw organisatie op locatie. De dag begint met een kennismakingsgesprek. We willen u en uw onderneming graag goed leren kennen, dus stellen we vragen over de activiteiten van de onderneming. Hierbij zijn geen goede of foute antwoorden, het gaat immers over uw onderneming.
Zo krijgen we een goed beeld van uw organisatie en kunnen we na dit gesprek gericht aan de slag.
De inspecteur zal dan beginnen met het doornemen van de door u voorbereide documenten en zal tussendoor, indien daar reden voor is, daarover vragen stellen.
Wanneer de inspecteur alles heeft doorgenomen kan deze beoordelen of er wordt voldaan aan het keurmerk SNA, zoals gesteld door de Stichting Normering Arbeid. De uitkomsten van de inspectie zal de inspecteur altijd met u bespreken en toelichten. Mocht u onverhoopt niet voldoen aan het keurmerk, dan heeft u altijd de gelegenheid dit te herstellen. Dit herstel dient dan plaats te vinden middels een 4-O systematiek (lees hier verder).
De hersteltermijn is afhankelijk van de geconstateerde non-conformiteit, we kennen in de norm major en minor non conformiteiten. Lees daarover meer op onze veelstelgestelde vragen
Wat is major non-conformiteit? – Bureau Cicero
Wat is minor non-conformiteit? – Bureau Cicero
Relevante artikelen
SNA-certificering voor backoffice-partijen
Hoe verloopt een inspectie van een backoffice-partij? En hoe kijken certificerende partijen naar de komende verplichte certificering van de gehele branche? Patrick Tom van
De geruisloze inbreng van de eenmanszaak. Hoe werkt het en wat zijn de gevolgen voor de certificering?
Veel ondernemers starten hun onderneming in de vorm van een eenmanszaak waarbij in latere fase de vraag opkomt of het niet verstandig is om
Duurzame inzetbaarheid en de administratieve verwerking
Bij het uitvoeren van ABU- en NBBU-controles is er ook een controlepunt met betrekking tot duurzame inzetbaarheid. We merken bij de controles dat ondernemers
Plaats een bericht